Privacy Statement – Voys – 2024

Over Voys

Voys is een geregistreerde telecomprovider en is ingeschreven bij de Autoriteit Consument en Markt (ACM). Zij en de aan haar gelieerde bedrijven bieden klanten elektronische (tele)communicatiediensten aan.

Dit privacy statement is opgesteld om inzichtelijk te maken hoe Voys voldoet aan de voorwaarden uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) ten aanzien van haar klanten en welke rol zij als telecomprovider daarbinnen inneemt.

Gegevens en rolverdeling

Binnen de AVG bestaan verschillende rollen. In het kader van de dienstverlening van Voys zijn vooral de rollen van de verantwoordelijke en verwerker van belang. Om je zo goed mogelijk te informeren, leggen we uit wie de diverse rollen innemen en om welke gegevens het gaat.

Voys in de rol als verwerker

Voys is verwerker van verzonden gegevens. Onder verzonden gegevens vallen de (tele)communicatiegesprekken: dit zijn de telefoongesprekken die je via het telefonieplatform voert. Voor de duidelijkheid benadrukken we dat jij als klant zelf verantwoordelijk bent voor de inhoud van telefoongesprekken. Voys faciliteert slechts jouw gesprek via haar dienstverlening.

Voys in de rol als verantwoordelijke

Voys is verantwoordelijke voor de persoonsgegevens die geen verzonden gegevens zijn en die nodig zijn om haar diensten te kunnen aanbieden. Hieronder vallen verkeers- en factureringsgegevens.

Verkeersgegevens zijn noodzakelijk om het gesprek of de communicatie tot stand te brengen. Factureringsgegevens zijn gegevens die op de (detail-)factuur terechtkomen en/of noodzakelijk zijn om deze te kunnen opstellen.

Voorbeelden van verkeers- en factureringsgegevens zijn:

• Gegevens die nodig zijn voor het opstellen van een offerte/factuur;
• Gegevens die nodig zijn om een hulpvraag te behandelen ten aanzien van het gebruik van de dienst;
• Gegevens zoals een ip-adres of locatiegegevens die noodzakelijk zijn voor de werking van de dienst en het opzetten van een gesprek (niet het gesprek zelf).

Voys mag vanuit haar rol als verantwoordelijke alleen persoonsgegevens verwerken indien zij hiervoor een rechtsgrond heeft. Voor de verwerking van persoonsgegevens baseert Voys zich op de volgende rechtsgronden uit de AVG:

• Uitvoering geven aan de overeenkomst
  Denk hierbij aan de noodzakelijkheid tot de uitvoering van de dienstverleningsovereenkomst, zoals het kunnen opstellen van een offerte of factuur.
• Wettelijke verplichting
  Denk hierbij aan verplichtingen die rechtstreeks volgen vanuit de Telecommunicatiewet, de Belastingwetgeving en/of wettelijke bewaartermijnen.
• Gerechtvaardigd belang
  Denk hierbij aan persoonsgegevens die Voys verwerkt om haar diensten te kunnen verbeteren en/of uitbreiden, het weergeven van managementinformatie, ten behoeve van strategische marktbenadering of om jou te informeren over updates.
• Toestemming
  Denk hierbij aan het ontvangen van nieuwsbrieven waarvoor je toestemming hebt verleend. Als je gebruikmaakt van de diensten van Voys, kun je Voys ook toestemming geven om toegang te krijgen tot jouw contactenlijst. Deze informatie gebruiken wij enkel om jouw contactenlijst weer te geven en worden niet op een andere wijze gebruikt.

Zo beschermt Voys jouw gegevens

Voys neemt technische en organisatorische maatregelen om de gegevens van haar klanten goed te beschermen. Hierbij kun je denken aan maatregelen om servers en platformen goed te beveiligen, fysieke toegangsbeveiliging, wachtwoorden en firewalls op computers, maar ook aan specifieke regels omtrent geheimhouding die gelden voor de collega’s die bij Voys werken.

Wat Voys met jouw gegevens doet

Voys verwerkt persoonsgegevens met een bepaald doel. Hieronder wordt toegelicht met welke doelen dit plaatsvindt.

• Klant
  Als je klant wordt bij Voys, heeft Voys jouw bedrijfs-/(contact)persoonsgegevens nodig om jou als klant aan te maken in onze systemen (hierna: klantgegevens). Hieronder vallen bijvoorbeeld NAW-gegevens, klantnummer, e-mailadres, telefoonnummer en financiële gegevens. Daarnaast kan Voys een KvK-check doen. De gegevens gebruikt zij ook voor het verbeteren van haar diensten.
• Facturen
  Voys gebruikt klant- en verbruiksgegevens om facturen op te stellen, te versturen en om ervoor te zorgen dat deze betaald worden.
• Websites en applicaties
  Voys biedt haar propositie via haar websites en applicaties aan zodat je diensten bij Voys kunt afnemen, zelf zaken online kunt regelen en met Voys kunt communiceren. Hiervoor gebruikt Voys jouw klant- en verbruiksgegevens. Via de websites en applicaties test Voys ook haar dienstverlening.
• Marketing
  Voys gebruikt klantgegevens om je via marketingkanalen te informeren over bestaande en nieuwe diensten. Voys kan klantgegevens gebruiken om aanbevelingen en aanbiedingen zo veel mogelijk aan te passen aan een persoonlijke situatie.
• Statistiek
  Voys kan klantgegevens, verbruiks- en factureringsgegevens verwerken om haar platform en diensten in het algemeen te verbeteren en/of om in het algemeen (markt-)onderzoek te doen. Daarnaast kan Voys klantgegevens analyseren, zodat nuttige inzichten verkregen worden in een account. Statistische analyses voert Voys enkel uit met informatie die niet meer tot een persoon te herleiden is.
• Wettelijke verplichting
  Op verzoek van een bevoegde autoriteit en gebaseerd op een wettelijke verplichting kan het voorkomen dat Voys persoonsgegevens dient te verstrekken.
• Hulpvragen
  Je kunt via diverse communicatiekanalen contact met Voys opnemen. Om je zo goed mogelijk te kunnen helpen, verwerkt Voys klantgegevens en de inhoud van de vraag of klacht.

• Phone permission; hiermee faciliteer je het beheren en opzetten van telefoongesprekken.
• Contact permissions; hierdoor kunnen we je contacten gebruiken in de app, waarmee we het doorzoeken, bellen en beheren van die contacten mogelijk maken. Je contacten en de contactenlijst (contact list information) worden alleen gebruikt op jouw toestel, en ze blijven op jouw toestel.
• Record audio/microphone permissions; je geeft toestemming voor het gebruik hiervoor, zodat je telefoongesprekken kunt voeren. “Tijdens het gebruik van de app” is de juiste instelling voor deze rechten.
• Bluetooth permission; hiermee kunnen we verbinding maken met randapparatuur zoals je headset of carkit. Dit wordt door Google vertaald in een “relatieve positie van apparaten in de buurt”-toestemming.
• Battery Optimization; zodat de app inkomende gesprekken kan ontvangen.

Nieuwsbrieven en andere (marketing)informatie

Als klant van Voys ontvang je een nieuwsbrief. Je kunt je hier ook zelf op abonneren. In de nieuwsbrief word je op de hoogte gehouden over updates en worden tips en informatie gegeven over de dienstverlening. De inschrijving kan op elk moment opgezegd worden.

Verwerkers

Voys schakelt verwerkers in om de diensten goed te kunnen aanbieden. Devhouse Spindle B.V. als ontwikkelaar en VoIPGRID B.V. als toeleverancier van het telefonieplatform zijn hierin de meest essentiële verwerkers. Voys zorgt ervoor dat dezelfde eisen ten aanzien van beveiliging worden doorgelegd aan door haar ingeschakelde verwerkers. De lijst met verwerkers is op aanvraag beschikbaar.

Doorgifte van persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden hoofdzakelijk verwerkt binnen de Europese Unie (en de EER). Wanneer persoonsgegevens door Voys of door Voys ingeschakelde derden worden verwerkt buiten de Europese Unie (en de EER), zorgt zij ervoor dat er een passend beschermingsniveau bestaat conform de uitgangspunten van de AVG.

Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk. Hierbij houdt Voys rekening met wettelijke bewaartermijnen. Na afloop van de termijn zullen gegevens worden verwijderd of geanonimiseerd, op een zodanige manier dat persoonsgegevens niet langer meer kunnen worden gebruikt en toegankelijk zijn.

Privacyteam

Voys zet zich actief in om jouw privacy te beschermen. Voys beschikt daarom over een Functionaris voor de Gegevensverwerking en over meerdere Security Officers.

Rechten

Wil je inzage in de gegevens die Voys van jou verwerkt, heb je vragen over je gegevens of over hoe Voys de bepalingen uit de AVG naleeft?

Neem dan contact op met security@voys.nl. We helpen je graag verder.

Je hebt de volgende rechten:

• Uitleg krijgen over welke persoonsgegevens Voys verwerkt en wat hiermee gedaan wordt;
• Inzage in de persoonsgegevens die Voys van jou verwerkt;
• Het laten corrigeren van fouten;
• Het laten verwijderen van verouderde persoonsgegevens;
• Intrekken van toestemming;
• Bezwaar maken tegen bepaald gebruik.

In sommige situaties kan Voys niet voldoen aan een verzoek, omdat er bijvoorbeeld een goede reden is om jouw gegevens alsnog te verwerken. In dat geval word je hierover gemotiveerd geïnformeerd.

Klacht indienen

Als je vindt dat Voys je privacyrechten niet of niet juist borgt, meld je dan via security@voys.nl. Je hebt tevens het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Download de verwerkersovereenkomst