7 minuten leestijd

15 keer beter thuiswerken

Geplaatst op 11 augustus

Bij Voys werken we vaak remote, ook voor corona al. We hebben collega’s op verschillende locaties in de wereld die veel met elkaar samenwerken. Eerder schreven we al eens stukken over remote werken en lange periodes werken in bijvoorbeeld het buitenland.

Deze blog plaatsten we eerder in maart 2020 en is geüpdatet in augustus 2021.

Maar wat als je -noodgedwongen- een aantal weken thuis mag werken? Of dat een heel team een tijd fysiek niet bij elkaar komt, dat je elkaar niet in levenden lijve ziet?

En wat als die weken veranderen in maanden en je uiteindelijk bijna anderhalf jaar (deels) vanuit huis werkt. Dat vraagt om verandering. Van thuiswerken, naar remote werken, naar hybride werken. Die laatste werkvorm, daar ligt de toekomst, zo schreef ik onlangs na een gesprek met minister Cora van Nieuwenhuizen en staatssecretaris Stientje van Veldhoven.

Welke tips, tools en werkprocessen helpen je bij het op afstand samenwerken? Dat zochten we voor je uit, het resultaat: 15 tips om van thuiswerken, of hybride werken, een succes te maken.

Werkprocessen

1. Maak spelregels

Maak duidelijke spelregels. Dit geeft duidelijkheid voor degenen die op kantoor werken en voor de collega’s die dat niet doen.

Denk aan spelregels over over werktijden, beschikbaarheid maar ook over bijvoorbeeld communicatie en het gebruik van tools.

2. Communiceer duidelijk

Omdat je elkaar minder ‘ziet’, kan er onduidelijkheid en frustratie ontstaan. Communicatie is daarom key. Duidelijke communicatie kan zo eenvoudig zijn als je agenda goed up-to-date houden zodat het helder is waar je bent en waar je aan werkt.

Je kunt dit ook wel ‘de plicht van transparantie’ noemen.

Je kunt wachten tot iemand je vraagt om een projectupdate te geven, of aan te geven waarom je bepaalde zaken prioriteit geeft boven andere, of wat je verwachting en deadlines zijn. Maar je kunt dit alles ook proactief doen.

Goede tools helpen daarbij. Denk aan Slack, Asana, Notion en Google Drive: tools die je onwijs goed kunnen ondersteunen bij duidelijk communiceren.

3. Kies het juiste kanaal

Belangrijk bij duidelijke communicatie is dat je het juiste communicatiekanaal selecteert. Soms werkt een interne slow chat simpelweg beter dan een video call of een belletje.

Kies je kanaal bewust.

4. Maak ruimte voor het informele

Een kantoor is meer dan alleen een werkplek. Het is vooral een ontmoetingsplek en een verzamelplek van mensen met gelijke doelen en een gelijke cultuur.

Faciliteer dit informele aspect ook bij remote werken. Het kan zijn dat je dit doet aan het begin van een videovergadering, dat je even ruimte vrijmaakt om te vertellen hoe het gaat. Het koffiezetapparaatgesprek, maar dan via video.

Het kan zelfs slim zijn om teams te laten starten met een gezamenlijke dagstart via video. Even vertellen hoe het met je gaat, wat je vandaag gaat doen, wat er in je weg zit en wat je van anderen nodig hebt. Allemaal leuke vragen voor tijdens een dagstart. Het Voys België-team heeft elkaar beter leren kennen toen iedereen remote werkte, dan toen ze samen op één kantoor zaten. Het geheim? De dagstarts en het informele deel, hierdoor konden ze beter samenwerken.

Het gebrek aan informeel en toevallig contact kan tot epic fails leiden, hebben we laatst gemerkt. Omdat ons credo al jaren is: ‘fouten maken mag’, hebben we de epic fail opgeschreven. In dit verhaal lees je hoe we zo’n tweehonderd offerte-aanvragen misten en hoe we daar veel te laat achterkwamen.

Tools

Dan een lijstje tools die remote werken echt prettig maken. En ja, daar zit een ‘Wij van Wc-Eend’-deel in.

5. Slack / Microsoft Teams

Slack en Microsoft Teams zijn een goede manier om een groepschat slimmer te faciliteren dan via een groepsapp. We ‘slacken’ bij Voys al jaren en we schreven daar eerder een artikel over. Slack krijgt bij ons de voorkeur boven Microsoft Teams omdat de tool volwassener is en beter samengaat met andere tools.

6. Google Drive / Liever geen Microsoft Office / Nextcloud

Google Drive maakt het eenvoudig om samen te werken aan docs, spreadsheets en presentaties. Omdat het heel eenvoudig is om deze bestanden ook -standaard- te delen, voldoe je ook gelijk aan ‘de plicht van transparantie’.

Google Drive is een tool om samen te werken. Office is dat minder, daarom krijgt Drive bij ons de voorkeur. Wil je niet afhankelijk zijn van de Amerikaanse techreuzen? Kijk dan eens naar NextCloud. Nou kun je dit zelf hosten, of je kunt het bij een partij als Bossers en Cnossen hosten. Zij hosten bijvoorbeeld Groningen.network, dit wordt gebruikt door onder anderen mensen bij de provincie en gemeente.

7. Videobellen

Voor videobellen kun je de mooiste en duurste oplossingen vinden. We hebben echt alles getest, maar vallen toch steeds terug op Google Hangouts. Dat is een prachtige oplossing, mits iedereen in de Google-wereld rondzwemt.

8. Bellen

Ja, daar hebben we bij Voys natuurlijk een mooie oplossing voor. Vooral onze webphone -waarvoor je geen software hoeft te installeren- is echt een aanrader. Combineer deze met onze browser-plugins en je bent helemaal een happy camper.

Ben je Voys-klant? Dan hebben we nog een paar aanvullende tips en aanwijzingen voor je. Is dat niet het geval, scroll dan alvast door naar tip negen. 🙂

  • Voor de webphone heb je alleen internet, een headset en je laptop of desktop nodig. Je logt in met je gebruikersnaam en wachtwoord, vervolgens kun je gewoon bellen en gebeld worden.
    • Wil je optimaal gebruik maken van de webphone? Werk dan in de laatste versie van Google Chrome.
    • Voor het gebruik van de webphone kun je WiFi gebruiken, we adviseren dan wel een bekabelde verbinding. Deze is stabieler voor telefonie.
      • Een dikke vette internetverbinding is niet nodig hoor, een telefoongesprek kan op elke internetverbinding in Nederland. Er is ongeveer maar 1 mbit nodig.
  • Maak je gebruik van de Voys 4G App? Zorg dan dat je gewoon belt via 4G, die verbinding is veel stabieler dan je WiFi thuis.
  • In je online telefooncentrale Freedom pas je je belplan aan. In het belplan stel je de gebruiker in. Hiermee bepaal je of bereikbaar bent of niet.
    • Waarom is het handig om met een gebruiker te werken? Dat zit zo: iedere gebruiker kan zelf kiezen op welk apparaat hij of zij beschikbaar is voor inkomende oproepen.
    • In Freedom kun je onder beheer > gebruikers > telefonie-instellingen bepalen welk VoIP-account bij wie hoort en uit welk apparaat het kan kiezen.

Benieuwd naar onze telefonieoplossing? Bekijk gerust de mogelijkheden eens of sluit je direct aan. Dat was ‘m hoor, het ‘Wij van Wc-Eend’-stuk, beloofd.

9. Asana: projecten en to-do’s (én Notion)

Asana is het zwitserse zakmes voor projecten en to-do’s het is echt een gave tool. Doordat je goed kunt zien wat je collega’s doen en wat de status van de todo’s is, kun je je werk ook onafhankelijker van hun input uitvoeren. Toch gebruikt niet iedereen binnen Voys Asana meer.

Het afgelopen jaar hebben we Notion ontdekt en sindsdien gaan we langzaam van Asana naar Notion. Waarom? Omdat Notion ten opzichte van Asana soms net wat meer kan, helemaal op het gebied van samenwerken. Een paar punten op een rij:

  • Tickets en taken toewijzen aan meerdere personen
  • Tags die je op veel manier kunt aanpassen
  • Eén board waar verschillende cirkels of merken bij elkaar komen

Meer weten over het verschil tussen Asana en Notion? Lees dan eens dit stuk over technische tools die samenwerken faciliteren.

10. Veilig internetten

Nou hebben we het hier over de thuiswerkplek, maar omdat je ook weleens op andere plekken remote werkt, wil ik hier toch even aandacht geven aan een VPN. Een VPN maakt een verbinding veilig. Het meest veilige is de hotspot van je mobiel, maar mocht dat geen optie zijn dan is een VPN-verbinding een goede tweede.

We schreven eerder over veilig het web op, VPN vormt punt 9 in dat verhaal.

Hardware

En dan nog een aantal hardwaretips.

11. Een goede laptop

Wie remote werkt, wil een goede laptop hebben. Het is het device waarmee je de dag doorbrengt. Hoe beter dit apparaat, hoe effectiever de dag. De kosten van de net wat duurdere versie die net wat beter is, verbleken bij je uurtarief of de personeelskosten.

Check hier onze ‘best buy guide’ voor de beste werklaptops voor 2020.

12. Een goede muis

Simpel: gewoon de MX Master.

13. Een muismat

Je werkt thuis regelmatig op oppervlakken waar zelfs de beste muis ongelukkig van wordt. Een muismat helpt je verder. De Steelseries Qck+ is mijn favoriet.

14. Een goede headset

Blabla, noise cancelling, maar vooral geschikt om mee te bellen. AirPods Pro zijn leuk, maar stellen weinig voor bij de specialistische oplossingen, zeker in rumoerige omgevingen (kinderen, café’s). De Plantronics Voyager 8200 UC komt goed uit de test. Ook de Bose 700 lijkt een goede oplossing. Samen met Bart Breij maakten we een uitgebreid overzicht van de beste noise cancelling koptelefoons om mee te werken.

Tot slot

15. Test, test, test

Test alle mogelijkheden vooral, en doe dat samen. Desnoods met het hele bedrijf. Dan leer je waar de zwakke plekken zitten voor als het echt een keer noodzakelijk is om thuis te werken, om welke reden dan ook.

Je zult ervaren dat er effectiever wordt gewerkt. Vergaderingen worden efficiënter en mensen kunnen vooral ‘deep work’ beter doen in een rustige omgeving.


Geschreven door Mark Vletter

Nieuwste: 7 keuzes die we maakten bij de start van ons bedrijf en die ons later succesvol maakten Van 15 september


Meer verhalen lezen?

In de afgelopen jaren hebben we veel geschreven over ondernemen, zelfsturend werken, de handigste tools en nog veel meer. Dus leef je uit!

Van 26 augustus

Werken waar en wanneer je wilt: zo ben je telefonisch bereikbaar

Van 16 augustus

In 3 stappen naar succesvol hybride werken