Het selectieproces van Voys

Uit honderden sollicitaties de beste match vinden

Bij Voys nemen we gemiddeld één nieuwe collega per maand aan. Binnen een organisatie als Voys is de match met de organisatie en collega’s ontzettend belangrijk. Als je het traject van het aannemen van een nieuwe collega zo vaak doorloopt, dan zou je misschien denken dat je zoiets op den duur wel op de automatische piloot doet. Toch is iedere vacature weer anders, evenals de mensen die op zo’n vacature reageren. Hoe selecteer je nu de beste sollicitanten, hoe prik je tijdens een gesprek door sociaal-wenselijke antwoorden heen en hoe zorg je ervoor dat zoveel mogelijk collega’s tevreden zijn met de nieuweling?

In zeven stappen van noodkreet om versterking naar gelukkige nieuwe collega bij Voys!

1. We need reinforcements!

Gelukkige collega’s maken gelukkige klanten. Om gelukkig te zijn in je werk moet je plezier hebben in hetgeen je doet, daarin uitdaging vinden en de autonomie hebben om zelf beslissingen te nemen. Alle teams binnen Voys opereren autonoom. Dat betekent dat wanneer er behoefte is aan een nieuwe collega, dit door het team zelf wordt gesignaleerd. Het kan zijn dat er bijvoorbeeld vraag is naar een nieuwe collega met skills die nog niet aanwezig zijn binnen het huidige team of dat er simpelweg behoefte is aan versterking aan het front.

2. Hello, is it you we’re looking for?

Het team dat op zoek is naar een nieuwe collega, vult zelf in welke vaardigheden de nieuwe collega idealiter moet bezitten om het team te kunnen versterken. Een belangrijke stap in het proces, want door vooraf helder te maken wie en wat je zoekt, weet je ook beter waar je op moet letten in stap drie tot en met zes. Dit is ook het moment waarop onze HR heroes om de hoek komen kijken. Samen met het team gaan zij aan de tekentafel zitten om een profielschets te maken van de nieuwe collega.

Bij de zoektocht naar een nieuwe collega gaat het er trouwens niet alleen om wat hij of zij allemaal moet kunnen. Misschien nog wel belangrijker is dat een collega goed binnen het team past en het aanvult en versterkt. Door te kijken naar de verschillende DISC profielen van de huidige teamleden kunnen we goed bepalen welke eigenschappen nog aangevuld of versterkt mogen worden binnen het team. Daarnaast vinden we het belangrijk dat een nieuwe collega goed om kan gaan met de verantwoordelijkheid en de vrijheid binnen ons bijzondere organisatiemodel.

Alhoewel we altijd naar de Witte Raaf tussen de sollicitanten zoeken, betekent dat niet dat iemand per se alle benodigde skills op zijn of haar cv moeten hebben staan. Nieuwe collega’s krijgen bij Voys de kans om zich te ontwikkelen. Voor sommige vacatures is het daarom niet erg als we diegene de fijne kneepjes van het vak nog moeten leren. Die ontwikkeling vinden we niet alleen belangrijk bij nieuwe collega’s; ook bestaande collega’s moeten zich blijven ontwikkelen. Daarom krijgt iedere collega elk jaar de kans om een opleiding, cursus of training te volgen die bij hem of haar past.

3. De vacature de ether in!

Als we een duidelijk profiel hebben van de man of vrouw die we zoeken, buigen de collega-magneten zich over een aansprekende vacaturetekst. Die plaatsen we op Homerun, een sollicitatie tool waar we sinds kort gebruik van maken en groot fan van zijn. Via deze tool kun je uiteenlopende sollicitatiemogelijkheden kiezen. Zo kun je de sollicitanten simpelweg vragen om een mail te sturen naar aanleiding van de vacaturetekst, maar je kunt ze ook vragen hun LinkedIn gegevens te syncen in de tool of de mogelijkheid geven om een filmpje van zichzelf te uploaden (en nee, we verwachten geen Spielberg kwaliteiten). Vindt de sollicitant dat zelf niet zo’n goed idee, dan is het filmpje niet verplicht. Zo zetten we niemand voor het blok, maar kunnen we de potentiële kandidaten die het wel leuk vinden direct zien ‘performen’.

Nadat de vacature helemaal is ingericht in Homerun, delen we de vacature via onze eigen sociale kanalen (denk aan Facebook, Twitter, Instagram en LinkedIn). Hierna vragen we de vrienden van Voys om het bericht verder te verspreiden, wat tot een enorme piek aan zoekverkeer op de vacature pagina leidt. Ook promoten we de berichten, zodat we meer bereik genereren en natuurlijk mensen buiten ons eigen netwerk bereiken. Vooralsnog worden onze inspanningen iedere keer weer beloond met voldoende leuke sollicitaties, waardoor we nog nooit gebruik hoefden te maken van een recruiter of werving- en selectiebureau’s.

4. De selectieprocedure

Nadat de sollicitaties zijn binnengestroomd, komt de selectieronde. Gelukkig hoeven we geen talloze mailtjes onderling aan elkaar door te sturen, maar kunnen we in Homerun eenvoudig samenwerken om de beste collega te vinden. Alle collega’s van het team dat een nieuwe collega zoekt, kunnen namelijk inloggen en de binnengekomen sollicitaties lezen. Vervolgens kunnen ze de sollicitatie beoordelen en een korte motivatie geven hoe ze tot de beoordeling van de desbetreffende sollicitant zijn gekomen. Nadat iedereen van het team zijn of haar beoordeling heeft gegeven, kun je via de tool direct sollicitanten uitnodigen of afwijzen. De beoordelingen van de collega’s zorgen ervoor dat er een X aantal sollicitanten in aanmerking komen voor een speeddate.

5. Speeddaten

Na de voorselectie nodigen we de overgebleven sollicitanten uit voor een speeddate met collega’s van het team waar de sollicitant in komt te werken. Dat klinkt heel spannend, maar is eigenlijk veel minder beladen dan een sollicitatiegesprek. De sollicitanten hoppen die dag namelijk van ruimte naar ruimte en treffen in iedere ruimte een andere collega aan met wie ze over een ander onderwerp kletsen. Gaat de eerste date niet zo goed, dan kan de sollicitant dat ruimschoots goed maken bij de volgende collega (en kunnen ze tussendoor even bijkomen van de zenuwen).

De speeddate heeft als doel om meerdere mensen kennis te laten maken met de sollicitant, zodat het hele team kan beoordelen of iemand in het team past en over de juiste vaardigheden beschikt. Het leuke is: vaak is dat oordeel unaniem en wordt door alle collega’s dezelfde man of vrouw aangewezen die uitgenodigd moet worden voor een meeloopdag. Dat doen we natuurlijk niet op basis van onderbuikgevoel, maar op basis van een puntenscore: iedere collega geeft aan in hoeverre de match tussen Voys en de sollicitant er is op basis van kennis en vaardigheden, sociaal aspect en culturele match. Aan de hand van deze puntenscore ontstaat er als vanzelf een ranking. De mensen die het hoogste scoren, worden uitgenodigd voor de meeloopdag.

6. De meeloopdag

Na afloop van de speeddates nodigen we twee of drie mensen uit voor een meeloopdag. Tijdens de meeloopdag werkt iemand daadwerkelijk mee in het team waarin hij of zij wellicht terecht komt. Waar tijdens de speeddate meerdere sollicitanten worden uitgenodigd, is de meeloopdag echt dé dag van de sollicitant. Hij of zij krijgt diverse opdrachtjes die gericht zijn op het toekomstige werk. Zo mag een sollicitant voor Advies een adviesgesprek doen en wordt een sollicitant voor een marketingrol gevraagd om een blog te schrijven, een campagne te optimaliseren of een kort filmpje te maken van de dag. Naast dat je zo goed kunt zien wat de vaardigheden van de sollicitant zijn, merk je tijdens deze dag ook heel goed hoe iemand zich door de organisatie beweegt en zich opstelt naar andere collega’s. Ook kan de sollicitant zich een duidelijk beeld vormen van Voys als organisatie. Ee sollicitatiegesprek is immers tweerichtingsverkeer; ook de sollicitant moet het zien zitten om bij Voys te komen werken.

7. Hoera een nieuwe belhamel!

Na afloop van de meeloopdagen gaat het team in beraad: past een van de kandidaten goed bij het team? Als geen van de kandidaten de juiste match blijkt te zijn, dan is dat namelijk ook een conclusie en doorlopen we het sollicitatieproces opnieuw. Of een van de kandidaten voldoet aan het vooraf opgestelde profiel wordt bepaald op basis van puntenscore en op basis van onderbuikgevoel. Nadat de knoop is doorgehakt wordt het tijd om het blijde nieuws te vertellen aan de sollicitant. HR neemt contact op met de kandidaat om het goede nieuws te vertellen, wisselt de benodigde informatie uit en regelt tot slot alle zaken op het gebied van arbeidsvoorwaarden.

Zo zijn we er de laatste jaren in geslaagd om iedere maand een collega aan te nemen die past bij het team, past bij de organisatie en past bij het werk dat gedaan moet worden.

Nieuwsgierig naar onze openstaande vacatures? Klik!