De voordelen van de Gebruiker in de telefooncentrale van jouw klanten

Profielfoto van Sanne
Sanne Bakker
23 mei 2025
4 min

Als Partner van Voys lever je zakelijke communicatie gericht op flexibiliteit en gemak voor jou als partner én jouw klanten. De feature Gebruiker is hierbij een onmisbare tool die jouw klant helpt om zijn telefooncentrale zo slim en efficiënt mogelijk in te richten. In dit blog duiken we dieper in de mogelijkheden van de Gebruiker. 

Simpel inloggen in alle producten met de Gebruiker

De meeste mensen weten wel dat je de Gebruiker nodig hebt om in te loggen in de telefooncentrale, de app, de webphone en de browserextensie. Handig, jouw klant heeft dus maar één inlog nodig om gebruik te maken van alle producten die jij aanbiedt. Je voegt Gebruikers eenvoudig toe, eventueel namens je klant, zodat ook zij gebruik kunnen maken van de app en webphone.

Goed om te weten: je kent eenvoudig rechten toe aan een Gebruiker. Zo zorg je ervoor dat niet iedereen toegang heeft tot alle facetten binnen de centrale, bijvoorbeeld het aanmaken van (betaalde) diensten of het wijzigen van een belplan.

De Gebruiker koppelen aan toestellen

Het koppelen van devices aan de Gebruiker biedt jouw klant talloze manieren om de centrale slim en efficiënt in te richten. De belangrijkste voordelen lichten we hier toe.

1. Gemakkelijk schakelen in bereikbaarheid

Je kunt de Gebruiker persoonsgebonden voor jouw klant inzetten. Iedere medewerker krijgt daarmee een eigen Gebruiker. Per Gebruiker stel je in welke devices eraan gekoppeld moeten worden. Zo kan het bureautoestel, de app, de webphone en eventueel het mobiele (privé-)telefoonnummer van die medewerker gekoppeld worden aan zijn Gebruiker.

Deze medewerker kan vervolgens zelf heel gemakkelijk aangeven of, en waarop hij bereikbaar is. Je schakelt zo heel gemakkelijk in de bereikbaarheid. Dit doet de medewerker het eenvoudigst via de app of de webphone. Hierdoor hoef je als klant (of partner) niet meer in te loggen in de centrale om bepaalde toestellen over te laten gaan. 

De Gebruiker status en oproepen

2. Beschikbaarheidsstatus van collega's

Het is niet alleen efficiënt dat je als medewerker zelf heel makkelijk kunt aangeven óf en op welke manier je bereikbaar wilt zijn, het is ook handig dat collega’s dit van elkaar weten. Dat hebben we mogelijk gemaakt. Medewerkers zien van elkaar of ze bereikbaar, in gesprek of niet bereikbaar zijn. Dit overzicht vind je terug in de portal, de app en webphone.

Een duidelijk overzicht van de beschikbaarheidsstatus is in veel opzichten waardevolle informatie voor jouw klant. Is een collega in gesprek? Dan weet je dat je daar niet naar kunt doorverbinden. Je kunt ook beslissen om tijdelijk extra collega’s toe te voegen in een belgroep of ze er juist uit te halen, zodat er meer of minder Gebruikers worden aangeroepen.

Tot slot is het erg waardevol voor jou als partner wanneer de lijst met de beschikbaarheidsstatus van de Gebruikers ook zichtbaar wordt in de telefooncentrale. Je biedt dan nog efficiënter en beter support aan jouw klant. Je ziet van alle Gebruikers wat de beschikbaarheidsstatus is.

De Gebruiker beschikbaarheidsstatus

De feature Gebruiker is voor veel doeleinden handig. Maar hoe je de Gebruiker ook inzet, het belangrijkste is: jouw klant weet altijd welke collega’s bereikbaar zijn, ongeacht welk toestel er op dat moment wordt gebruikt. 

3. Eén intern telefoonnummer per collega

De Gebruiker heeft, net als vele andere features, een eigen intern telefoonnummer. Dit werkt ontzettend efficiënt. Aangezien je als Gebruiker aangeeft op welk device je bereikbaar bent, hoef je niet eerst alle losse toestellen van die Gebruiker proberen te benaderen. Je belt intern dus naar de Gebruiker en niet naar de toestellen van die Gebruiker. Je voorkomt hiermee dat je iemand op zijn bureautoestel intern probeert te bellen, terwijl diegene thuis bereikbaar is op z’n webphone. 

Daarnaast is de contactenlijst ook veel overzichtelijker. Wanneer je als collega gebruik maakt van drie toestellen (app, webphone en bureautoestel) en ook doorschakelt naar mobiel, dan heb je voor één medewerker al 3 verschillende interne nummers en 1 mobiel telefoonnummer. Het overzicht raak je snel kwijt, helemaal bij meerdere medewerkers. Deze vier opties zijn ondergebracht in één Gebruiker met één intern nummer, wat het een stuk overzichtelijker maakt. 

De Gebruiker een intern nummer

Inzetten van de Gebruiker in de telefooncentrale

Wanneer je de Gebruiker voor jouw klant in wilt zetten, vergeet dan niet om de Gebruiker te selecteren als stap in het belplan of als onderdeel in de belgoep in plaats van de losse toestellen (VoIP-accounts). Ofwel, wanneer de Gebruiker niet is geselecteerd, werkt het switchen in bereikbaarheid niet.

De Gebruiker in belplan en belgroep

Sommige klanten hebben een telefoon staan bij de receptie, of maken bijvoorbeeld gebruik van een deurbelintercom. In deze situaties raden we aan om gebruik te maken van een VoIP-account in plaats van een Gebruiker, en deze dus ook te selecteren in het belplan. 

Feedback en meer informatie

We ontwikkelen onze producten graag samen met onze partners. Heb je een goed idee? Of heeft jouw klant een mooie suggestie? Dat is heel waardevol, laat het ons dan ook vooral weten via de feedback knop in onze producten of neem contact met ons op. Wil je nog meer weten over de (werking van de) Gebruiker? Bekijk dan de wikipagina over deze feature.

Meer verhalen lezen

Op onze blog posten we over van alles en nog wat, ga er gewoon voor en lees een paar posts voor je eigen plezier.

Ga naar de blog
Hoe Voys in 2025 zakelijke communicatie opnieuw definieert: van telecomprovider naar relatiebouwer

van 24 januari 2025

Hoe Voys in 2025 zakelijke communicatie opnieuw definieert: van telecomprovider naar relatiebouwer

Meer lezen
Voys Partners: bied jouw klanten de beste communicatieoplossing

van 9 januari 2025

Voys Partners: bied jouw klanten de beste communicatieoplossing

Meer lezen