Holacracy in de praktijk

Ondertussen is Voys ruim een maand een Holacratisch bedrijf. Het invoeren van Holacracy is een grote ingreep in veel bedrijven en wij waren heel benieuwd of dat bij ons ook zo zou zijn. Nu we een stapel werk- en roloverleggen verder zijn, maken we een tussentijdse balans op. Wat vinden we ervan?

Holacracy

Holacracy is een organisatiemodel die steeds meer bedrijven gaan aannemen. In dit model zijn collega’s volledig verantwoordelijk voor hun eigen werkzaamheden. Iedereen is ondernemer binnen zijn eigen ‘rollen’. Managers zijn ook hier (net als in het Voys Model) niet welkom. Het onderscheidt zich voornamelijk in de overleggen: Geen oeverloze vergaderingen, maar collega’s die een spanning benoemen en direct op zoek gaan naar een werkbare oplossing.

Een paar weken geleden schreef ik waarom wij als bedrijf Holacracy in willen gaan voeren als aanvulling op het Voys model. Na het schrijven ben ik op vakantie gegaan, dus de eerste drie weken heb ik gemist.

YoloCrazy

Met een frisse kop kom ik terug bij Voys. In Glassfrog, de software waarin alles over de Holacratische structuur van ons bedrijf wordt bijgehouden, zie ik al snel dat ik de rollen ‘Orakeldraak’ en ‘Pacman’ toegewezen heb gekregen. Mijn collega’s spreken een andere taal, want woorden als Lead Link, Facilitator, Roloverleg en Rep Link lijken al heel vertrouwde termen voor hen te zijn.

Het is duidelijk, waar het eerst nog gekscherend ‘YoloCrazy’ werd genoemd, zijn we nu serieus begonnen met de implementatie van dit nieuwe organisatiemodel. De hoogste tijd om onze eerste ervaringen te delen.

De eerste stappen zijn even wennen

In korte tijd is er veel veranderd. Nieuwe overlegvormen, nieuwe rollen en een nieuwe vocabulaire. Met name de nieuwe overlegvormen zorgen voor wat onduidelijkheid. Wanneer mag je ergens wel en niet op reageren en waar breng je welk onderwerp in?

Rollenspel

Voys bestaat nu uit vier cirkels en 67 rollen en dit worden er elke week meer. De rollen zijn in het begin iets abstracts. Doordat collega’s steeds meer verantwoordelijkheden toevoegen of juist verwijderen ontstaat er een duidelijke werkstructuur op basis van die rollen. Nu nog zien we een rol als een persoon, omdat simpelweg die ene persoon altijd die ene werkzaamheid uitvoerde. Langzaam groeit het besef dat rollen geen personen zijn, maar een gedetailleerde omschrijving waar degene die de rol invult verantwoordelijk voor is.

Guru’s en Pacmannetjes

Ondertussen lijkt het een sport geworden om die rollen een leuke naam te geven. ‘De Schoonmaker’ is verantwoordelijk voor het netjes houden van Freedom en ons CRM-systeem. De ‘Online Aansluitguru’ is verantwoordelijk voor het aansluiten en contact opnemen met klanten die zich online aansluiten en ik ben dus Pacman, degene die alle telefoons configureert en naar onze klanten stuurt in mooie pakketjes.

Dinsdag overlegdag

De dinsdagen worden gekenmerkt door de werk- en roloverleggen van de verschillende cirkels. Het zijn veel overleggen die nu nog veel tijd en energie kosten. Dat we dit op één dag doen is van praktische aard, omdat onze Holacracy-coach Diederick Janse er is om ons de ‘spelregels’ en methoden te leren.

De eerste resultaten worden zichtbaar

Al zijn we pas vijf weken bezig, toch is het leuk om te horen dat collega’s positief zijn over de eerste veranderingen:

“Wat ik vooral heel plezierig vind is dat Holacracy rollen en verantwoordelijkheden duidelijk maakt en acties en projecten inzichtelijk worden voor iedereen.” – Floor

“Door duidelijke regels zijn de overleggen effectief en worden alleen noodzakelijke spanningen besproken. Hierdoor worden de overleggen steeds korter en beter.” – Karlien

“Erg leuk om te zien hoe er uiteindelijk meer structuur in de organisatie komt zonder dat de vrijheden die er binnen het Voys model al waren er onder lijden.” – Tom

“Vijf werkoverleggen en drie roloverleggen verder moet ik zeggen dat het aardig begin te wennen. Alles krijgt wat meer vorm en ik denk dat we hier heel goed mee gaan werken.” – Steffie

Updates volgen

Over een paar maanden, met een nog beter totaalbeeld, schrijven we verder over onze ervaringen met de implementatie van Holacracy. Stay posted!