Het belang van helderheid en open organiseren

Zet 11 mensen op een grasveld en ze zullen geen idee hebben wat ze moeten doen. Heeft het grasveld lijnen, twee goals en hebben die 11 mensen een bal, dan snappen ze dat ze voetbal kunnen spelen. Maak vervolgens een boek met spelregels en ze kunnen serieus aan de bak. Voeg er nog een scheidsrechter aan toe die de regels mag interpreteren en je hebt een spel dat alleen in Nederland al 1.217.545 voetballende leden kent.

Duidelijkheid, of helderheid, is één van de belangrijkste zaken die een organisatie nodig heeft om goed te functioneren. De volgende vragen helpen die duidelijkheid te scheppen:

• Waarom bestaat onze organisatie: wat is haar doel, haar missie of haar mantra?
• Wat is de strategie die we voeren om het doel, de missie of het mantra te realiseren?
• Wat zijn daarbij onze kernwaarden: hoe gaan we om met elkaar en onze klanten?
• Welke resources hebben we daarbij tot onze beschikking en hoe mogen we die uitgeven?
• Wat doen we níet als organisatie?
• Wat doen we wel (projecten) en wie is waar verantwoordelijk voor?
• Etc., etc., etc.

Hoe beter dit soort zaken op papier staan, hoe duidelijker de regels van het spel dus zijn, hoe eenvoudiger het is om dat spel zo goed mogelijk te spelen. Dat maakt helderheid één van de belangrijkste voorwaarden binnen een succesvolle organisatie.

Helderheid

Laten we eerst inzoomen op helderheid. Ik kan niet genoeg onderstrepen wat het belang van helderheid is. Een duidelijke visie en strategie zijn daarbij cruciaal.

Let wel: helderheid is niet hetzelfde als transparantie.

Transparantie vertaalt zich in deze context wellicht het beste als ‘ik kan erbij’. Helderheid betekent ‘ik snap het’. Informatie zo overbrengen dat een ander het snapt is buitengewoon lastig. We hebben allemaal een hoofd dat op een andere manier werkt, nemen informatie anders tot ons en we hebben andere denkkaders en achtergronden. Pas je manier van overdracht dus ook aan. Gebruik je een townhallmeeting? Een presentatie? Is de informatie verzameld in een document, of een video? Is het een persoonlijk gesprek? Of is het wellicht all of the above?

Let daarbij ook heel erg op complexe dingen – die moet je eenvoudig kunnen uitleggen. Dat geeft helderheid.

“Simple can be harder than complex: you have to work hard to get your thinking clean to make it simple. But it’s worth it in the end because once you get there, you can move mountains.”

Steve Jobs

Helderheid moet je vooral geven over grote zaken – visie en strategie – maar net zo goed over dingen die kleiner voelen zoals projecten of beslissingen die je neemt. Zeker als die beslissingen en projecten anderen raken. Stel je daarbij kwetsbaar op: je collega’s moeten ook om opheldering durven te vragen. Als er voor één persoon iets niet helder is, is dit vaak voor meerdere mensen het geval. Het durven vragen stellen geeft daarmee een prachtig signaal.

Open organiseren

Als helderheid de ‘wat’ omvat, dan is open organiseren de ‘hoe’. De CEO van RedHat, een zeer succesvolle open source organisatie, schreef een boek waaruit The Open Organisation community ontstond. Deze community noemt vijf zaken die kenmerkend zijn voor open organiseren:

1. Transparantie
2. Inclusiviteit
3. Flexibiliteit
4. Samenwerken
5. Community

Op hun website leggen ze heel duidelijk uit wat deze begrippen voor deze community betekenen. Laten we nu vooral even inzoomen op het eerste punt: transparantie.

Transparantie als randvoorwaarde

Transparantie gaat twee kanten op. Transparantie is namelijk aan de ene kant iets wat je nodig hebt om je werk goed te kunnen doen. Aan de andere kant is het ook iets wat je moet faciliteren zodat anderen hun werk kunnen doen.

Als je open organiseert zul je de volgende zaken moeten regelen:

1. Toegang tot alle relevante zaken
   Iedereen heeft standaard toegang tot alle voor hun werk relevante zaken, kennis en middelen.
2. Deel waar je aan werkt (projecten) en wat de status is van je werk
   Je deelt waar je aan werkt zodat anderen kunnen bijdragen aan je werk, zodat het beter wordt. Vragen mensen om extra informatie dan is dat een cadeau: mensen zijn geïnteresseerd in wat je doet. De status delen helpt anderen ook om hun eigen werk autonoom in te richten.
3. Deel de weg naar de beslissingen en omarm het experiment
   Bij het nemen van beslissingen die impact hebben op anderen, deel je het proces en de argumenten. Anderen kunnen daar feedback op geven. Veranderingen worden altijd omarmd, omdat ze worden gezien als een experiment.
4. Vier successen en fouten
   Successen en fouten worden gedeeld en gevierd. Zo leer je als organisatie en is er ruimte om fouten te maken zonder dit negatieve consequenties heeft.
5. Wees helder over je prioriteiten
   Het kan zijn dat ik een rol heb om bepaalde zaken te doen in het werk en dat een collega mij verzoekt iets te doen wat binnen die rol valt. Ik mag binnen zelfsturing echter zelf kiezen hoe ik mijn taken uitvoer en met welke prioriteit. Het kan zijn dat wat die collega vraagt voor mij nu niet zo relevant is als ander werk. Die prioriteit mag ik zelf stellen, maar aangeven welke prioriteiten ik stel helpt de ander en geeft duidelijkheid.
6. Deel de prognose
   Een collega moet mij kunnen vragen wanneer ik verwacht iets af te hebben. Aan mij de taak om dit zo duidelijk mogelijk te stellen.

Je zou deze lijst kunnen zien als een lijst van verplichtingen. Bijvoorbeeld: ik ben verplicht om steeds updates te geven over een project. Je kunt dit ook faciliteren door de juiste tools en het juiste proces vorm te geven.

Voorbeelden zijn:

• We communiceren altijd via open Slack-kanalen
• We geven alleen geschreven projectupdates
• Als we een meeting hebben maken we een geschreven samenvatting die we in Notion verzamelen
• Alle projectinformatie staat altijd in open opslaglocatie (gedeelde mappen in Google Drive bijvoorbeeld)

Je maakt het zo eenvoudig voor mensen om transparant te werken, zonder dat het jezelf of je collega’s in de weg gaat zitten.