De wondere wereld van aanbestedingen

Ben Hoetmer
op 3 augustus 2020

Bij Voys zoeken we op dit moment een Tender Manager. Iemand die begrijpt dat aanbestedingen een vak apart zijn. Kom jij bij ons aan boord om dit aparte vak uit te vinden, uit te voeren en te verbeteren?

Voys is er voor kleine en grote bedrijven. Organisaties die tot de laatste categorie behoren, worden klant bij de grootzakelijke tak van Voys: Voys One. Het aansluiten van grotere klanten, daar gaat soms een heel proces aan vooraf: dat van aanbestedingen.

De wereld van aanbestedingen is een wondere wereld. Een wereld waarin je nauwkeurig moet zijn en die bestaat uit een heleboel regels, eisen en formulieren. Een wereld die volgens ons voor velen onbekend is en wel wat aandacht verdient. Daarom wijden we er graag een verhaal aan.

We doen met Voys regelmatig mee aan aanbestedingen, soms succesvol, soms niet, en we hebben ermee geëxperimenteerd. Wat weten we en wat hebben we geleerd?

Een aanbesteding: wat is dat?

Laten we bij het begin beginnen. Wat is zo’n aanbesteding (ook wel een tender genoemd) eigenlijk? Het zit zo. Bij een aanbesteding zegt een opdrachtgever: ik heb een grote opdracht die ik door een externe partij wil laten uitvoeren. Vervolgens kunnen bedrijven zich inschrijven voor de aanbesteding. Op basis van de inzendingen kiest de opdrachtgever wie de opdracht krijgt. Voor de beeldvorming: bij aanbestedingen gaat het doorgaans niet om een opdracht voor een paar tientjes, maar om bedragen met veel nullen.

Opdrachtgevers van aanbestedingen zijn overheids- of semi-overheidsinstellingen of bedrijven in de publieke sector. Private instellingen mogen zelf weten hoe ze een uitvoerder van hun opdrachten vinden. Het is dus niet zo dat elk bedrijf verplicht is om een grote opdracht door middel van een aanbesteding in de markt te zetten. De ervaring leert dat private instellingen wel minstens onderhandse aanbestedingen doen (we leggen straks nog uit welke soorten aanbestedingen er zijn). Dit kun je ook wel zien als een soort vergelijkend warenonderzoek. Dat doe je zelf ook als je op zoek bent naar een nieuwe televisie, toch?

Wat is het doel van een aanbesteding?

Het doel van aanbesteden is vraag en aanbod beter op elkaar afstemmen. Met een aanbesteding laat je de markt als het ware z’n werk doen, zo ontstaat er concurrentiewerking. Deze werkwijze zorgt ervoor dat of de laagste prijs wordt gerealiseerd, of dat de prijs-kwaliteitverhouding zo goed mogelijk op elkaar is afgestemd. Ook zorg je ervoor dat niet alleen de grote jongens meedoen voor grote opdrachten, met aanbestedingen maken ook kleinere bedrijven kans. Dit is mogelijk omdat zij zich als combinatie kunnen inschrijven of in onderaanneming, zo kan een kleiner bedrijf meedoen onder de naam van een grotere partij.

Welke soorten aanbestedingen zijn er?

Aanbestedingen zijn er in verschillende soorten, denk aan:

  • Enkelvoudige uitnodiging (1 partij)
  • Onderhandse aanbesteding (2 tot 5 partijen)
  • Niet-openbare aanbesteding (op basis van bidbooks en presentaties maken opdrachtgevers een selectie)
  • Openbare aanbesteding

De grens over

Er zijn er nog wel meer, maar de bovenste vier zijn de belangrijkste. Komt een aanbesteding boven de drempelwaardes van bepaalde wettelijke regels? Dan wordt het een beetje ingewikkeld. Want overstijgt de aanbesteding een bepaalde kostengrens, dan wordt deze vanzelf Europees en openbaar. En dat betekent dat het Europees recht om de hoek komt kijken.

Binnen Europese aanbestedingen zijn er drie opdrachtcategorieën, met elk een eigen kostengrens.

  1. Werken (alle bouwkundige en civieltechnische werken, denk aan de bouw van een brug of de aanleg van een weg)
  2. Leveringen (aankoop, huur, lease en huurkoop van producten, denk aan voertuigen of medische apparatuur)
  3. Diensten (alle inkopen die niet onder werken of leveringen vallen, denk aan verzekeringen en communicatie)

Zoals je misschien kunt inschatten, valt Voys niet onder de categorieën Werken of Leveringen. Ons telefonieproduct behoort tot de categorie Diensten. Tot zover dit informatieve zijspoor, op naar de kern van het verhaal.

Dat was de basis, en door!

Stel, je neemt als bedrijf deel aan zo’n aanbesteding. Dit houdt in dat Voys zou zeggen: ‘Hé, die organisatie ambiëren wij als klant. We schrijven ons in en doen mee aan deze aanbesteding om kans te maken en de opdracht te mogen uitvoeren.’ Wat staat je dan allemaal te wachten?

Een heel circus

Bij een aanbesteding komt een heleboel kijken. Je kunt als opdrachtgever zelf een aanbesteding begeleiden, maar uit gemak en om op de ervaring van anderen te leunen wordt er vaak een adviesbureau in de arm genomen. Daarnaast zijn er marktverkenningsbedrijven en juristen die zich bezighouden met aanbestedingsrecht, noem maar op. Om aanbestedingen heen is een heel nieuwe markt ontstaan. En daarmee wordt wat ons betreft het doel (vraag en aanbod op elkaar afstemmen) van aanbestedingen in sommige gevallen voorbijgeschoten.

Je doet niet zomaar mee

Als je besluit om deel te nemen aan een aanbesteding, dan is het goed om de lijst van deelnamecriteria even te checken. Want, mag je wel deelnemen? De lijst met punten ziet er ongeveer zo uit:

  • Je moet boven een bepaalde omzetgrens zitten
  • Je mag geen ‘juridische antecedenten’ op je naam hebben (dit betekent dat zowel het bedrijf als de eigenaar niks op z’n juridische kerfstok mag hebben)
  • Je moet ervaring hebben met vergelijkbare opdrachten
  • Je moet de opdracht financieel kunnen dragen
  • Ook moet je verzekerd zijn voor bepaalde bedragen of draagkrachtig zijn voor eventuele boetes als blijkt dat je in gebreke bent
  • Daarnaast moet je bedrijf financieel gezond zijn (geen lange schulden bijvoorbeeld)
  • Je moet verklaringen van De Belastingdienst hebben die aangeven dat je aan al je verplichtingen hebt voldaan
  • Je moet de opdracht aankunnen met de mensen die je in dienst hebt, zij moeten bijvoorbeeld goed geschoold zijn

Goed om even te checken dus of je alle boxjes kunt afvinken. Is dat het geval, dan kun je je inschrijven. Het is dus niet zo makkelijk als: ‘Hoi wij zijn Voys en wij doen mee aan deze aanbesteding.’

Daarnaast heb je zelf natuurlijk bepaalde criteria, want je begint niet zomaar ergens aan. Bij Voys hebben we drie punten die we onderzoeken als we een aanbesteding voorbij zien komen die we interessant vinden:

  1. Is het juridisch haalbaar?
  2. Is het administratief haalbaar?
  3. Is het technisch haalbaar?

Met andere woorden: wat de opdrachtgever vraagt, kunnen we dat ook waarmaken? Kunnen we dat met onze dienstverlening, maar kunnen we het ook financieel dragen? Wat als iemand garantstelling wil voor een paar miljoen euro aan schade, zijn we daarvoor dan wel verzekerd? Of is de deal zo groot dat het het waard is om die verzekering af te sluiten? Daarnaast moeten we kijken of we voldoen aan bepaalde certificeringen die te maken hebben met informatieveiligheid, denk aan ISAE 3402 of ISO 27001. Als we op deze punten ‘ja’ kunnen zeggen, then we’re good to go.

Stel, je doet mee. Hoe gaat het dan verder?

Voldoe je aan de inschrijfcriteria en voldoet de aanbesteding aan je eigen criteria? Dan kun je je inschrijven. Je doet mee aan de race! Wat staat er nu op je te wachten?

Duurt lang

Twee woorden, negen letters: duurt lang. Daar kunnen we kort over zijn. Het proces van een aanbesteding neemt in een heel gunstige situatie al gauw een half jaar in beslag. Als je je hebt ingeschreven, dan bevind je je volgens onderstaand voorbeeld in april. Hoe ziet zo’n aanbestedingsproces er ongeveer uit? Een voorbeeld:

  • 1 januari: de markt wordt verkend en de aanbestedingsstrategie wordt uitgezocht
  • 1 maart: de aanbesteding wordt gepubliceerd
  • 11 april: de inschrijfperiode gaat van start
  • 18 mei: de inschrijvingen worden beoordeeld
  • 22 mei: de aanbesteding wordt toegekend (dit loopt eigenlijk altijd uit)
    • Hierin zit nog het volgende onderscheid: de voorlopige gunning en de definitieve gunning. Hiertussen zit vaak een Pilot of een Proof of Concept (PoC, een van de vele afkortingen in aanbestedingsland) waarin je moet laten zien dat je de wensen en eisen allemaal kunt waarmaken

Wat zijn de gunningscriteria?

Bij de laatste stap, het toekennen van de aanbesteding, wordt met een aantal punten rekening gehouden. Deze kun je ook wel de gunningscriteria noemen:

  • Prijs
  • Kwaliteit van de goederen of diensten
  • Leveringsvoorwaarden en -termijnen
  • Extra kwaliteitscriteria
  • Nog meer criteria: denk aan milieu-eisen

Op deze punten let de opdrachtgever bij het gunnen van de aanbesteding. Althans, dat wordt vaak gezegd. Wat we meestal zien in de uitkomsten van aanbestedingen is dat de prijs het allerbelangrijkst is. De deelnemende partij die de aanbesteding toegekend krijgt, hanteert vaak de laagste prijs. En vanaf de nummer twee zie je de prijs steeds meer oplopen.

Veel documenten, heel veel documenten

Even een stap terug. Bij het aanmelden voor een aanbesteding laat je zien hoe je bedrijf in elkaar zit en vertel je waarom je wil meedoen. En bij het aanmelden is het handig om een administratief wonder te zijn, of in ieder geval met eentje samen te werken. Alleen het aanmelden is namelijk al redelijk ingewikkeld. Je meldt je aan in een speciale portal en dan is het direct opletten geblazen: zorg ervoor dat je de deadline niet mist, dat je alle gevraagde documenten uploadt en niks vergeet. Gebeurt dat laatste wel? Dan doe je simpelweg niet meer mee.

Scherp blijven dus. En alle deadlines in de agenda zetten, mét alerts.

In de portal waarover we het al even hadden, kun je een heleboel documenten downloaden die je moet invullen. Daarnaast moet je een stapel documenten aanleveren. Bijvoorbeeld een verklaring van de Belastingdienst waarin staat dat je al je aanslagen hebt betaald. En let wel, sommige verklaringen moet je aanvragen en het kan even duren voordat je ze ontvangt. Vraag ze dus op tijd aan, zodat je ze kunt aanleveren voordat de deadline is verstreken. Want nogmaals, als je incompleet bent, lig je eruit.

En dan, een offerte maken?

Nee, na de aanmelding is het niet een simpele kwestie van een offerte opstellen en je mag ook niet langskomen voor een presentatie. Nope. Na de aanmelding volgen nog meer documenten. Daarin staan allemaal wensen, eisen en zwaarwegende eisen. Een simpel voorbeeld: ‘kunnen we een telefoongesprek in de wacht zetten?’ Daarbij kunnen we in het geval van Voys een kruisje zetten in het vakje ‘ja’.

Soms zijn er zijn er wel vijftig tot honderd wensen, twee- tot driehonderd eisen en dertig tot honderd zwaarwegende eisen. Bij al deze punten moet je aangeven of je dat kunt ja of nee, en soms mag je een korte toelichting geven. Dat zijn er dus heel veel. En het is belangrijk om ze allemaal goed na te gaan en ze nauwkeurig in te vullen.

Je moet het zo zien. Ik zit dan met een technische held en een juridische held een hele dag in een vergaderruimte en om 17.00 uur hebben we dan de helft van zo’n lijst doorgewerkt. Je doet ongeveer twintig punten per uur. Per punt discussieer je: moeten we hier een vraag over stellen, hoe bedoelen ze dit, hoe bedoelen ze dat en ja, maar als je ‘m zo opvat dan kunnen we het wel waarmaken.

Kun je niet aan een eis voldoen? Dan lig je er sowieso uit. Een wens kun je soms wel laten vallen. Maar als je dat doet en een andere deelnemer voldoet er wel aan, dan kan die met net een puntje meer winnen. En dat wil je natuurlijk liever niet.

Astronomische eisen

Er komen soms eisen voorbij die je met gemak astronomisch mag noemen. Het is voor de opdrachtgever ideaal om de wensen en eisen een beetje vaag te houden, want dan kunnen ze achteraf zeggen: ‘Ja, maar met eis 231 bedoelen we natuurlijk zus en zo.’

Een mooi voorbeeld dat we tijdens het invullen van de vragen eens tegenkwamen is: ‘etcetera’. In dat ene woordje vang je alles af. ‘Je telefoniesysteem moet een koppeling kunnen maken met crm-systeem a, b, c, etcetera.’ Dat betekent dus dat je met elk crm-systeem ter wereld een koppeling moet kunnen maken. Een typerend voorbeeld van een astronomische eis. Een eis zonder grens, kader of scope. En die komen ook niet altijd naar voren als je een verhelderende vraag over het punt stelt.

Vragen staat vrij

Gelukkig mag je vragen stellen. Alle vragen die worden gesteld, ook door andere deelnemers, worden samen met de antwoorden gepubliceerd. Dit wordt ook wel de Nota van Inlichtingen genoemd. Kort gezegd de NVI. Yes, weer een afkorting. Je kunt dus, zonder naam en toenaam, zien welke vragen er allemaal zijn gesteld. Soms is een antwoord: ‘De vraag is duidelijk genoeg, dus deze gaan we niet beantwoorden’. Super.

Wij hebben destijds een vraag gesteld over het etcetera-geval: ‘Wat wordt er precies met etcetera bedoeld?’. Antwoord: ‘Alle overige applicaties van nu en in de toekomst’. Sorry? We kwamen tot de conclusie dat je dit simpelweg niet kunt ondervangen.

In bovenstaand etcetera-geval (dat overigens meer dan eens voorkwam bij verschillende eisen) zijn we afgehaakt, omdat dit volgens ons een eis was waar wij (en ook andere telecomproviders) niet aan konden voldoen. Toen we uiteindelijk hoorden welke partij de aanbesteding gegund kreeg, dachten we: met dat systeem moeten wij ook gaan werken, dat kan álles. 😉

The price is right

En dan kom je als laatste bij de prijs. Wat kosten je diensten straks? Omdat je weinig mag uitleggen en omdat het deelnameproces erg geuniformiseerd is, is het niet zo gek dat de opdrachtgever vooral op prijs beoordeelt. Heb je de prijs bepaald? Dan mag je je voorstel indienen. Klaar is kees!

Stel, de aanbesteding is aan jou toegekend. Dan heb je bijvoorbeeld zes weken de tijd om alles te laten zien. Ja alles, dus ook ‘etcetera’. Haal je dit niet? Dan volgt er een boete, die is hoog en er wordt streng gehanteerd. Nog een reden waarom we in bovenstaand voorbeeld zijn afgehaakt. We wilden het risico niet nemen. Anderen nemen dat risico wel, net als dat anderen bij bepaalde eisen ‘ja’ zeggen terwijl er volgens ons onmogelijk aan te voldoen is. Sommige aanbestedingen kun je dus alleen winnen als je een boete wil riskeren.

Haat-liefdeverhouding

Klinkt als een heleboel werkt. Klopt, dat is het ook. ‘Och heden, we gaan aanbesteden’, is zelfs een kanshebber geweest als titel van dit stuk. Dat zegt al wel genoeg. En dan is het ook nog zo dat het bij het ‘winnen’ van aanbestedingen gaat het niet om een succesratio van honderd procent. Je grijpt best vaak mis en dat is helemaal zo raar. Doe je het goed op het gebied van aanbestedingen? Dan ‘krijg’ je gemiddeld zo’n vier of vijf van de tien aanbestedingen waaraan je deelneemt.

Maar het kan ook heel toffe dingen opleveren. Je wint vaak grotere klanten voor een langere contracttermijn. Daarnaast leer je de markt goed kennen en weet je wat de wensen vanuit opdrachtgevers zijn. En als we naar Voys kijken: de implementatie van de klanten verloopt vaak heel gestructureerd en dat past goed bij ons en bij ons product. Kortom: we hebben een soort haat-liefdeverhouding met aanbestedingen. Je doet ‘t niet voor je lol, het is veel werk en het duurt vaak lang, maar het levert ons te mooie klanten op om niet mee te doen: de zogenoemde ‘sweet spot’-klanten.

Denk je na dit verhaal: hier wil ik wat meer over weten of wil je gewoon eens een kopje koffie drinken? Lijkt me gezellig. Neem gerust contact met me op via ben@voys.nl of 050-7009924.

Kun je ons juist wat meer vertellen over aanbestedingen? We zoeken op dit moment een Tender Manager. Iets voor jou of iemand die je kent? Je vindt de vacature op onze vacaturesite.

Tweet Deel Deel