Je CRM koppelen met je telefonie: zo werk je sneller én persoonlijker

Dit is het derde blog van onze blogreeks over de integratiemogelijkheden van Voys. In deze reeks laten we zien hoe je zakelijke telefonie slimmer laat samenwerken met de systemen die je dagelijks gebruikt.

Een klant belt. Je neemt op. En nog voordat je vraagt “Waar kan ik je mee helpen?”, zie je al wie je aan de lijn hebt.

Geen zoektocht in je CRM, losse notities op een blaadje of een klant die zijn verhaal opnieuw moet doen. Met een CRM-integratie in combinatie met de telefonie van Voys werk je sneller, slimmer en persoonlijker.

In eerdere blogs vertelden we hoe je telefonie kunt koppelen met andere systemen via gespreksnotificaties en webhooks. Nu kijken we naar een koppeling die voor veel organisaties direct herkenbaar is: de CRM-integratie. In dit blog lees je hoe zo’n koppeling tussen CRM en telefonie werkt en wat het je organisatie oplevert.

Gebruik je al een CRM-systeem zoals HubSpot, Exact, RealWorks of Medicom? Dan weet je hoeveel klantinformatie daarin samenkomt: van contactgegevens en afspraken tot notities en openstaande acties.

Wanneer je telefonie niet gekoppeld is aan je CRM, moet je tijdens of na een gesprek zelf opzoeken wie er belt, handmatig notities maken of achteraf een gespreksverslag toevoegen.

Hoe handig zou het zijn als je jouw zakelijke telefonie kunt koppelen aan de schat aan informatie die je CRM-systeem rijk is? Met een CRM-koppeling verbind je je telefonie met je klantgegevens. Zodra een klant belt, verschijnt automatisch relevante klantinformatie in beeld en wordt het gesprek automatisch geregistreerd. Zo weet je meteen wie je spreekt en voer je het gesprek persoonlijker en efficiënter.

Maak je gebruik van de CRM-koppeling, dan verschijnt er bij een inkomende oproep een pop-up op je scherm. Daarin zie je bijvoorbeeld de bedrijfsnaam, contactpersoon, het telefoonnummer of een notitie uit de klantkaart.

Dat lijkt misschien een kleine verbetering, maar in de praktijk scheelt het veel tijd. Je hoeft niet meer te zoeken naar de juiste klantkaart en begint het gesprek direct met context. Dat voelt niet alleen prettig voor jou, maar ook voor je klant. Die merkt dat je voorbereid bent en hoeft minder vaak informatie te herhalen.

Een goed klantgesprek stopt niet zodra je ophangt. Vaak wil je nog een notitie toevoegen, een terugbelactie aanmaken of vastleggen welke afspraken er zijn gemaakt.

Met een CRM-koppeling met je telefonie houd je alle klantinformatie centraal bij elkaar. Collega’s zien daardoor wat er eerder is besproken en kunnen een gesprek makkelijker overnemen.

Dat is vooral handig wanneer een klant vaker contact opneemt en verschillende collega’s spreekt. De collega die het gesprek aanneemt, ziet meteen de beschikbare klantgegevens en notities. Zo hoeft de klant niet opnieuw het hele verhaal te vertellen. Dat maakt de klantbeleving direct een stuk aangenamer.

Wil je na een klantgesprek niet meer handmatig samenvatten wat er is besproken? Dan kun je de CRM-koppeling met je telefonie combineren met Voys Intelligence.

Voys Intelligence zet gesprekken automatisch om in een transcriptie en maakt daar een korte samenvatting van. Denk aan de belangrijkste punten uit het gesprek, gemaakte afspraken en eventuele vervolgacties. Gebruik je de CRM-integratie van Voys, dan kan die gesprekssamenvatting automatisch worden ingeladen in je CRM-systeem.

Zo staat de context van het gesprek meteen bij de juiste klant, zonder dat jij of je collega’s die informatie handmatig hoeven over te typen. Dat is handig voor verschillende teams in de organisatie, zoals sales, support, planning en klantenservice. Collega’s zien direct wat er eerder is besproken, kunnen sneller opvolgen en hoeven klanten minder vaak dubbele vragen te stellen. Zo houd je je klantdossier actueel en blijft er meer aandacht over voor het gesprek zelf.

Een CRM-koppeling met je telefonie helpt niet alleen bij inkomende gesprekken. Ook uitbellen wordt eenvoudiger.

Met de Klik&Bel browserextensie van Voys klik je op een telefoonnummer in je CRM, browser of ander programma. Daarna belt je toestel, webphone of app direct naar dat nummer. Zo voorkom je typefouten, bel je sneller uit en werk je prettiger vanuit de systemen die je toch al gebruikt.

Veel organisaties verliezen ongemerkt tijd aan kleine handelingen rondom klantcontact. Een nummer opzoeken, een klantkaart openen, een notitie maken, een collega bijpraten, een gesprek registreren… Los van elkaar zijn dat kleine taken. Opgeteld kosten ze veel tijd en aandacht.

Door je telefonie en CRM met elkaar te koppelen, haal je veel van die handmatige stappen uit je werkproces. Je team houdt meer ruimte over voor wat echt belangrijk is: het gesprek met de klant.

Is deze vraag retorisch? Ja, eigenlijk wel. Wanneer je gebruikmaakt van een CRM-systeem, dan is het wat ons betreft niet meer dan logisch om dit te koppelen aan je telefonie.

Je merkt de meeste winst als:

• meerdere collega’s contact hebben met dezelfde klanten;
• je klantinformatie nu handmatig moet opzoeken;
• je gesprekken beter wilt vastleggen;
• klanten vaak worden doorverbonden;
• je sneller en persoonlijker wilt reageren;
• je efficiënter wilt werken;
• je gesprekssamenvattingen automatisch wilt toevoegen aan je CRM.

Voys koppelt met veelgebruikte CRM-systemen zoals HubSpot, Salesforce, Teamleader, Simplicate, Zendesk en Exact. Ook veel andere CRM-systemen kunnen gekoppeld worden.

Staat jouw CRM er niet tussen? Dan is de kans groot dat er alsnog mogelijkheden zijn. Neem gerust contact met ons op om te kijken of jouw CRM ook te koppelen is met de telefonie van Voys.

Wil je de CRM-koppeling eerst uitproberen? Ook dat is geen probleem. Je kunt 30 dagen gratis de CRM-integratie met Voys testen (t/m 5 gebruikers). Na de testperiode kun je de trial eenvoudig omzetten naar een betaalde dienst en uitbreiden of stopzetten.

Benieuwd of jouw CRM-systeem gekoppeld kan worden met Voys? Bekijk de mogelijkheden op onze pagina over CRM-koppelingen en integraties of neem contact met ons op. Dan kijken we graag met je mee.

Wil je meer weten over andere manieren om je telefonie te koppelen met je systemen? Lees dan ook onze blogs over gespreksnotificaties en webhooks.