Aan de slag met Notion: zo ziet onze knowledge base eruit

Lees je onze verhalen graag? Meld je dan nu aan voor Marks nieuwsbrief vol verhalen die jou en je onderneming helpen groeien. 

Zo, dat heb je goed geregeld: je hebt een tool voor knowledge management. Je zou wel achterover willen leunen, maar dat lukt niet echt, want je hebt geen idee hoe je de knowledge base inricht. Gebruik je Notion als knowledge management tool? Let dan goed op. Ik leg je precies uit hoe we bij Voys met Notion zijn gestart. Wie weet helpt het jou op weg om je knowledge management tool optimaal in te richten.

Notion is de tool die we gebruiken als knowledge base. Notion is gebruiksvriendelijk, de pagina’s staan standaard open voor bewerking en we kunnen gewoon inloggen met onze Google-accounts. Daarom werkt de tool goed voor ons en de kans is groot dat dat ook voor jouw organisatie geldt.

In mijn vorige blog lees je waarom we voor Notion als knowledge base hebben gekozen en hoe we onze cultuur van knowledge management hebben gecreëerd.

Zo liepen wij vast bij het gebruik van Notion

De beste tool voor je organisatie vinden: dat is één ding. Maar zorgen dat iedereen de tool op de juiste manier gebruikt, dat is iets anders. Daarom hebben we binnen de organisatie een structuur opgezet die ervoor zorgt dat informatie beschikbaar en vindbaar is én blijft. In dit stuk vertel ik hoe we dat gedaan hebben.

Notion is voor ons de beste tool, maar ermee werken, dat ging niet vanzelf. De noodzaak voor het bedenken van een werkwijze en een structuur ontstond toen meer en meer collega’s informatie deelden in Notion. Een positieve ontwikkeling, want collega’s gebruikten de tool. Juist omdat het zo makkelijk is om informatie te delen, is het ook makkelijk om er een rommel van te maken. Het was een recept voor chaos.

Die chaos zorgde ervoor dat collega’s geen informatie meer konden vinden in de knowledge base. En de zoekfunctie, een minpuntje van Notion, hielp ook niet mee. Omdat collega’s niet vonden wat ze zochten, stopten ze uiteindelijk met het toevoegen van informatie. Zo had de laagdrempeligheid die ons zo aansprak juist een omgekeerde uitwerking.

Het werd tijd om Notion goed in te richten. Zodat collega’s er echt wat aan zouden hebben. Om dat te doen, was het belangrijk om te checken wat we ook alweer wilden bereiken met het gebruik van deze tool.

Het doel van Notion als onze knowledge base

Onze doelen bij het gebruik van Notion zijn:

• Nieuwe collega’s eenvoudig inwerken en ze relevante informatie aanbieden
• Het makkelijk maken om informatie up-to-date te houden
• Het makkelijk maken om informatie toe te voegen
• Het makkelijk maken om informatie te vinden
• Asynchroon samenwerken aan projecten

Een systeem uitwerken in Notion: zo begin je

Voor ons zijn vier elementen belangrijk voor onze knowledge base. Vanuit deze behoeften hebben we structuur aangebracht in Notion.

• Het delen van kennis
• Cirkels en rollen, dit kun je zien als teampagina’s
• Persoonlijke pagina’s
• Databases

Kennis delen

Onze knowledge base bestaat uit een aantal specifieke topics waarin collega’s verdiepende informatie vinden over de organisatie, onze werkwijze en ons product.

• Organisatie: bevat algemene informatie, geschiedenis van het bedrijf, visie en strategie.
• Werkwijze: handboek voor nieuwe en bestaande collega’s. Alles wat je moet weten over het kantoor, samenwerken, veiligheid en de dagelijkse gang van zaken staat hier beschreven.
• Product: alles over ons product, met uitleg over wat we wat aanbieden en onze roadmap.
• Design: alles over het design van bijvoorbeeld de website en marketinguitingen en ons designsysteem.
• Development: alles over het schrijven van code.
• Groei en marketing: van onze PR-informatie tot onze buyer persona’s, maar ook oplossingen voor problemen met de website.
• Support: alles over het adviseren en ondersteunen van onze klanten.

Het mooie van Notion is dat je een lay-out kunt kiezen die je goed vindt passen bij het type informatie. Zo past een tabel goed bij een contentplanning en platte tekst beter bij een strategisch stuk. Daarnaast heb je de mogelijkheid om te linken naar een pagina die relevant is. Hiermee doorbreek je de hiërarchie, van belangrijk naar onbelangrijk. Dit creëert de juiste flow bij het zoeken en vinden van informatie.

Cirkels en rollen

In een traditionele organisatie heb je een teampagina. Wij hebben pagina’s voor specifieke cirkels en rollen. Deze pagina’s bevatten informatie die relevant is voor teams, maar dan vooral op een praktisch niveau. De zaken die je nodig hebt om op dagelijkse basis je werk uit te voeren, staan hier. Dat maakt het tot de pagina’s waar ons werk echt leeft.

Verandert de informatie in kennis? Dan verplaatsen we het naar onze knowledge base. Dat is een beetje een grijs gebied, dus het is ook aan degene die de informatie plaatst én bekijkt om hier actief over na te denken. Bij twijfel kun je hierover het gesprek met elkaar aan gaan.

De meeste pagina’s bevatten informatie die na verloop van tijd relevantie verliest en die gekoppeld is aan een tijdstructuur. Zo zie je precies aan welke projecten is gewerkt en lees je notities van meetings en updates.

Persoonlijke pagina’s

Persoonlijke pagina’s zijn eigen ruimtes van mensen die in de organisatie werken. Voor sommigen bevat het hun ‘handleiding’, zodat je als collega beter begrijpt wat er nodig is voor een goede samenwerking. Voor anderen bevat het dingen waar ze aan werken of over nadenken. De eigenaar van de persoonlijke pagina heeft zelf de keuze om de pagina op privé te zetten of openbaar te maken, het is maar net waar die persoon zich prettig bij voelt.

Databases

In onze databases vind je de data zoals die ook bij andere organisaties gebruikt wordt. In de Notion database filter je heel eenvoudig, waardoor je relevante informatie snel inzichtelijk maakt. Bovendien kun je de database op verschillende manieren vertonen, bijvoorbeeld als bord, kalender of als lijst. Dat maakt het heel gebruiksvriendelijk, want er is altijd wel een manier die aansluit bij jouw denkwijze.

Dit zijn onze belangrijkste databases:

• Beslissingen
• To-do’s
• Tools
• Projecten
• Investeringsvoorstellen

Daarnaast hebben we ook heel praktische databases, zoals onze contentkalender. We weten precies wat er op de planning staat, of het gaat om een video of blog en wie de taak uitvoert.

Onderzoek wat jouw organisatie nodig heeft

Onze knowledge base past goed bij ons, maar dat wil natuurlijk niet zeggen dat het ook voor jou de ideale manier is om je knowledge base in te richten. Ook binnen jouw organisatie zijn er verschillende behoeften. De mensen van Finance hebben andere vragen dan het Marketing-team. Daarom heeft iedere cirkel bij ons een eigen pagina die ze zo toegankelijk mogelijk inrichten, maar die ook voor henzelf praktisch werkt.

Vraag daarom ook om input binnen de organisatie. Zo kom je samen tot een knowledge base die werkbaar is voor iedereen. En vergeet niet, het hoeft niet in een keer goed. Je mag experimenteren en het kan dan ook best een beetje chaotisch worden. Zo leer je precies wat voor jouw organisatie werkt. Notion is een gebruiksvriendelijke tool die daar genoeg mogelijkheden voor biedt.

Volg onze Notion blogserie

Ben je benieuwd waarom we voor Notion hebben gekozen en op welke manier je Notion kunt structureren? In onze Notion blog-serie ontdek je er alles over.

Check hier de overige delen van deze Notion-serie

• Zo kies je de beste tool voor succesvol en schaalbaar knowledge management
• Structuur aanbrengen in Notion: zo maak je informatie in jouw bedrijf goed vindbaar