Bekijk snel of het antwoord op je vraag in onze handleidingen kunt vinden.

Bijvoorbeeld op “Cisco”, “Belplan” of “Naamherkenning”.

Wachtrij

Geschreven door . Laatst bijgewerkt: 31 augustus 2021

De optie Wachtrij vind je in Freedom. Deze module heb je nodig als je organisatie veel gelijktijdig wordt gebeld en je bellers de mogelijkheid wilt geven te wachten op de eerste vrijkomende lijn.

Wachtrij aanmaken

  • Log in op Freedom.
  • Klik in de menu balk op ‘Beheer’.
  • Selecteer voor ‘Wachtrij’.
  • Klik op Toevoegen en ga akkoord met kosten.
  • Geef de wachtrij een Naam en een Beschrijving.
  • Maximale wachttijd: hier bepaal je hoeveel seconden bellers maximaal kunnen wachten in de wachtrij. In het belplan stel je in wat er gebeurt met bellers die de maximale wachttijd overschrijden.
  • Maximale wachtrijgrootte: hier bepaal je  hoeveel bellers maximaal in de wacht kunnen staan.
  • Belmethode: hier geef je door hoe en wanneer de telefoons moeten gaan rinkelen. Dit kan je ook in de belgroep instellen, maar let op: de belmethode die in de wachtij is ingesteld heeft voorrang op de belmethode die in de belgroep is ingesteld.
  • Afrondtijd: dit is de minimale wachttijd tussen het einde van een gesprek en het ontvangen van het volgende gesprek. Handig, voor als je nog even wat moet noteren bijvoorbeeld!
  • Startbericht: dit krijgt de beller te horen voordat hij terechtkomt in je wachtrij. Dit bericht spreek je zelf in. Bijvoorbeeld: ‘Welkom bij Altijd Gelijk Advocaten, helaas zijn wij niet meteen in staat de telefoon te beantwoorden.’
  • Wachttijd overschrijding bericht: hier stel je de melding in die bellers horen wanneer de ingestelde maximale wachttijd is overschreden, bijvoorbeeld: Het is zo druk dat de maximale wachttijd is bereikt. Onze excuses voor het ongemak. Wij verzoeken u het op een later moment nogmaals te proberen.
  • Wachtrij vol bericht: hier stel je de melding in die bellers horen wanneer de ingestelde maximale wachtrij grootte is overschreden.
  • Meldfrequentie: hier stel je in hoe lang het duurt voordat bellers in de wachtrij een melding te horen krijgen.
  • Melding gebaseerd op: hier stel je in wat de bellers in de wachtrij te horen krijgen. Dit kan gebaseerd zijn op het aantal bellers in de wachtrij (“er zijn nog twee wachtenden voor u”), maar dit kan ook een gepersonaliseerde melding zijn.
  • Bericht-instellingen: hier geef je aan welke taal de standaardmelding moet hebben.

Wachtrij in het belplan

  • Klik in de balk op ‘Belplan’.
  • Klik op het juiste telefoonnummer.
  • Kies als 1e stap in je belplan de optie Wachtrij.
  • Nu worden er twee opties geopend: Wachtrij en Vol of wachttijd verlopen.
  • Kies in het pulldown-menu bij Wachtrij een belgroep waar de beller na het wachten uitkomt.
  • Kies bij Vol of wachttijd verlopen wat er moet gebeuren als er teveel wachtenden zijn, of de bellers al te lang wachten. Vaak is dit een melding of een voicemail.
  • Let op! Je kan de wachtrij niet tussen twee verschillende stappen toevoegen. Er mogen geen stappen onder de wachtrij staan.

Wat je moet weten over de wachtrij

  • Je kunt een wachtrij alleen koppelen aan een belgroep met vaste VoIP toestellen en de Webphone. Let op: een wachtrij werkt over het algemeen niet met een doorschakeling naar mobiele telefoon(s) en de Voys app.
  • Je VoIP telefoons moeten zo zijn ingesteld dat ze maar één gelijktijdige lijn kunnen behandelen. Staat Call Waiting geactiveerd in de instellingen van een VoIP-telefoon, dan komt een tweede oproep binnen op het toestel en wordt dan niet in de wachtrij geplaatst.
  • Je kunt je wachtenden muziek laten horen in de wachtrij. Dit stel je in onder Beheer -> Wachtmuziek
  • Heb je de belmethode Round Robin ingesteld? Dit werkt goed als je veel gesprekken voert. De gesprekken worden dan namelijk op dezelfde server afgeleverd. Heb je weinig gesprekken? Dan wordt er vaker van server gewisseld en is dus de kans aanwezig dat de volgorde van de Round Robin niet volledig klopt.
  • Als je alleen maar gebruikers in de belgroep van je wachtrij zet en alle gebruikers staan op ‘niet bereikbaar’, dan wordt de wachtrij overgeslagen in je belplan.

Voorbeeldmeldingen

Startbericht

  • Welkom bij [bedrijfsnaam], we staan u zo spoedig mogelijk te woord.

Wachttijd overschrijding bericht

  • Op dit moment is het erg druk, je staat al te lang in de wacht. Probeer het later nogmaals.

Wachtrij vol bericht

  • Op dit moment is het erg druk en zijn er te veel wachtenden voor u. Excuses voor het ongemak. Probeert u het later nogmaals
We helpen je

Toch een collega spreken?

Kom je er toch niet helemaal uit of kun je het niet goed vinden?

Bel ons Team Klantgeluk op 050 700 9920,  stuur een e-mail naar klantgeluk@voys.nl of start een chat hier rechts onderin.