5 slimme manieren om Gesprekstranscripties in te zetten

Gesprekstranscripties: een feature waarvan je misschien nog niet wist dat je ‘m nodig hebt, maar die verrassend veel waarde kan opleveren. Zoals je verwacht, kun je met Gesprekstranscripties snel teruglezen wat er tijdens een telefoongesprek is besproken. Maar wist je dat deze functionaliteit ook je AI-tools slimmer maakt, klantinzichten verdiept en zelfs je eigen geheugen ondersteunt?

In onze vorige blog over AI-agents hebben we laten zien hoe je slimme assistenten inzet als echte doeners. In deze blog laten we je vijf creatieve, privacyvriendelijke toepassingen van Gesprekstranscripties zien. Laat je inspireren en ontdek wat deze feature voor jouw bedrijf kan betekenen.

1. Gebruik je voicemail als notitieboek

Een ingeving onderweg? Iets dat je écht niet mag vergeten? Bel je eigen voicemail, spreek het in en laat onze transcriptietool de rest doen. Binnen no-time ligt jouw idee zwart op wit in je mailbox. Perfect als je vaak in de auto zit of ineens een geniale ingeving hebt tijdens een ommetje. Ook handig: bellen is vaak goed geïntegreerd in autosystemen, dus op deze manier kun je veilig en snel je gedachten parkeren (in plaats van je auto).

2. Maak je chatbot én AI-systemen slimmer

Telefoongesprekken tussen collega’s en je klanten zijn een rijke bron van actuele klantvragen en -antwoorden. Door deze teksten te verzamelen en gebruiken als trainingsmateriaal voor je chatbot of andere AI-oplossingen, leren die niet alleen wat de juiste antwoorden zijn, maar ook hoe jouw organisatie communiceert. Dankzij deze grote dataset:

• leert je chatbot echte klantvragen herkennen;
• geeft hij passende, contextuele antwoorden, op basis van eerdere antwoorden van collega’s;
• neemt hij automatisch jouw gewenste tone of voice over;
• herkent AI veelgestelde vragen, sentiment en kansen voor verbetering.

Zo wordt je AI geen generiek systeem, maar een hulpje dat precies weet hoe jullie klanten denken, hoe je ze het beste helpt en in welke tone of voice jouw bedrijf communiceert.

3. Laat een AI-coach je gesprekken beoordelen

Wil je jouw collega’s helpen beter te worden in klantgesprekken? Dan is een AI-coach op basis van transcripties een krachtig hulpmiddel. Je traint zo’n agent met de tone of voice van jouw organisatie. Vervolgens laat je de AI-agent feedback geven op de gesprekken die jouw collega’s hebben gevoerd.

AI-agents kunnen meestal geen directe feedback geven op audiobestanden. Maar op geschreven tekst, zoals een gesprekstranscriptie, zijn ze juist heel sterk. Zo kun je een junior medewerker gericht coachen op bijvoorbeeld structuur, woordkeuze, klantgerichtheid en (in)formeel taalgebruik zonder dat je live hoeft mee te luisteren.

Je weet waarschijnlijk wel dat het verplicht is om je klant te laten weten dat je gesprekken gebruikt om te verwerken voor trainingsdoeleinden. Wil je de gesprekstranscriptie ook inzetten als coach? Dan ben je ook verplicht dit te laten weten aan je collega’s die getraind worden. Op de website van de AP lees je hier meer over.

4. Automatisch vergaderingen notuleren

Ja, je leest het goed: ook interne meetings kun je als gesprek opnemen en transcriberen via ons platform. Denk aan de salesmeeting op maandagochtend of de brainstorm met je projectteam. Zo maak je:

• notulen zonder dat iemand hoeft te typen;
• een overzicht van wie wat zegt (de beller en de gebelde) in tegenstelling tot tools als Google Recorder;
• inzichten makkelijk deelbaar, met respect voor privacy.

Ook handig wanneer je veel internationale gesprekken hebt: de transcriptie-tool verwerkt elke taal. Fijn voor die ene collega die graag met Engelse termen strooit tijdens meetings 😉

5. Geautomatiseerde analyse en integratie met externe tools

Wil je nóg meer waarde uit je transcripties halen? Gebruik dan onze API om gesprekken automatisch te importeren in andere systemen, bijvoorbeeld via Zapier naar je CRM-pakket of een directe integratie. Denk aan tools die:

• teksten samenvatten;
• sentiment meten;
• gespreksdata analyseren.

Zo krijg je inzicht in klanttevredenheid, veelgestelde vragen of zelfs upsell-kansen. Je kunt transcripties ook gebruiken voor A/B-tests op tone-of-voice (bij voicemailtranscriptie) of om de Customer Health Score te verbeteren op basis van gespreksinhoud. Dit soort inzichten kun je direct gebruiken om je service te verbeteren of producten intuïtiever te maken.

Geen tijd, kennis of zin om dit zelf te bouwen? Dan is het goed om te weten dat het samenvatten van gesprekken binnenkort aan Freedom wordt toegevoegd. Het bepalen van het sentiment van gesprekken wordt in een later stadium ontwikkeld.

Klinkt goed, maar hoe zit dat met privacy?

Je hoeft je geen zorgen te maken over hoe je transcripties worden verwerkt. Voys heeft deze feature privacyvriendelijk ontworpen. We transcriberen gesprekken op onze eigen infrastructuur binnen Europa volgens Europese privacywetgeving, gebruiken open-source-modellen en trainen geen externe AI-systemen met jouw data.

Meer weten over hoe dit werkt en waar je zelf aan moet voldoen qua wet- en regelgeving? Lees de uitgebreide uitleg van collega Mark of check onze hulppagina.

Aan de slag

Ben je klant van Voys? Dan vind je Gesprekstranscripties gewoon in Freedom. Je hoeft alleen maar aan te zetten wat je wilt gebruiken: voicemailtranscriptie, gesprekstranscripties of beide. Hoe je dat doet, lees je op deze pagina.

Nog geen klant? Sluit je dan eenvoudig aan en start vandaag nog met het versterken van jouw klantrelatie.

Goed om te weten: deze feature is tijdens de bètaperiode gratis te gebruiken. We laten je uiteraard weten wanneer deze periode ten einde loopt en het een betaalde feature wordt.