PACE-week: evalueren, vooruitkijken en groeien met de hele organisatie 

Dingen doen omdat we ze nou eenmaal altijd zo doen: daar geloven we bij Voys niet zo in. Onze ambities en teams groeien, dus zoeken we steeds naar manieren om beter en slimmer samen te werken. Daarbij dagen we onszelf uit, want we willen niets liever dan kwalitatief hoogwaardige, betrouwbare en innovatieve telefonieoplossingen blijven leveren die voldoen aan de behoeften van onze klanten. 

Daarom hebben we onlangs ons hele outlookproces, waarbij we onze projecten evalueren, omgegooid. We willen dat onze projecten nog meer in lijn liggen met onze langetermijnstrategie. In dit blog vertellen we je precies hoe ons nieuwe evaluatieproces met de hele organisatie eruitziet. 

Een week lang evalueren en nieuwe plannen maken

Het zat al een tijdje in ons hoofd: ons evaluatieproces was toe aan een update. We wilden projecten soepeler op elkaar afstemmen en sneller vooruitgang boeken. Ons oude evaluatieproces, de outlook, voldeed niet helemaal meer aan onze wensen. 

Maar je weet zelf wel hoe dat gaat: drukke agenda’s, projecten die onze volle aandacht vroegen en de dagelijkse routine kwam er steeds tussendoor. Het omgooien van een groot proces dat invloed heeft op de hele organisatie kwam steeds net niet lekker uit. 

Het ding is: grote veranderingen komen nooit op een goed moment. 

En dus zat er niks anders op: we waagden de sprong.

Voorheen voerden we onze evaluatie uit in twee cycli. Daarop volgde dan een vooruitblik op nieuwe projecten en het volgende half jaar. 

In dit proces ging er (tenminste) één maand voorbij om de evaluatie van het laatste half jaar te doen en de nieuwe projecten voor de komende periode te definiëren via ons vooruitblikproces. Het gaf ons dus ook maar twee gelegenheden om belangrijke volgende projecten te definiëren. 

Dat hebben we teruggebracht tot één week. 

We wilden een proces dat de groei en het tempo waarin we werken weerspiegelt en dat de organisatie dichter bij elkaar brengt. Het belangrijkste onderdeel hiervan was om het proces te versnellen en meer contact te maken met collega’s. Daarom hebben we nu de ‘PACE’-week. 

Deze nieuwe aanpak heeft voordelen die doorwerken in ons hele bedrijf. Dit heeft niet alleen invloed op de manier waarop we samenwerken, maar ook op de manier waarop we waarde leveren aan onze klanten. 

Een marktplein op kantoor: PACE-week 

De Voys PACE-week is een week per kwartaal waarin alle collega’s samenkomen en evalueren wat ze het afgelopen kwartaal hebben gedaan en waar ze zich het komende kwartaal op gaan richten. PACE staat voor Planning, Alignment & Cohesion Event.

‘We zochten naar iets pakkends dat energiek aanvoelde en een gevoel van cadans gaf. En we vonden dat de woorden waaruit het acroniem bestaat echt recht doen aan wat we met het evenement willen bereiken’ zegt collega en projectleider Evert Jan

Tijdens de PACE-week verandert het kantoor in een markt, waar elke cirkel een stand heeft waar collega’s presentaties geven. Een volle dag staat in het teken van de evaluatie van het laatste kwartaal. De verschillende cirkels presenteren waar ze de afgelopen maanden aan hebben gewerkt en wat de resultaten van deze projecten zijn.

Vooruitkijken en praten over de toekomst

Twee dagen later besteden we een volledige dag aan het vooruitkijken en ons werk op elkaar afstemmen. Hier presenteert elke cirkel de projecten waar ze aan gaan werken, waarom ze dat doen, wat ze hopen te bereiken en hoe ze bijdragen aan de langetermijnstrategie en doelen van Voys. De rest van de week wordt gebruikt om informatie en de lessen die we in de loop van de week hebben verzameld te verwerken en samen te praten om alle cirkels op elkaar af te stemmen.

Alle collega’s zijn vrij om rond te lopen en te luisteren naar de presentaties van andere cirkels. Je beslist zelf naar welke presentaties je wilt luisteren. Meestal stemmen de mensen binnen een cirkel af welke presentaties het meest relevant zijn om zoveel mogelijk presentaties aan bod te laten komen. Op deze manier kunnen we allemaal beter begrijpen waar iedereen aan werkt en ons werk op elkaar afstemmen. 

Ieders deelname levert ideeën op voor verbetering en deze feedback is welkom. Een klein, maar belangrijk detail is weten waar elke cirkel zich presenteert. Op dag twee van de eerste PACE-week had elke cirkel een wit A4-tje opgehangen met de naam van de cirkel. Niet elke oplossing hoeft ingewikkeld te zijn. Zo wisten andere collega’s waar ze konden vinden wat ze zochten. 

PACE-week ook online te volgen voor thuiswerkers

Bij Voys hechten we veel waarde aan de hybride werkplek, wat betekent dat onze collega’s kunnen kiezen of ze op kantoor of thuis willen werken. Dit is ook het geval op de dagen tijdens de PACE-week. Als we hybride werken niet kunnen faciliteren tijdens onze belangrijkste evenementen, kunnen we dan echt zeggen dat we het ondersteunen?

Hoe we dit oplossen als het kantoor verandert in een marktplaats? 

Alle presentaties hebben een online link, zodat iedereen op afstand kan meedoen. De facilitator zorgt ervoor dat de presentatie zowel lokaal als online zichtbaar is en houdt Slack in de gaten voor vragen. 

Elke cirkel neemt minstens één presentatie op, zodat iedereen die het gemist heeft of internetproblemen heeft, het later kan bekijken. Ook handig voor de collega’s die die dag niet werken of andere presentaties voorrang geven. Zelfs onze sociale evenementen, zoals de afsluitende borrel, zijn volledig online, zodat iedereen kan deelnemen. 

Nu je een idee hebt van hoe de PACE-week eruitziet, vraag je je misschien af waarom deze zo nuttig is. Laten we eens kijken!

Snel feedback en aanpassingen op ideeën 

De overstap naar deze indeling voor ons outlookproces zorgt voor meer afstemming binnen het bedrijf. Natuurlijk kunnen collega’s alle updates over projecten in Notion lezen, maar eerlijk: als je alles goed wilt meekrijgen kan dit tijdrovend zijn. Door presentaties en gesprekken met collega’s tijdens de PACE-week is het veel gemakkelijker om inzicht te krijgen in waar andere cirkels aan hebben gewerkt en te ontdekken wat hun plannen zijn voor de komende maanden.

In elke baan heb je waarschijnlijk hulp of input van anderen nodig om je taken te voltooien. Door meer interactie met andere cirkels in het bedrijf is het gemakkelijker om behoeften te bespreken, bijvoorbeeld wat collega’s binnen sales nodig hebben op het gebied van marketing. Dit schept duidelijke verwachtingen voor de komende maanden en helpt iedereen zijn tijd beter te beheren. 

Daarnaast wordt het duidelijker hoe elke cirkel en subcirkel bijdraagt aan onze doelen. Een bijkomend voordeel is dat collega’s zonder rol in de cirkel vanuit hun expertise een extern perspectief kunnen bieden en zo waardevolle input kunnen leveren. De projecten die op de ‘outlook’-dag van de PACE-week worden gepresenteerd staan niet in steen gebeiteld, wat betekent dat deze kunnen worden aangepast aan wat het bedrijf ten goede komt.

Door feedback snel te integreren en onze projecten en werkzaamheden in alle cirkels binnen het bedrijf op elkaar af te stemmen, kunnen we niet alleen consistent een hoogwaardig en betrouwbaar product leveren, maar kunnen we ook naar de toekomst kijken, brainstormen over nieuwe functies en blijven innoveren, waardoor het uiteindelijk gemakkelijker wordt voor onze klanten om hun communicatie te beheren.

Dankbaarheid delen met elkaar 

Natuurlijk is het veranderen van zo’n belangrijk aspect van ons bedrijf spannend en voelt het als een gigantisch experiment. We zullen er geen doekjes om winden: collega’s waren opgewonden, nerveus en onzeker voordat de eerste PACE-week begon. Nu staan we te popelen om te zien wat werkt en wat niet. We geloven dat een open geest en omgeving cruciaal zijn bij het veranderen van processen. 

Hoe werk jij naar je doelen toe?

Nu je weet hoe we bij Voys onze doelen bereiken en op één lijn blijven, zijn we benieuwd naar jouw aanpak. Hoe werk jij in jouw organisatie naar je doelen toe? Ik hoor graag jouw ervaring via LinkedIn!