Informatie delen met collega’s: 5 tips voor ijzersterke interne communicatie

Een succesvol bedrijf valt of staat met een team dat werkt aan dezelfde doelen. Dat wordt een heel stuk makkelijker wanneer iedereen de beschikking heeft over dezelfde informatie. Een transparant en overzichtelijk systeem voor alle informatie binnen je organisatie is geen nice-to-have maar een absolute must-have. In dit blog geef ik je 5 tips voor het versterken van je interne communicatie, waardoor processen soepeler en succesvoller verlopen.

Een soepel proces rond informatie en communicatie

Collega Mark schreef eerder een blog over de waarde van het bouwen van een informatieorganisatie. Een geweldige eerste stap richting transparantie natuurlijk, maar uiteindelijk valt of staat een informatieorganisatie met de uitvoering.

Dat is waarom je een systeem nodig hebt. Zo wordt het delen van informatie een gewoonte binnen je organisatie en weten collega’s waar ze welke informatie kwijt kunnen zonder hun collega’s te overweldigen. (Want elk detail weten over ieder project, dat is ook weer niet nodig.)

Met deze 5 tips zorg je ervoor dat zowel het delen van informatie als de communicatie rondom die informatie goed verloopt, waardoor collega’s beter samenwerken en je organisatie sterker wordt.

Tip 1: Gebruik je communicatiekanaal niet als opslagplaats

Informatie en communicatie is niet hetzelfde. En als je helder en effectief wilt samenwerken, is dat een verschil om scherp op te zijn. Dat is waar het vaak mis gaat: het lijkt of collega’s willen communiceren, terwijl ze eigenlijk gewoon informatie willen delen.

Dit is het verschil tussen informatie en communicatie:

• Informatie gaat één kant op en is een manier om gedachten, feiten en meningen te delen.
• Communicatie gaat twee kanten op en is de actieve uitwisseling van gedachten, feiten en meningen.

Klinkt dat als gezeur over details? Wacht dan maar tot je mailbox overstroomt en je niets meer kunt terugvinden. Er is geen zicht meer op de gedeelde informatie, niemand kan het terugvinden, het raakt vergeten en dus is eigenlijk alle moeite voor niets geweest.

De oplossing voor dit probleem is supersimpel: gebruik een communicatiekanaal en een informatietool.

Deel in je communicatiekanaal alleen de linkjes naar de informatie en zet de informatie zelf in je informatietool. Zelf gebruiken we Slack als belangrijkste communicatietool voor de organisatie. Voor onze informatie gebruiken we Notion. Als we kennis of updates over projecten willen delen, zetten we een linkje naar de betreffende Notion-pagina in Slack.

Om meer helderheid te scheppen, kun je overwegen om het Slack-kanaal en de Notion-pagina dezelfde naam te geven. Bij ons heeft de Finance-cirkel een Slack-kanaal en een Notion-pagina met de naam Finance. Het is zo meteen duidelijk dat deze informatie en communicatie aan elkaar gelinkt zijn.

Tip 2: Beperk je tot maximaal twee communicatiekanalen

De beste manier om te zorgen dat de communicatie over belangrijke informatie iedereen bereikt, is het beperken van je communicatiekanalen. Als je overal linkjes naar informatie deelt, raken collega’s al snel het overzicht kwijt. Dus de scheiding tussen informatie en communicatie is op zichzelf niet genoeg.

Om te zorgen dat de communicatie gestroomlijnd is en aansluit bij de organisatie, kies je een beperkt aantal methoden en tools die de hele organisatie gebruikt. En daar hou je het bij.

Bij Voys gebruiken we Slack als basis voor al onze communicatie. Dit werkt handig omdat we een hybride bedrijf zijn. Of collega’s op kantoor of thuiswerken maakt niet uit, iedereen heeft op dezelfde manier toegang tot dezelfde communicatie. Slack werkt geweldig voor snelle berichten aan een collega, een groep collega’s of zelfs de hele organisatie. Daarnaast werkt Slack perfect voor asynchroon werken. Collega’s kunnen zo op hun eigen tijd reageren op vragen.

Op Slack delen we dan ook updates over projecten, aankondigingen voor het hele bedrijf en opnames en notities van vergaderingen. Of updates op persoonlijk vlak, zoals zwangerschappen, verhuizingen en andere grote gebeurtenissen in de levens van onze collega’s. Want ook dit is waardevolle informatie.

Directe communicatie, zoals online meetings, doen we via Google Hangouts. Daarnaast gebruiken we Slack om even kort met elkaar te bellen (een huddle) en hebben we vergaderruimtes die zijn ingericht op hybride samenwerken.

Tip 3: Schrijf op een manier die reacties oplevert (of juist niet!)

Zorg dat je het reageren op elkaars berichten aanmoedigt. Want door op elkaar te reageren en door het uitwisselen van informatie transformeert de manier waarop je werkt. Zo ga je van een afzonderlijke werkwijze naar een samenwerking. Samenwerking leidt tot groei, dus het is heel waardevol om de interactie tussen collega’s te stimuleren.

Een heel simpele manier om een reactie te krijgen, is het vragen om een reactie als je een bericht deelt. Dat klinkt als een open deur, maar het wordt toch vaak vergeten omdat we er vanuit gaan dat het logisch is om te reageren. Maar dat is beredeneerd vanuit jezelf. Een collega kan daar heel anders over denken. Dus, vraag om wat je nodig hebt.

Een paar aanvullende tips:

• Stel open vragen: door open vragen te stellen, motiveer je mensen om na te denken over een antwoord en geven ze uit zichzelf meer behulpzame reacties.
• Laat weten dat je openstaat voor input: collega’s willen graag bijdragen. Als je vraagt om input, dan zul je zien dat je waardevolle inhoudelijke reacties ontvangt.
• Laat het ook weten als je juist geen reacties wil: deze duidelijkheid is eerlijk en het bespaart collega’s een hoop tijd.

Tip 4: Herhaal je boodschap regelmatig

Je kunt niet verwachten dat iedereen jouw bericht de eerste keer heeft gezien. Daarvoor komen er dagelijks te veel communicatiestromen op mensen af. Als je je collega’s wilt bereiken, is het veel slimmer om je bericht op verschillende momenten in verschillende bewoordingen te delen.

Kijk maar naar je social media feed: herhaling werkt. Dagelijks zie je dezelfde reclame meerdere keren langskomen, waardoor de boodschap blijft hangen. Kijk ook met deze blik naar je interne communicatie.

Dat betekent natuurlijk niet dat je je collega’s 15 keer per dag spamt. Wel dat je kijkt: hoe kan ik mijn boodschap effectief verpakken en herhalen, zodat ik de reacties en uitkomsten krijg die ik zoek.

Schrijf je berichten op verschillende manieren, in relevante Slack-kanalen, geef meer of minder informatie en stuur je bericht op verschillende dagen en tijden.

Tip 5: Help collega’s bij interne communicatie

Bij veel collega’s ligt de focus op de inhoud van hun werk. Het neemt zoveel tijd en aandacht in beslag, dat er daardoor niet altijd ruimte is om op het juiste moment en de juiste manier over het werk te communiceren met collega’s. Het is geen wonder dat collega’s dan al snel denken: ‘laat maar, te veel gedoe’.

Zonder proces of structuur wordt interne communicatie ook gedoe, dus ergens hebben ze nog gelijk ook. Maar hierdoor verlies je wél waardevolle informatie.

Daarom loont het de moeite om collega’s duidelijk te maken HOE ze kunnen communiceren over hun werk met advies, ideeën en tips, zodat collega’s de waarde van communicatie gaan inzien, maar ook de praktische tools hebben om tot uitvoering te komen.

Dat is precies waar ik me bij Voys mee bezighoud, samen met een groep collega’s. Het is belangrijk dat er collega’s zijn die even uitzoomen en het hele interne communicatieproces overzien. Zo maak je de interne communicatie sterker, waardoor collega’s elkaar beter begrijpen, soepeler samenwerken en de kwaliteit van het werk hoger wordt.

Ik luister, geef feedback en schrijf soms zelfs een concept voor een bericht dat mensen kunnen plaatsen in Slack. Daar ben ik trots op, want met deze hulp wordt onze interne communicatie, en dus onze organisatie, sterker.

Heb jij een systeem voor je interne communicatie?

Interne communicatie kun je allemaal aan het toeval overlaten, maar veel slimmer is het om te investeren in je interne communicatie met toegankelijke tools en processen en collega’s die de juiste ondersteuning bieden. Je zult zien welke positieve invloed dit op jouw organisatie heeft. Hoe werk jij aan de interne communicatie binnen jouw organisatie? Ik hoor graag jouw ervaring via LinkedIn!