Zo ga je goed voorbereid terug naar kantoor

Stapje voor stapje gaan mensen weer terug naar kantoor. In groepen en volgens regels werken zij op hun oude, vertrouwde werkplek. Als je switcht van of tussen werkplek(ken), hoe zorg je er dan voor dat je bereikbaar blijft op je vaste zakelijke nummer?

Om je volledig op je werk te kunnen richten, is het belangrijk dat essentiële zaken goed werken, zoals je telefonie. Als je de afgelopen maanden thuis aan het werk was, dan is de kans groot dat je je telefonische bereikbaarheid aan die situatie hebt aangepast. Werk je nu (soms) weer op kantoor? Dan is het handig om je bereikbaarheid aan te passen naar de situatie zoals die nu is.

Werk je nu nog niet op kantoor, maar ben je dat straks wel van plan? Ook dan is het handig om te checken of onderstaande scenario’s op jou van toepassing zijn. Dan ben je alvast goed voorbereid.

Bereikbaar blijven

Heb je niets gewijzigd aan je telefonische bereikbaar in de afgelopen thuiswerkmaanden? Dan hoef je nu niets te doen. Heb je wel wijzigingen aangebracht, check dan in deze blog welke situatie bij jou past. Hieronder staan de meestvoorkomende scenario’s op een rij.

Ik gebruik nu de app, maar wil mijn kantoortoestel weer gebruiken

Wanneer je de app hebt gebruikt en je je kantoortoestel weer wilt gebruiken, is er het een en ander dat gewijzigd moet worden. Dit komt omdat het VoIP-account voor de app nog ingesteld staat op ‘versleuteld bellen’. Hieronder vind je een stappenplan waarmee je ervoor zorgt dat je je kantoortoestel weer kunt gebruiken om mee te bellen.

1. Login in freedom.voys.nl met je gebruiker.
2. Ga naar beheer en dan naar gebruikers. Klik op het e-mailadres van de gebruiker.
3. Ga naar telefonie-instellingen, klik op het streepje en deselecteer je app-account in Freedom. Klik daarna op opslaan.
4. Ga naar beheer en klik op VoIP-account. Klik nu op het VoIP-account dat je voor het vaste toestel gaat gebruiken. Ga naar geavanceerde instellingen en deselecteer het vinkje voor ‘versleuteling forceren’. Klik daarna op opslaan. Het vinkje moet uitstaan.

Heb je bovenstaande stappen doorlopen? Dan kan je je vaste toestel weer aansluiten en er gewoon mee bellen.

Ik gebruik nu de webphone, maar wil mijn kantoortoestel weer gebruiken

Ook om deze instellingen weer goed te zetten, doorloop je een aantal stappen.

1. Login in freedom.voys.nl met je gebruiker.
2. Ga naar beheer en dan naar gebruikers. Klik op het e-mailadres van de gebruiker.
3. Ga naar telefonie-instellingen en deselecteer je webphone-account in Freedom. Klik daarna op opslaan.
4. Sluit het toestel weer aan.
5. Wanneer er voor het VoIP-account weer een groen bolletje staat, is het weer up and running en kan je weer bellen en gebeld worden met het vaste toestel.

Ik gebruik nu een doorschakeling naar mijn mobiele nummer, maar wil mijn kantoortoestel weer gebruiken

Dan is het belangrijk om de doorschakeling naar je mobiele nummer weer aan te passen naar het VoIP-account dat gekoppeld is aan je kantoortoestel. In deze handleiding leggen we uit hoe je je belplan wijzigt en ervoor zorgt dat je kantoortoestel weer gaat rinkelen.

Ik gebruik nu de app, en wil afwisselend de app en mijn kantoortoestel gebruiken

Dat kan. Als je twee verschillende VoIP-accounts gebruikt, hoef je alleen maar te switchen in de eindbestemming van de gebruiker. In deze handleiding lees je hoe je kan wisselen in de bereikbaarheid van de gebruiker.

Wanneer je gebruik wil maken van hetzelfde VoIP-account voor zowel het kantoortoestel als de app, zul je elke keer het account om moeten switchen. Mijn collega Joris legt hier uit hoe je van een kantoortoestel naar een app-account gaat. Dit is geen ideale situatie, want je zal iedere keer de stappen moeten herhalen die ik eerder heb uitgelegd onder het scenario ‘Ik gebruik nu de app, maar wil mijn kantoortoestel weer gebruiken’. Daarom raad ik je aan om vooral gebruik te maken van twee verschillende VoIP-accounts, zodat je makkelijk kan switchen in de bereikbaarheid van de gebruiker.

Ik gebruik nu de webphone, en wil nu afwisselend de webphone en mijn kantoortoestel gebruiken

Wanneer je dit wilt doen, trek je de stekker uit de vaste telefoon. Het duurt ongeveer een half uur voordat de registratie met ons platform is verlopen. Als je naar VoIP-account gaat in freedom.voys.nl, zie je achter het gebruikte VoIP-account een rood bolletje. Is deze rood, dan kun je de webphone gaan gebruiken. Hier is een handleiding die uitlegt hoe je de webphone instelt.

Ik heb mijn toestel van kantoor meegenomen naar huis, nu ga ik weer terug naar kantoor

Dit is een gevalletje van internet- en stroomkabel inprikken, en bellen maar. Gegevens als je telefoonnummer, gebruikersnaam en wachtwoord, zijn opgeslagen in de configuratie van het toestel. Daarom hoef je dit niet opnieuw in te stellen.

Ik heb mijn bereikbaar ingesteld op mijn kantoortoestel, toch blijft mijn app overgaan

Waarschijnlijk staat dan het VoIP-account van de app in het belplan en niet je gebruiker. Met een gebruiker kan je switchen in de eindbestemming. Neem even een kijkje in het belplan in freedom.voys.nl en check of je gebruiker of het VoIP-account erin staat. In deze handleiding ontdek je hoe je je belplan wijzigt.

Ik heb mijn openingstijden aangepast, die wil ik graag weer terugzetten

Met de module Openingstijden bepaal je wat er gebeurt als iemand naar je telefoonnummer belt. Heb je je openingstijden aangepast omdat de situatie veranderde in de afgelopen maanden en wil je deze nu graag weer terugzetten? Dit regel je in je belplan. In deze handleiding leggen we uit hoe je je openingstijden aanpast.

Past geen van bovenstaande scenario’s bij jouw situatie? Geen nood. Neem dan even contact met ons op, dan zorgen we ervoor dat je bereikbaar bent en blijft.

Altijd flexibel met de functie Gebruiker

Wie werkt met een gebruiker in het belplan, is flexibel. Je kan dan makkelijk switchen in de eindbestemming en bereikbaarheid van een gebruiker. Zo kan je ervoor kiezen om bereikbaar te zijn op een vast toestel, via de Voys app, de webphone of op je 06-nummer. Een voorbeeld: als je op kantoor bent, kan je bereikbaar zijn op je vaste toestel. Zit je in de auto? Dan kan je je bereikbaarheid instellen op de Voys app of je 06-nummer. Zo ben je altijd en overal bereikbaar op een manier die bij jou past.

Wanneer je met meerdere collega’s werkt en je wil dat de alle telefoons van een groep collega’s over gaan, kan je gebruik maken van een belgroep. Zet hier je gebruiker in en geef aan waar je wil dat de telefoon gaat rinkelen. Wil je even niet bereikbaar zijn? Dan zet je je gebruiker op ‘niet bereikbaar’ en gaat de telefoon alsnog over bij je collega’s. In deze handleiding lees je hoe je een gebruiker aanmaakt.

Gratis Conference

Dan nog even dit. Vlak nadat in maart de intelligente lockdown van start ging, besloten we de Conference-module voor al onze klanten gratis beschikbaar te maken tot 31 december 2020. Met Conference kun je telefonisch vergaderen. Maak je nog geen gebruik van Conference? Dan kun je dat nu alsnog kosteloos doen. Zonder tegenbericht wordt de module op 1 januari 2020 weer een betaalde dienst. Geen zorgen, we sturen hier voor het einde van het jaar een reminder over.

Hieronder legt mijn collega Joris uit hoe je de Conference feature instelt en gebruikt.

Heb je hulp nodig bij het instellen van je telefonie? Of je heb je een andere vraag? Neem gerust contact met ons op via 050 7009920, via info@voys.nl of via de chat-optie op deze website. We helpen je graag. 🙂