Digitale Fitheid #4: Persoonlijk kennismanagement

Het buiten ons hoofd bewaren van het informatie-deel van onze kennis is niet nieuw. Het met digitale hulpmiddelen vastleggen van kennis ook niet. Maar de manier waarop de meesten van ons dat doen, is dringend aan herziening toe. We raken heel veel tijd en energie kwijt aan het terughalen van verloren gegane kennis, ook nog eens met wisselend succes. En intussen is de hoeveelheid informatie die we omhanden hebben al jarenlang aan het ontploffen. Hoog tijd om eens te kijken naar de vierde pijler van Digitale Fitheid: persoonlijk kennismanagement.

Omvallende stapels

Zo’n 20 jaar geleden was mijn directe aanleiding om me met persoonlijk kennismanagement te gaan bezighouden de instabiliteit van de stapels papier die ik met zorg had gebouwd in mijn werkkamer. Zowel de vloer als mijn bureau lagen ramvol met papier, CD’s, boeken, etc.

Hoewel ik wist dat de maximumhoogte van een stapel papier ongeveer 50 centimeter was, ontstond toch steeds vaker een aardverschuiving, maar dan met papier. En vervolgens lag alles nog erger door elkaar dan eerst. Het resultaat was dat ik vrijwel niets meer kon terugvinden omdat alles ongeordend door elkaar lag. Ik heb in die tijd heel wat aanmaningen gehad, alleen maar omdat ik de rekening waarom het ging kwijt was geraakt en vervolgens vergeten.

Dat moest duidelijk anders. Ik was er al uit dat papier en ik nooit een goede combinatie zou worden, dus ik besloot alles digitaal te bewaren. Ik kocht een scanner en ging aan het werk.

Of je chaos nu zit in in je papieren archief, ondoorgrondelijke mappenstructuren op je computer of chaotische takenlijsten: persoonlijk kennismanagement is een manier om alles wat er voor jou toe doet beter te bewaren, terug te vinden en te gebruiken.

Nooit geleerd

Hoewel ik al geboren werd (1974) in een tijdperk van overvloed aan informatie, ging vrijwel al mijn onderwijs uit van een informatie-schaarste. We moesten vooral veel uit het hoofd leren en hoogstens omgaan met de centrale informatiesystemen die er al waren (kranten, boeken, bibliotheken). Hoe je al je verzamelde kennis op een handige manier kon vastleggen zodat je daar later nog eens bij kon, heb ik nooit geleerd. En het is nu niet heel anders.

Nog steeds leert niemand hoe informatie te structureren, zelfs (of juist!) niet in het hoger onderwijs. En dat wordt steeds eigenaardiger, aangezien de gereedschappen om dat effectief te doen steeds eenvoudiger en goedkoper worden en de hoeveelheid vast te leggen informatie exponentieel groeit.

En iedereen rotzooit nog steeds maar wat aan, waardoor het onder kenniswerkers nog steeds doodnormaal is om totaal geen grip te hebben op de zelf vastgelegde kennis.

Alleen door schade, schande en flinke belangstelling voor digitale mogelijkheden ben ik inmiddels al jarenlang vrijwel nooit meer informatie kwijt en kost het terugzoeken van iets me zelden meer dan 2 minuten. En ja, al die dikke stapels papier zijn verdwenen.

Wil je ook consequent zo snel bij je informatie kunnen? Dan moet je zorgen dat je een systeem van persoonlijk kennismanagement verzint dat ook echt bij jou past. Dat is niet alleen belangrijk, maar ook haalbaar om te leren.

Persoonlijk dus

‘Persoonlijk’ betekent hier: alleen voor jou en uniek voor jou.

Gezamenlijk kennismanagement is niet de oplossing

Er zijn allemaal handige systemen voor gezamenlijk kennismanagement. Denk aan Google. Deze week ga ik voor het eerst van mijn leven naar Doetinchem en ik had geen flauw idee over de reistijd. Na een minuut op Google Maps wel.

En toch is dat niet meer dan een aanvulling. Het adres waarheen ik reis, bewaar ik in mijn agenda, waar ik ook de reistijd vastleg. Waarschijnlijk onthoud ik die niet en ik wil een helder beeld van de tijd die ik beschikbaar heb.

Andere systemen zijn (vrijwel) nutteloos of zijn ons zelfs tot last. Zo moesten ik en mijn collega’s ooit in een systeem onze gewerkte uren registreren voor projecten buiten onze afdeling. Het punt was alleen dat we nooit bij dergelijke projecten betrokken waren. Het resultaat was dat wij onze kostbare tijd verspilden met het zo snel mogelijk en daardoor niet heel zorgvuldig invullen van gegevens waar niemand iets aan had in een systeem dat ook nog eens een draak was om te gebruiken.

Gezamenlijke kennissystemen krijgen vrijwel alle aandacht, terwijl kennis toch vooral iets heel persoonlijks is. Werkelijk snelle en effectieve toegang tot je vastgelegde kennis krijg je met een systeem dat perfect past bij wie jij bent, wat jij nodig hebt en hoe jij werkt. Iets persoonlijks dus.

Uniek voor jou

Een systeem voor persoonlijk kennismanagement is een verlengstuk van jouw unieke brein. Dat systeem en hoe je dat gebruikt zal dus ook uniek moeten zijn. Als je ooit op de harde schijf van een collega iets moest zoeken maar niet kon vinden, dan weet je hoe persoonlijk zo’n systeem is.

Per persoon verschilt…

• … wélke informatie je wilt vastleggen
  Omdat mijn (ADHD-)warhoofd één groot informatielek is, leg ik heel veel vast: alles over mijn planning, gesprekken, informatie die daarbij hoort, etc. Mijn achilleshiel is gebrek aan overzicht, dus ik wil dat mijn systeem dat vooral voor me compenseert.
  Voor anderen is allerlei onderzoeksinformatie met elkaar in verband brengen veel belangrijker, dus zijn verbindingen weer veel interessanter.
  En weer anderen hebben veel documenten die ze gewoon snel willen kunnen terugvinden.
• … hóe je die informatie wilt vastleggen
  In mijn samenwerking met Martijn merk ik dat hij liefst met een telefoon en vooral heel snel en in een vrije vorm informatie wil kunnen vastleggen. Overzicht bewaart hij in zijn hoofd wel. Bij mij is snelheid ook belangrijk, maar structuur nog meer. Ik kan dat niet met mijn hoofd, dus heb ik buiten mijn hoofd iets nodig dat me ‘bij de les’ houdt.

Dus hoe je je systeem voor persoonlijk kennismanagement opzet, zul je echt voor jezelf moeten leren ontdekken.

Ben je architect, tuinier of bibliothecaris?

Anne-Laure le Cunff onderscheidt in haar briljante blog drie stijlen van noteren, die je wat mij betreft kunt oprekken naar stijlen in het benaderen van je kennis:

• De architect maakt van tevoren een plan en een structuur en zal alles volgens die structuur willen opbouwen. De architect vindt het fijn dat processen min of meer vastliggen. Die structuur wordt dan een basis om met vertrouwen kunnen werken.
• De tuinier plant welbewust zaadjes, maar weet niet precies wat boven zal komen. Pas als de planten opkomen, krijgt alles vorm. Met informatie vindt de tuinier het fijn om door alles heen te struinen en verbindingen tussen die informatie te ontdekken. De structuur wordt dus ontdekt en niet gemaakt.
• De bibliothecaris wil vooral snel en makkelijk veel informatie kunnen vangen en vastleggen om die later net zo snel weer te kunnen terugvinden.

Hoe je het liefst met je vastgelegde kennis omgaat, heeft ook invloed op de manier waarop je die kennis vastlegt en op de digitale gereedschappen die je het beste kunt gebruiken.

Het is ook allerminst nodig dat je maar één gereedschap of methode gebruikt om je kennis vast te leggen. Het enige wat ertoe doet, is dat de totale verzameling van vastgelegde kennis voor jou één systeem vormt: een symbiose tussen jouw brein en het systeem buiten je brein.

Om welke kennis gaat het?

Welke kennis je in jouw persoonlijke systeem stopt is helemaal aan jou. Het zal gaan om informatie die je wél snel paraat wilt hebben, maar die je niet in je hoofd wilt of kunt bewaren. En dat kan om van alles gaan:

• checklists
• projectplanningen
• takenlijsten
• e-mails en andere communicatie
• gespreksaantekeningen
• artikelen
• persoonsinformatie
• losse gedachten en ideeën
• etc., etc., etc.

Het maakt daarbij niet uit wie die informatie heeft geproduceerd en ook niet of het een verwijzing is naar informatie of de informatie zelf. Het enige criterium is dat jij snel over die informatie wilt kunnen beschikken.

Ik heb bewust uit het bovenstaande rijtje documenten weggelaten. Documenten zijn nuttig om te bewaren, maar ze zijn geen informatie. Ze bevatten informatie.

Hoewel we steeds vaker laptops en tablets zien bij vergaderingen en de markt voor afgedrukte documenten al jaren daalt, wordt nog heel wat informatie gevangen in documenten papier, ook als ze niet worden afgedrukt.

We zitten nog vast aan het dogma van het document

Omdat informatie steeds vaker uitsluitend digitaal wordt gebruik, is er een enorme kans om die informatie te ‘bevrijden’ uit de dwangbuis van het document. Helaas doen we dat nog bijzonder weinig en blijven we nog heel veel in bestanden proppen die bedoeld zijn voor staande of liggende A4-tjes. We zitten nog vast in wat Martijn Aslander het Dogma van het document noemt.

De mooiste en bekendste voorbeelden van ten onrechte in documenten gevangen informatie zijn volgens mij vergadernotulen. Voordat we met onze laptops, tablets en smartphones de vergaderruimtes betraden, was het nuttig om die op papier af te drukken. Zo hadden we per vergadering een verslag van wat er gezegd en besloten werd en konden die documenten meegenomen worden naar volgende vergaderingen en bij de andere notulen bewaard.

Maar die handzaamheid van papier is ook echt de enige valide reden om al die informatie bijeen te harken in een document. Verder maakt het informatie vooral veel lastiger bruikbaar en vindbaar.

In de notulen van een vergadering staan immers besluiten, maar ook updates over projecten en worden er taken verdeeld. Dat al die totaal verschillende informatie tijdens een specifiek overleg ontstaan is, is meestal niet zo belangrijk. Als je tijdens vergaderingen taken krijgt toebedeeld zou het handig zijn als je een overzicht had met al jouw taken. Dat moet je dan helaas wel zelf maken, en dus moet je alle notulen bij langs om je taken terug te vinden. Hetzelfde geldt voor informatie over een project. Voordat we computers hadden was dat nodig, maar nu slaat het nergens meer op.

Als je op zou houden de notulen te zien als één document per vergadering, dan zou je die heel anders indelen. Je zou bijvoorbeeld de verschillende stukken informatie uit vergaderingen als zelfstandige elementen aan elkaar kunnen koppelen. Als een taak gekoppeld is aan de vergadering waar de taak werd afgesproken, maar ook aan degene die ‘m gaat uitvoeren, dan kun je een overzicht maken van taken per persoon of per vergadering. Notulen worden dan ineens één van de nuttige startpunten om bij je informatie te komen.

Er zijn inmiddels allerlei tools waarmee dit ook mogelijk is, waaronder Notion.

Ook zou je een onderdeel van Microsoft 365 als planner kunnen gebruiken om vergaderingen te plannen en taken te verdelen. Vanuit een vergaderverslag zou je met links naar die taken kunnen verwijzen.

Het maakt eigenlijk niet uit welke gereedschappen je gebruikt. Het wordt alleen wel hoog tijd om informatie en de plek waarin je die vastlegt uit elkaar te halen. Verzin per brokje informatie waar je dat het handigst kunt bewaren en stap af van het dogma van het document.

Management van kennis

Hou het zo simpel mogelijk

Hoewel we van de hangmappen van papier in een kast met papieren documenten zijn overgestapt naar bestanden in computermappen, is er in onze manier van zoeken nog maar weinig veranderd. Raar, want het kan echt veel simpeler, bijvoorbeeld met Sharepoint. In onderstaande video leg ik uit hoe dat werkt.

Ook als je geen Sharepoint gebruikt, kun je minder bladeren in mappen en meer vertrouwen op je zoekfunctie.

Mark Vletter legt in deze blog uit hoe je je werk veel slimmer kunt indelen met PARA, een methode om met weinig mappen je informatie en je werk zodanig in te delen dat je er snel bij kunt. Door alles simpel in te delen en op context, zorg je dat je snel de juiste spullen ziet en alles wat daarbij hoort. Zo heeft Mark bijvoorbeeld alle beltaken bijeen staan in een bellijst en zo kan hij heel efficiënt en zonder zoeken zijn telefoontjes afwerken.

Zonder onderhoud geen persoonlijk kennismanagement

Ik zie mezelf vaak als een soort goudvis die in een kom zwemt en voortdurend een prachtig nieuw kasteeltje tegenkomt: ik ben best vergeetachtig.

Tot voor kort zag ik dat vooral als negatief, maar daar is iets aan veranderd. Vergeten is inderdaad soms onhandig, maar ook een voortreffelijke manier om verouderde informatie te laten gaan. Ik blijk buiten al die onhandigheid ook heel veel dingen te vergeten waar ik prima zonder kan. Heerlijk!

Met systemen buiten je hoofd waar je kennis bewaart gaat dat heel anders. Een systeem buiten je hoofd vergeet niets, maar veroudert wel. Jij en de wereld veranderen, maar je systeem verandert niet vanzelf mee. Ontwikkeling of opschoning gebeuren alleen omdat jij die in gang zet.

De mooie symbiotische relatie die je kunt opbouwen tussen jouw brein en het kennissysteem dat je er omheen bouwt werkt alleen als je volledig op dat brein-ondersteunend systeem kunt vertrouwen. Zonder onderhoud verslechtert die relatie en daardoor zul je langzamerhand ophouden dat systeem te vertrouwen.

Net als Mark Vletter (zie zelfde blog als hierboven) heb ik elke ochtend een moment ingeruimd, waarop ik een checklist afwerk om te zorgen dat alle nieuw binnengekomen informatie een plekje krijgt en alles wat verouderd is wordt verwijderd of gearchiveerd.

Direct en duidelijk voordeel

Toen ik nog tussen mijn stapels met zooi (over)leefde, had ik al mijn informatie wél bij de hand. En toch had ik er niets aan. Snel zoeken was er niet bij: in de meeste gevallen was iets terugvinden een project van minimaal een half uur dat vaak niets opleverde. En dan had je ook nog de informatie die ik op het juiste moment had moeten tegenkomen zónder ernaar te zoeken, zoals te betalen rekeningen. ?

Als je in een overleg met een relatie een vraag krijgt en je weet dat je daarvoor langdurig moet spitten, dan is dat onderdeel van je overleg alweer een open eindje geworden. En, niet onbelangrijk, die relatie gaat (terecht) de indruk krijgen dat je je spul niet op orde hebt.

Zorg dat je informatie aan de informatiedoctrine voldoet. Daarmee heb je een systeem voor persoonlijk kennismanagement waar je op kunt vertrouwen.

Je kennis kan je alleen voordeel opleveren als je op het juiste moment vrijwel meteen bij de juiste informatie kunt komen, in seconden, niet minuten. En dat is eigenlijk alleen maar te bereiken als je die informatie digitaal op een betrouwbare plek hebt staan én als je er altijd bij kunt, dus ook met een tablet of smartphone.

Meer hierover lees je in ons boek Ons werk is stuk (affiliate-link) dat net is uitgekomen.

Dit was het vijfde deel van onze serie over Digitale Fitheid. Volgende week dinsdag om 10.00 uur verschijnt het afsluitende stuk op voys.nl/weblog. De overige delen lees je terug via de links hieronder.

• Ons werk is stuk… En met digitale fitheid goed te repareren
• Digitale Fitheid #1: Digitaal bewustzijn
• Digitale Fitheid #2: Digitaal hygiëne
• Digitale Fitheid #3: Digitale vaardigheden
• Digitale Fitheid #5: Persoonlijke groei met behulp van technologie