Zo werkt zelforganisatie #2: Werkgeluk, kom maar op met die frustraties

Lees je onze verhalen graag? Meld je dan nu aan voor de nieuwsbrief van collega Maya over zelfsturing en anders organiseren.

Slechte koffie, gebrekkige communicatie en je ergeren aan collega’s. Dat zijn drie werkfrustraties uit de landelijke top tien. Herkenbaar?

Bij Voys laten ze de dag niet verpesten door slechte koffie. Frustraties op de werkvloer zijn ontzettend nuttig. Als je er maar iets mee doet. Omdenken met frustraties zodat ze nuttig worden, dat is waar het bij zelforganisatie – en uiteindelijk ook bij werkgeluk – om draait.

Paula Nordhauzen werkt bij Energized.org in verschillende rollen. Die organisatie ondersteunt onder andere Voys bij het leren werken zonder bazen. Paula komt regelmatig bij Voys over de vloer en hangt dan vooral graag rond bij het koffieappraat. In deze serie ‘Zo werkt zelforganisatie’ legt ze basisprincipes uit en geeft ze je een voorproefje van het werken in een zelforganiserend bedrijf.

In het eerste deel van de serie vertelt ze hoe je dat eigenlijk doet, jezelf en je werk organiseren.

Happiness Hero

Werkgeluk staat hoog in het vaandel bij Voys. Want “Gelukkige collega’s zorgen voor gelukkige klanten” is het credo van oprichter Mark Vletter. Er is zelfs een speciale werkgeluk-rol in het leven geroepen: de Happiness Hero. Het is echter een groot misverstand dat deze rol de hele dag door het gebouw rondrent om iedereen in de watten te leggen. Dat zouden we willen. Of dat iedereen de hele dag zit te gamen. Wat je wel van deze rol mag verwachten is dat hij het gesprek over ‘geluk’ levend houdt en controleert of medewerkers inderdaad ‘gelukkig’ zijn. Dat zijn helder omschreven verwachtingen van die rol.

Werkgeluk buzzt, wat is het?

Je ervaart werkgeluk als je impact hebt, als je ziet dat je ertoe doet en als je werken als een fijne bezigheid ervaart. Dat betekent dat je ook frustraties hebt. Het leven is nooit honderd procent geluk en werk dus ook niet. Waar je wel ongelukkig van wordt, is als je niets aan je frustraties kunt doen. Dan sta je al snel te klagen of houd je je afzijdig omdat ‘het toch allemaal geen zin heeft’. Dus heb je werkafspraken nodig, die ervoor zorgen dat je íets kunt met je frustraties. Door werkafspraken te hebben, ben je niet afhankelijk van een persoon. Er is dus geen manager, die medewerkers kwalijk neemt dat ze geen initiatief tonen terwijl medewerkers vinden dat ze niet gehoord worden. Maar wel de mogelijkheid voor de medewerker om zelf actie te ondernemen en erop te kunnen vertrouwen dat de werkafspraken altijd gelden.

Werkafspraken om het uiten van frustraties laagdrempeliger te maken

Terug naar de koffie. Bij Voys heten frustraties ‘spanningen’. Klinkt negatief, maar in feite betekent het gewoon dat je opmerkt dat iets beter zou kunnen. Als je afspraken hebt gemaakt over hoe je omgaat met spanningen, dan kun je dus gewoon naar de koffie-inkoper toelopen en een voorstel doen of informatie delen. De koffie-inkoper kan natuurlijk ‘nee’ zeggen of met een andere oplossing komen, maar waar het omgaat is dat de koffie-inkoper nu informatie krijgt die anders bij de klaagtafel was blijven hangen.

Spanningen

Bij Voys gelden de werkafspraken van Holacracy. Eén van de belangrijkste uitgangspunten is ‘spanning is brandstof’. Spanning = het verschil tussen hoe iets is en hoe het zou kunnen zijn. Daar zit dus geen oordeel in. Spanning is neutraal.

Spanningen neem je waar. Soms komt het op je pad en soms kun je jezelf vragen ‘wat kan hier beter?’. Dat kunnen medewerkers van niet-holacratische bedrijven natuurlijk ook doen. Daarom is de tweede stap belangrijk: doe er íets mee. Door het bij je te houden ontneem je de organisatie de kans om zich te verbeteren (en word je zelf niet gelukkiger). Daarom is fouten maken ook zo belangrijk. Door fouten te maken leer je ook wat er beter kan en krijg je dus meer brandstof. De impact van die fouten blijft kleiner omdat je er direct mee aan de slag kunt.

Holacracy helpt je door meerdere manieren aan te reiken waarop je iets kunt doen met je spanning. Je begint met je spanning te verhelderen: welke rol heeft deze spanning of zou deze spanning kunnen hebben, en wat zou helpen? Je kunt bijvoorbeeld voorstellen in een roloverleg dat je doorlopend van een rol iets wilt verwachten. Of je zet zelf een project op je projectenbord om het aan te pakken. Of je deelt je informatie en laat het daarna weer los. Of… er zijn echt tientallen manieren om met je spanning om te gaan.

Werkfrustraties en hoe ze het zouden aanpakken bij Voys

‘Slechte communicatie’ is ook een mooi voorbeeld. Je kunt erover klagen, maar je kunt ook zorgen dat je de informatie krijgt die je nodig hebt. Hoe pak je ‘slechte communicatie’ aan? Ik heb een klein onderzoekje voor je gedaan. Hier zijn een paar van de meestvoorkomende werkfrustraties. Ik vroeg vijf Voys-ers hoe zij met deze frustratie om zouden gaan volgens de holacratische werkafspraken.

Meerdere wegen leiden naar werkgeluk

Frustratie #1: Collega’s nemen hun verantwoordelijkheid niet

Annemieke: “Binnen Voys mag je elkaar aanspreken op de rol die vertolkt wordt. Doordat hier duidelijke spelregels aan verbonden zijn (een rol heeft een bepaald doel met bijbehorende verantwoordelijkheden) kun je elkaar feedback geven op de rol. Door hier mens/rol te scheiden is het makkelijker om feedback te geven omdat het minder persoonlijk is. Je hebt vaak meerdere rollen en dus gaat het om een klein stukje werk waarin duidelijk beschreven staat waar een collega voor verantwoordelijk is. Het hoeft daarbij ook niet zo te zijn dat iemand bewust geen verantwoordelijkheid neemt. Misschien brengt een feedbackgesprek ook wel inzicht in het waarom. Heeft iemand misschien te veel rollen of zijn er projecten/prioriteiten die meer tijd vergen/belangrijk zijn.”

Frustratie #2: De rommelige werkruimte

Wouter: “Oeh, hoe ik een frustratie met betrekking tot een rommelige werkruimte zou oplossen? Holacracy biedt veel vrijheden, dus als het iets kleins is zal ik het gewoon zelf even opruimen. Take one for the team! Als het een structureel probleem is, ga ik op zoek in Glassfrog. Glassfrog is het programma wat we gebruiken om bij te houden hoe onze rollen en cirkels zich verhouden. Ik weet dat we een cirkel hebben die als doel heeft: “Facilitating smooth entrepreneurship for the best Voys workspace”. Daar ga ik in kijken welke rol er verantwoordelijk is voor nette werkruimtes. In ons geval is dat de rol: Liaison cleaning, die wordt vervult door Jeroen. Ik denk dat ik dit wel kan oplossen door Jeroen een berichtje te sturen, dat de huidige situatie afwijkt van zoals het zou moeten zijn. OPGELOST!”

Frustratie #3: Een onprettig werkklimaat

Johan: “Onze vergaderruimte is net een sauna. Je zit daar altijd te zweten, ook als het niet om je contractverlenging gaat. Een spanning kun je op de agenda zetten tijdens een tactical. Wat ik in dit geval heb gedaan is in Glassfrog kijken wie er verantwoordelijk is voor ons klimaat. Bij ons is dat de conciërge rol en die rol valt binnen de Smooth Operations cirkel waar ik toevallig vandaag een tactical van heb. Tijdens het overleg heb ik de spanning op de agenda laten zetten en toegelicht. Hieruit is een actie gekomen voor de conciërge rol om uit te zoeken of we een airco kunnen laten plaatsen in deze ruimte.”

Frustratie #4: Niet nakomen van afspraken

Leonie en Maarten over het niet nakomen van afspraken door collega’s.

Leonie: “Als een collega zich niet aan de afspraken houdt, zou ik naar diegene toegaan, dus 1 op 1 in gesprek gaan en niet direct in een grote groep feedback geven. Bij de ene collega vind ik dat makkelijker dan bij de ander, want iedereen gaat anders om met het ontvangen van feedback. Daarom geef ik vanuit mijn rol feedback op de rol van de ander. Ik vind het zelf nog wel lastig om heel rolbewust te zijn. Het is wel heel belangrijk om te doen, omdat je dan niet de persoon zelf aanspreekt, maar de rol die deze persoon vervult. Gaat het niet om een specifieke collega, maar om een meer algemene spanning, dan zou ik de spanning meenemen naar het wekelijkse werkoverleg.

Maarten: “Ik denk ook dat het de beste manier is om buiten het werkoverleg het onderwerp te bespreken met de desbetreffende collega(‘s), maar als dat niet toereikend is of als je het hoorbaar wil maken aan de gehele groep/ meerdere mensen tegelijk, dan is het werkoverleg daar de ideale manier voor. Als het een echt moeilijk onderwerp is, bespreek ik het dan wel vooraf met collega’s. Het uiten van deze frustraties en het oplossen van het probleem voor de toekomst is belangrijk in een organisatie om de samenwerking te verbeteren en daarmee ook het werkgeluk.”

De meestvoorkomende ergernissen in bedrijven

Volgens SchaalX.

1. Slechte communicatie vanuit het management
2. Collega’s die hun verantwoordelijkheid niet nemen
3. Collega’s die zich niet aan afspraken houden
4. Roddelende collega’s
5. Een rommelige werkruimte
6. Onprettig klimaat (te koud of te warm)
7. Lange vergaderingen
8. Collega’s die luidruchtig werken
9. Slechte koffie
10. (Telefoon)gesprekken van collega’s in dezelfde ruimte

Je dag niet laten verpesten door je ergernissen… het klinkt zo simpel, maar dan moet je wel je ei kwijt kunnen. Het helpt als je vooraf afspreekt hoe je zelf je frustraties kunt oplossen. Met Holacracy streven we er zelfs naar om zo’n frustratie om te buigen tot brandstof om Voys als bedrijf een weer een stap te laten maken. En dat is niet alleen werkgeluk voor jezelf, maar ook voor je collega’s.

Wil je onze verhalen over zelforganisatie en Holacracy vanaf nu in je mailbox ontvangen? Meld je dan hier aan voor onze nieuwsbrief.

Voys Spraakmakend

Ben je benieuwd naar zelforganisatie-verhalen uit de praktijk? Of heb je brandende vragen over dit organisatiemodel die je graag beantwoord wilt hebben? Meld je dan aan voor Voys Spraakmakend Remote, onze online meetup en Q&A over zelforganiserende teams en slimmer werken. Aanmelden kan via voys.nl/spraakmakend.