Tot 15 mensen: wees geen eikel (m/v)

Tot 15 mensen hoef je bijna niets te regelen op het gebied van zelfsturing. Dit ontstaat namelijk vanzelf, mits je de juiste houding aanneemt. Doordat je met een kleine groep werkt, weet iedereen van elkaar wie wat doet. Ook is afstemmen eenvoudig: je zit elke dag met elkaar aan de lunchtafel. Het belangrijkste in deze fase is dat de ondernemer zich niet gedraagt als een eikel (m/v).

Doe waar je goed in bent

Verder moet de ondernemer zich vooral bezighouden met de dingen waar die zelf goed in is, en de rest overdragen aan het team. Dit is de eerste fase van delegeren. Het helpt als de golden circle van Simon Sinek invulling krijgt:

• Waarom bestaat onze organisatie? Dit noem je ook wel de purpose of why van de organisatie.
• Hoe willen wij met elkaar samenwerken? De how of je kernwaarden van de organisatie.
• Wat willen we doen en waar willen we uitkomen? Je what, oftewel: je doel.

Dit kun je tot 15 mensen nog redelijk makkelijk met elkaar bespreken. De ondernemer heeft daarbij de rol van visiedrager: je collega’s werken aan jouw droom. Ook is de ondernemer de sterkste cultuurdrager: het bedrijf wordt een afspiegeling van wat jij belangrijk vindt. Start een bedrijf met meerdere founders? Dan wordt het een afspiegeling van de waarden die deze groep deelt. Waarden die je leeft – het voorbeeldgedrag – worden de norm en daarmee cultuur.

Ga je écht fundamenteel zelfsturend werken dan zul je zien dat het bedrijf niet alleen meer een afspiegeling is van de oprichter of oprichters, maar dat het bedrijf een afspiegeling wordt van alle mensen die er werken. Je neemt namelijk aan op de kernwaarden. Dat betekent niet dat het allemaal dezelfde mensen zijn, integendeel, maar het betekent wel dat ze die kern met elkaar delen.

Die kernwaarden vormen letterlijk de kern van je bedrijf. Ze zorgen met de tijd voor een cultuur en zo vormt zich organisch een unieke organisatie.

De eerste mensen die je aanneemt

We willen nog niet te uitgebreid ingaan op het aannemen van collega’s. Dat vraagt echt om een los, verdiepend hoofdstuk. Twee dingen willen we nu al wel aanstippen:

1. Neem aan op de kernwaarden van je bedrijf. Dat betekent dus ook dat je moet weten wat die zijn!
2. Neem geen kloon van jezelf aan, maar doe het tegenovergestelde. Het tegenovergestelde betekent dat je iemand aanneemt die goed is in alle dingen waar jij niet goed in bent. Het kan zijn dat dit soms een beetje botst en schuurt, dat is niet erg. Je vindt elkaar in de kernwaarden. Het tegenovergestelde betekent ook dat je eerste collega:
   1. Van een ander geslacht is dan jijzelf,
   2. Dat het een 40’er is als je zelf een 20’er bent, en
   3. Dat die heel gelovig is als jij atheïst bent

Waarom zijn deze zaken zo belangrijk? De kernwaardematch is essentieel omdat het de kern is van het bedrijf. Die kern moet niet botsen. Het tweede punt is belangrijk omdat diversiteit onwijs goed is. Diverse teams zijn succesvoller en tegenhangers zien dingen die jij niet ziet. Daarnaast wil je iemand die sterk is op de fronten waar je zelf niet sterk bent.

In deze fase neem je dus nog niet aan op specialisme. Je zoekt vooral generalisten. De ondernemer is nog directeur en vuilnisman tegelijkertijd en je nieuwe collega’s zullen in de beginfase eenzelfde verscheidenheid aan werkpakket aan moeten kunnen.

Meer hierover later in het hoofdstuk over employer branding, hiring en onboarding.

Doe het licht aan

Verder helpt het heel erg als je duidelijkheid creëert door middel van transparantie. Doe als het ware een lampje aan bij alles wat je doet. Maak alle documenten openbaar, laat maandelijks zien wat de performance is en bespreek ook de financiën met elkaar. Dit geeft context, begrip en betrokkenheid. Daarnaast gebeuren stiekeme – en daarmee vaak de verkeerde – dingen vooral in het donker.

Standaardsystemen

Kennismanagement

Wat in deze fase verder helpt is het introduceren van een intern kennissysteem dat gezamenlijk wordt onderhouden. Notion is een tool die daar heel geschikt voor is. In deze tool staan al je werkprocessen. Een werkproces is daarbij geen vast gegeven, maar meer een best practice die iedereen op ieder moment kan aanpassen. Zo is het eenvoudig om repetitieve taken die weinig voorkomen efficiënt te doen. Het is echter ook heel handig omdat kennis maar één keer wordt uitgevonden, dat maakt het onboarden van nieuwe collega’s heel efficiënt.

“Staat in Notion” wordt daarmee de standaarduitspraak “en staat het er niet in, zet het er dan in” standaardantwoord nummer twee.

CRM

Ook een CRM is in deze fase heel waardevol. Het is daarbij vooral relevant dat alle communicatie met de klant automatisch wordt vastgelegd. Zo kan iedereen exact zien wat er met welke klant is besproken. Zo kan men het werk van elkaar overnemen bij onbereikbaarheid, maar ook bij vakantie en ziekte. Werk wordt zo niet alleen overdraagbaar, maar vrije dagen zijn ook echt vrije dagen terwijl de klant optimaal geholpen wordt.

Processen automatiseren

Tot slot is het in deze fase relevant om repetitieve processen te automatiseren, zodat er weinig saai repetitief werk is. Je moet schalen in techniek en proces en zo min mogelijk in mensen. Dit maakt het werk niet alleen leuker, het maakt de organisatie ook schaalbaar.

Typerend voor deze fase

Kenmerkend voor deze fase is:

• Een hoge sense of purpose: iedereen weet precies waarvoor we het doen.
• Een sterk gevoel van samen. Samen de kennis opbouwen, samenwerken voor de klant, samen kijken waar we heen willen en hoe we dat gaan doen.
• Een hoog verantwoordelijkheidsgevoel: het werk moest gewoon samen gedaan worden, punt.
• Door de hoge verantwoordelijkheid kunnen collega’s zich snel ontwikkelen en de persoonlijke groei kan meeliften op de snelle groei van het bedrijf.
• Er wordt hard gewerkt, maar het voelt als spel. Verwar daarbij de informaliteit niet voor gebrek aan professionaliteit.
• Er is veel clarity in de organisatie omdat alle informatie publiek was en het bespreken ervan eenvoudig.
• Successen worden gevierd, er heerst veel trots en verbondenheid met het bedrijf en het merk.

En zo groei je door naar 15 tot 30 mensen.