De juiste beslissing nemen? Met deze 6 systemen heb je nooit meer keuzestress

Lees je onze verhalen graag? Meld je dan nu aan voor Marks nieuwsbrief vol verhalen die jou en je onderneming helpen groeien. 

Vind je het lastig om keuzes te maken? Geloof me, je bent niet de enige. Want, hoe weet je dat de juiste keuze maakt? En wat zijn de gevolgen van je keuze? En, wat nou als je jezelf over drie weken voor je kop slaat om een beslissing die nu de beste lijkt?

Ik liep nog wel eens vast in het maken van keuzes. En ik zag dat ook bij collega’s. Daarom ging ik op zoek naar slimme systemen die je helpen bij het nemen van goede beslissingen. En nee, dat zijn niet alleen rationele systemen. Want beslissingen nemen doe je met je hoofd, je hart én met je lijf. De beste systemen voor het nemen van beslissingen bespreek ik met je in dit blog én in een video. 

Kun je dáár weer tussen kiezen.

Waarom beslissingen nemen zo lastig is

Mensen zijn sociale dieren. En dat maakt beslissingen nemen, juist op het werk, best tricky. We willen aardig gevonden worden en deel uitmaken van een groep. Daarom zoeken we consensus, vragen we input van anderen en vinden we het niet erg als iemand anders de moeilijke keuzes maakt. Want beslissingen nemen en prioriteiten stellen kan moeilijk zijn. 

En soms is een beslissing nemen ook gewoon een beetje eng. Daarom is het belangrijk om het maken van fouten aan te moedigen binnen je organisatie. Aan de ene kant omdat collega’s ervan leren, maar ook om drempels weg te nemen bij het nemen van beslissingen. Het is makkelijker om te durven als je weet dat je kop er niet afgehakt wordt als het misgaat. 

Ik hoop dat de systemen die ik met je bespreek het voor jou iets makkelijker maken om keuzes te maken. In je werk en in je leven.

1. Het CUBI-systeem

Het CUBI-systeem werd ontwikkeld bij Voys. In een zelfsturende organisatie is het belangrijk dat collega’s zelfstandig beslissingen nemen. Werken zonder managers geeft veel vrijheid, maar het betekent ook dat je je niet achter een manager kunt verschuilen. Je bent zelf verantwoordelijk voor de keuzes die je maakt. 

Het CUBI-systeem geeft collega’s het kader om de besluitvorming eenvoudiger te maken. De termen zijn in het Engels, omdat dit de voertaal binnen onze organisatie is. 

Het basiskader heeft vier relevante elementen: 

1. Hoe zeker ben je van je zaak? (Certain)
2. Hoe urgent is deze beslissing? (Urgent)
3. Kan ik terugkomen op deze beslissing? (Back)
4. Hoe groot of klein is de impact van de beslissing? (Impact)

Urgentie en zekerheid

Laten we beginnen met urgentie en zekerheid. Want urgentie en zekerheid zijn min of meer aan elkaar verbonden. Toets je beslissing aan de volgende uitspraken: 

• Als ik veel zekerheid heb, neem ik de beslissing. Er is geen reden om het uit te stellen en het nemen van de beslissing geeft ruimte.
• Als een beslissing weinig zekerheid en weinig urgentie heeft, parkeer ik hem gewoon. Als het niet dringend is, waarom zou ik me er dan nu zorgen over maken?
• Als de urgentie hoog is en ik weinig zekerheid heb, kijk ik naar de impact en de mogelijkheid om terug te komen op mijn beslissing.

Kan ik terug? (en hoeveel impact heeft de beslissing?)

De eerste helft van het systeem werkt dus goed voor relatief eenvoudige beslissingen. Als een beslissing complex wordt, toets je je besluit aan de volgende criteria: 

• Als de impact klein is en ik kan terug, neem ik de beslissing. Als het niet de juiste is, zal de tijd het leren en je leert sneller door de stap te zetten dan door stil te staan. Je kunt er toch op terugkomen.
• Als de impact klein is en ik er niet op terug kan komen, kijk ik of er andere mensen zijn die bezwaar hebben tegen de beslissing die ik ga nemen. Let wel: een bezwaar is niet hetzelfde als een reactie. Het verschil? Een bezwaar betekent dat je historische gegevens hebt die inzichtelijk maakt waarom de beslissing die je op het punt staat te nemen misschien de verkeerde is.

Laten we nu overgaan op beslissingen die een grote impact hebben, maar waar je op terug kunt komen. De beste manier om deze keuzes te maken is door het opzetten van kleinere experimenten die je meer inzicht geven in de uitkomst van je beslissing. Experimenten zijn een hele snelle manier om te leren.

Experimenten geven meer informatie

Een goed voorbeeld hiervan is het veranderen van baan. Het heeft een grote impact, maar: als je nieuwe baan toch niet leuk is, kun je er altijd weer mee stoppen. Als voorproefje op je beslissing kun je als experiment een dag werken bij het nieuwe bedrijf om een echt gevoel voor de plek te krijgen. Zo krijg je met een klein experiment veel meer zekerheid dan dat je gewoon de sprong waagt. 

Natuurlijk zijn er ook situaties die een grote impact hebben en waar je niet meer op terug kunt komen. In je werk en in je leven kun je dit het beste aanpakken door te overleggen met relevante mensen. Dit zijn de mensen binnen of buiten de organisatie die je helpen om meer zekerheid te krijgen. Meestal is dit gebaseerd op hun ervaringen in het leven of het bedrijfsleven. 

Overleg met relevante mensen

Tip: probeer eens asynchroon te werken als je input van anderen vraagt. Zo geef je mensen de kans om goed over hun advies na te denken en research te doen. Andersom krijg je zelf de kans om de antwoorden goed op in te laten werken, zonder dat je per ongeluk in de verdediging schiet of juist te snel meegaat in hun mening.

2. Hell Yeah, of het is een nee

Heb je ook een overvolle mailbox met vragen, uitnodigingen voor events, aanvragen of pitches? Dan is de ‘Hell Yeah, of het is een nee’ een heel fijne en makkelijke methode van Derek Sivers die meteen duidelijkheid schept. 

De uitnodigingen en vragen waar je hart sneller van gaat kloppen, waar je blij van wordt, waarvan je denkt: ‘Hell Yeah’, die doe je. 

En de rest, nou, die doe je dus niet. 

Als je gevraagd wordt om te spreken op een evenement over twee maanden en je hebt er nu al geen zin in, dan heb je er straks ook geen zin in. Jij bent beter af als je ‘nee’ zegt, maar de ander ook. Een spreker die er wel écht zin in heeft, maakt hun evenement ook leuker. Behoed dus ook je future self.

3. Standaard-ja en standaard-nee

De standaard-ja en de standaard-nee is nog zo’n slim ondersteuningssysteem als je het lastig vindt om knopen door te hakken. 

Mijn standaard-ja is voor mijn inner circle:

• Als mijn kinderen me vragen om te helpen met hun huiswerk: standaard-ja
• Als mijn broer of zus me vraagt om op hun kind te passen: standaard-ja
• Als mijn vrienden me vragen of ik meega op avontuur: standaard-ja
• Als mijn collega’s me vragen om hulp: standaard-ja. 

Maar, als een externe persoon me om iets vraagt, is mijn standaard antwoord ‘nee.’ 

Dit beschermt mijn tijd en maakt ruimte voor de belangrijke mensen in mijn leven. Deze belangrijke mensen overschrijven elkaar ook. Familie voor vrienden. Vrienden voor het werk.

Een heel gemakkelijk systeem om tijd en ruimte te maken voor de juiste dingen.

4. Luisteren naar wat je lijf zegt

Veel ondersteunende systemen helpen je prima bij het nemen van je dagelijkse beslissingen. Maar, voor de grotere beslissingen kan iets anders helpen: luisteren naar wat je lichaam vertelt. Pas als alle seinen op groen staan, neem je je beslissing.

Dit wordt ook wel The Whole Body Yes genoemd. In deze methode gebruik je je intellect (IQ), je emotie (EQ) en je lijf, of body intelligence (BQ). 

• Ik kan redeneren met mijn verstand: is dit een goede beslissing op een intellectueel niveau?
• Ik kan redeneren met mijn hart: is dit emotioneel het juiste ding om te doen?
• Ik kan redeneren met mijn lijf: in mijn geval, wat zegt mijn buik? 

Soms kom je er niet met alleen je hoofd of alleen je hart, maar heb je echt je hele lijf nodig om tot een keuze te komen. Onderschat je gut feeling niet. Als iets niet goed aanvoelt, is daar vaak een reden voor. Dank Sally-Anne Airey die mij beter leerde luisteren naar mijn lijf.

5. Don’t chew on poo

Het besluit is eigenlijk al genomen, maar je bent nog niet tot actie over gegaan. Want de consequenties van je keuze, die zijn ongemakkelijk. Het is menselijk om ongemak te willen vermijden. Alleen, je maakt het jezelf het er niet eenvoudiger op door beslissingen voor je uit te schuiven. 

Mijn ondersteuningssysteem hier is simpel, maar doeltreffend: 

Don’t chew on poo. 

Niet op poep kauwen dus. Collega Ronald leerde me deze les en hij heeft helemaal gelijk. Moeilijke beslissingen worden alleen maar moeilijker als je er lang over piekert. Lastige gesprekken blijven lastig. Aan uitstellen heb je helemaal niets. 

Sterker nog: soms maak je het alleen maar erger door een beslissing uit te stellen. 

Dus, niet kauwen, maar doorslikken. 

6. Wanneer stop ik- flowchart

Voor mijn gevoel is het veel makkelijker om met dingen te beginnen dan met dingen te stoppen. In het werk, maar ook in het leven. Daarom heb ik een handige flowchart voor je die je helpt om te besluiten wanneer het genoeg is geweest. Je volgt de stappen, luistert naar je lichaam en voor je het weet, heb je een keuze gemaakt. 

Als je overweegt om te stoppen is het goed om de ‘waarom-vraag’ te beantwoorden.
Stop je omdat het moeilijk is of omdat het niet leuk is?

Is het gewoon moeilijk, maar is het de mogelijke beloning waard? Dan ga je door.
Is het de beloning niet waard? Dan stop je. 

Als iets hartstikke stom is, moet je beslissen: kan ik het minder stom maken of kan ik dat niet? Kun je iets minder stom maken, stel je jezelf weer de ‘waarom-vraag.’ Is het minder stom maken van een situatie jouw tijd en energie waard? Dan ga je door. Zo niet, dan stop je. 

Het is ok om te stoppen met dingen. Ook als al je energie, tijd en geld erin zit. Dank Steven Bartlett voor dit model.

Blijf niet twijfelen

Nog een laatste ding over het nemen van beslissingen en dit geldt vooral voor mensen die twijfelen. Als je de kaders hebt gevolgd en een beslissing hebt genomen, twijfel er dan niet aan, tenzij je nieuwe informatie krijgt. Zonder nieuwe informatie is het verspilde tijd en energie. Met nieuwe informatie volg je het systeem gewoon opnieuw om te zien of de uitkomst verandert.

Maak jij makkelijk beslissingen? Of ben je een echte twijfelaar? Ik ben benieuwd hoe jij je keuzes maakt en of deze systemen je helpen. Laat het me weten via Twitter, je bereikt me eenvoudig op @markv. Zie je daar!