Bouwblokken van een zelfsturende organisatie

Een waarschuwing vooraf

De weg naar zelfsturing brengt een organisatie in haar ontwikkeling in een stroomversnelling. Dit betekent dat je een tijd lang intern georiënteerd zal zijn. Dat is niet erg, want met de tijd vertaalt zich dit dubbel terug in de activiteiten die je onderneemt in de buitenwereld. Het zetten van de stappen naar zelfsturing is spannend en het heeft tijd nodig. Als we het hebben over tijd, dan praten we niet over weken of maanden. We praten over één tot twee jaar en ook dan is het nooit echt af. Je moet het experiment dan ook één tot twee jaar durven volhouden: zelfs als alles tegen lijkt te zitten, wil je door de lastige fases heen komen.

Standaard bouwblokken

Omdat een hoop van de bottlenecks generiek zijn voor ieder bedrijf hebben we deze standaard bouwblokken beschreven. Daarbij hebben we gekeken naar oplossingen die verschillende organisaties – zowel zelfsturend als traditionele organisaties – gebruiken om deze problemen effectief op te lossen. Hierdoor zijn de gevonden oplossingen heel volwassen. Dat maakt ze soms één op één kopieerbaar, terwijl het ook zo kan zijn dat ze niet goed passen bij de fase waar je bedrijf in zit of de grootte die ze heeft. Laat je dus vooral inspireren. Stel vast wat je nodig hebt, kopieer wat je kunt en pas aan waar dat beter past. Zo kom je snel tot de beste systemen voor jouw bedrijf.

Van bottleneck naar bottleneck

Het is heel belangrijk om in je achterhoofd te houden dat je organisatie niet gelijk ‘alles’ nodig heeft. Kijk naar de problemen die je werkelijk ervaart en zoek daar een passende oplossing bij. Om effectief van a naar b te komen is een fiets soms handiger dan een Ferrari. Die laatste is niet alleen duur maar het bouwen en onderhouden ervan is aanzienlijk complexer dan bij een fiets. Dit geldt ook voor de bouwblokken van je bedrijf.

Kijk dus naar de grootste bottleneck waar je tegenaan loopt en vind daar een passende oplossing voor. Niet de perfecte oplossing: een 8 uit 10 is goed genoeg. Ga daarna door naar de volgende bottleneck.

Uiteindelijk kom je zo uit bij een systeem waarbij de evolutie het ontwerp bepaalt. Niets is statisch en alles kent steeds kleine veranderingen en verbeteringen. De weerstand tegen veranderingen verdwijnt daarmee ook en werk wordt gedaan op basis van behoefte.

Let evolution design your company

Herhaling, proces en tijd

Een vaste herhaling, een vast proces en het maken van tijd vormen samen belangrijke componenten in het aanleren van nieuw organisatiegedrag. Maak daar maximaal gebruik van.

Dit laat zich wellicht het beste uitleggen met een praktijkvoorbeeld. Bij Voys merkten we op een gegeven moment dat strategie niet vanzelf ontstond, ook al waren er rollen verantwoordelijk voor. Na onderzoek werd er een standaard methode gevonden om strategie te ontwikkelen. Een methode die – met wat aanpassingen – geschikt is voor een zelfsturende organisatie. Zo ontstond het outlook-proces: daarover schreven we het hoofdstuk Strategiebepaling.

In dit proces wordt de lange termijn bepaald én in het proces wordt zij onder andere verbonden aan projecten die op de korte termijn – lees: de komende maanden – gaan bijdragen. Dat proces werd elke drie maanden herhaald. Versie één van het outlook-proces werkte heel aardig, maar al gelijk zagen we ruimte voor verbetering. Eén van die verbeteringen is dat we naar intervallen van vier maanden zijn opgeschoven. Inmiddels wordt er zelfs over intervallen van zes maanden gesproken. Zo zie je dat de ruimte voor verbetering van het proces blijft bestaan, zelfs bij een proces dat vier jaar oud is en dat we meer dan 100 keer hebben geoefend.

Een vaste herhaling, een vast proces en het maken van tijd vormen samen belangrijke componenten bij het aanleren van nieuw organisatiegedrag

Hoe implementeer je de bouwblokken?

Geef ieder bouwblok dat je toevoegt de tijd om te landen in de organisatie. Soms merk je dat iets snel wordt opgepakt en soms duurt het simpelweg langer. We hebben elementen die door het lage intervaltempo van ‘oefenen’ soms wel een jaar nodig hebben om echt geïntegreerd te raken.

Dat betekent ook dat je meerdere bouwblokken naast elkaar kunt invoeren. Doe dit op basis van urgentie: pak aan wat er aangepakt moet worden. Is de mentale ruimte op, wacht dan even met nieuwe zaken totdat een bouwblok onderdeel is geworden van het systeem. Wees daarin kritisch: liever één project succesvol, dan vijf projecten die stranden. Vaak betekent dit dat mensen in de organisatie werken aan één (hoofd)project.

Bouwblokken worden succesvol geïmplementeerd als je er projecten van maakt. Lees hier ook meer over het hoofdstuk De kracht van het experiment: build measure learn. Die projecten maken duidelijk wat er gedaan moet worden en wie waar verantwoordelijk voor is. Ook heb je zo een overzicht van de projecten die actief zijn in de organisatie. Status updates bij die projecten versterken de zichtbaarheid van een project en zorgen ervoor dat de organisatie up-to-date blijft. Die statusupdates zorgen er weer voor dat individuele rollen die bij een project actief zijn het proces autonoom kunnen dragen.

Alle hoofdstukken die hierna volgen kun je beschouwen als een bouwblok of als fundering van zo’n bouwblok. Soms is dat iets praktisch als het slim inrichten van een vergadering. Een andere keer is het meer abstract, denk aan het geven en ontvangen van feedback. Met alle elementen bij elkaar bouw je een organisatie die sterk blijft staan.