Een dagje backstage

Daar sta ik dan: een superVoIPer voor de deuren van theater de Spiegel in Zwolle. In navolging van collega Mark die voor één dag solliciteert bij bedrijven, loop ik vandaag een dagje mee met Robert Vugteveen. Robert is accountmanager Sales, Congressen & Evenementen bij Zwolse Theaters. De reden dat ik een dag meeloop? Omdat het kan en omdat het leerzaam is. Het is enorm interessant om een kijkje in de keuken te nemen bij andere organisaties en bovendien kan het wederzijds nieuwe inzichten opleveren.

Stichting Zwolse Theaters biedt zowel theaterproducties als ook verhuur van de locaties. De verhuur is onderverdeeld in amateur, semi-amateur en commerciële verhuur. De commerciële verhuur is vooral bedoeld als ‘gaatjesvuller’; de opbrengsten vullen de gaten in het theaterseizoen en zijn bedoeld om de slinkende culturele subsidies te compenseren.

Wat gaan we doen vandaag?

Vandaag staat het 125-jarig bestaan van een bedrijf op het programma. Door mijn werk in de buitensport en bij Omni Mobilae zijn kleinschalige evenementen mij niet vreemd. Toch is dit evenement een stapje groter: over 7 uur staan er 600 man op de stoep! Tijd om de handen te laten wapperen.

Voorbereiding is de key

Het is niet de eerste keer dat ik mijn tijd doorbreng met Robert. Naast het feit dat hij een goede vriend van me is, hebben we al eerder om tafel gezeten ter voorbereiding op de avond die komen gaat. Toen hebben we de ‘customer journey’ vanaf het eerste contact tot aan het precieze draaiboek doorgenomen. Robert is verantwoordelijk voor de afstemming met alle partijen: catering, horeca, organisatiebureau, techniek, personeel en externe inhuur.

Opvallend is het intensieve contact; een wijziging hier betekent een wijziging elders en dat moet weer worden afgestemd met persoon X. Als je je beseft dat het eerste contact in maart is geweest en dit één van de 30 trajecten is die door Robert wordt begeleid, dan is scherpte en planning niet onbelangrijk: “Aannames zijn dodelijk!” aldus de accountmanager.

Handen uit de mouwen

De ochtend begint rustig met een rondje door de locatie en het doornemen van de laatste wijzigingen. Daarna mag mijn jasje uit; alles moet worden klaargezet. In de theaterzaal zijn de mannen van de techniek bezig om alles klaar te maken voor de verschillende settings. De catering maakt zich druk om de diverse barretjes en buffetten en ik help links en rechts door te slepen met meubilair. De sfeer is gezellig en als je als leek naar de situatie kijkt, dan ziet het eruit als een goed georganiseerde chaos. Ik merk dat dit werk mijn perfectionisme goed aanboort. De tafels moeten recht staan, de vloer schoon en er moeten keuzes gemaakt worden. Niets wordt aan het toeval overgelaten. De druk en spanning bouwen zich bovendien op, doordat de komst van de gasten nadert.

Welkom last minute stress

De gasten druppelen binnen en vanaf de derde foyer kijken we op de gasten die hun welkomstdrankje ontvangen. “Kijk, dit loopt mooi”, is het commentaar van Robert. In de theaterzaal ontstaat er een soort last-minute-stress: de DJ is te laat, het gordijn kan nog niet dicht en de laatste technische puntjes moeten op de i gezet worden. Maar op het moment dat wij de deuren open doen en ik de gasten begeleid naar hun plek, is het ‘gewoon’ done. Het is me wel duidelijk geworden dat het Zwolse theater een zeer strakke ‘definition of done’ heeft. De gasten genieten van een mooi feest, een heerlijk hapje en de nodige drankjes. Wij lopen rond, proeven sfeer en kijken of alles goed loopt. Soms sturen we bij, maar de meeste druk is van de ketel.

Telefonie vs Theater

Nu vraag je je misschien af: wat heeft het Zwolse theater met telefonie te maken? Nou, eigenlijk vrij weinig. Daar waar we elkaar treffen is in het plezier voor het werk en in het voorop zetten van het belang van de klant. Voor de één zit het plezier in de overall organisatie, voor de ander in het tappen van een biertje en een gezellig praatje aan de bar. Al met al werkt iedereen vanuit zijn expertise en met een glimlach op zijn gezicht om er voor en met de klant een geslaagd evenement van te maken. En dat is, zonder enige vorm van twijfel, uitstekend gelukt!

Leerpunten

Voor mij was voornamelijk het voorbereidingstraject zeer leerzaam. Bij het theater is dit zeer nauwgezet. Iets waarvan we kunnen leren bij het aangaan van projecten bij Voys. Daarnaast viel me op dat er regelmatig piekmomenten zijn gedurende de dag. Soms zijn die verwacht, maar soms ontstaan ze ook door externe factoren. Op die momenten ontstaat er een andere vorm van leidinggeven en communicatie. Men geeft elkaar gemakkelijk feedback en het is mooi om te zien dat die feedback niets afdoet aan de relatie; het wordt gezien als feedback op inhoud.

Zwolse Theaters en Robert, bedankt voor het kijkje backstage!