Visiebepaling en visieconversaties

Visie is de droom van je bedrijf die nog geen werkelijkheid is. Meestal komt een visie bij een eigenaar, oprichter of directie vandaan. Binnen een zelfsturende organisatie zie je over het algemeen dat hier een rol voor ontstaat, die – zeker in het begin – vaak wordt gedragen door de eigenaar of oprichter.

Hoe langer je bezig bent met zelfsturing, hoe meer je zult merken dat de visie iets van de organisatie wordt. Visie is namelijk een heel breed domein. Het kan gaan over wat voor bedrijf je wilt zijn, hoe je wilt samenwerken en wat voor een product je aan het ontwikkelen bent. Ook zal de organisatie regelmatig geholpen zijn als je met elkaar over verschillende onderwerpen een visie ontwikkelt.

Daarbij ga je merken dat de expertise om een visie te ontwikkelen – waarover dan ook – niet meer ligt bij één persoon, maar veel vaker bij een club mensen. Tijd voor een slim proces om die mensen samen te brengen en hun ideeën om te zetten in iets waar de rest van de organisatie baat bij heeft. We delen vier stappen die je helpen om een visie te ontwikkelen.

De visieconversatie

De visieconversatie is een open gesprek. Iedereen die een visie over een onderwerp nodig heeft, kan zo’n visieconversatie aanvragen. Het gesprek wordt begeleid door de visieconversatie-facilitator. Deze rol helpt de persoon die de visieconversatie aanvraagt met het voorbereiden van het gesprek. Zo worden onder andere de belangrijkste vragen gedefinieerd. Samen nodigen de facilitator en de aanvrager rollen en mensen uit die veel met het onderwerp hebben of hier binnen de organisatie verantwoordelijk voor zijn.

Bij het gesprek sluit ook altijd de Utopian aan. De Utopian is de bewaker van de visie van het bedrijf. De taak van deze rol is het vertalen van de uitkomsten van het gesprek naar één totaalverhaal. Dit zijn vaak één of meerdere nieuwe slide(s) in één centrale open presentatie (slidedeck).

Nadat er een visieconversatie is geweest, wordt de uitkomst gevangen en gedeeld met de rest van de organisatie. Meestal vindt er ook een townhall meeting plaats over nieuwe onderdelen van de visie. Daar worden niet alleen de uitkomsten gedeeld, maar is er ook een open mic beschikbaar om hier vragen over te stellen.

Voorbeelden

Voorbeelden van zaken waar we een visieconversatie over hebben gevoerd:

• Wat zijn onze kernwaarden?
• Hoe willen wij – buiten wat de wet ons voorschuift – omgaan met privacy binnen onze organisatie en de producten die we ontwikkelen?
• Wat bedoelen we als we de termen ‘open’ en ‘vrij’ gebruiken?
• Wat is de rol van HR binnen zelfsturende organisaties?
• Hoe gebruiken we Spys – de plek waar we samenkomen voor de lunch, maar ook voor grotere meetings, events en gezelligheid – nu en in de toekomst?
• Wat verstaan we onder een bevrijde eindgebruiker (op dit moment onze belangrijkste metric)?
• Wat zijn de relaties en onderliggende verwachtingen van de verschillende juridische entiteiten binnen onze structuur?
• Hoe ziet de future workspace eruit: waar Voys haar tools voor ontwikkelt en waar ze zelf een weerspiegeling van wil zijn?
• Hoe zit diversiteit eruit in de future workspace?

Het format

We duiken nu diep het format in. Dit format is niet heel vast, omdat het onwijs situationeel wordt toegepast. Er zitten echter onwijs veel lessen in over situaties die zich voor kunnen doen én mogelijke oplossingsrichtingen. Daarom delen we haar graag in de volledigheid.

Wat heb je nodig?

• Een visionair: de persoon/rol die de vraag stelt voor de gedeelde visie of meer duidelijkheid wil over een bestaande visie. Dit kan ook een groep mensen zijn
• Een groep mensen voor het gesprek van maximaal acht personen
• Een facilitator, iemand die niet óók een van de acht mensen in het gesprek is
• Een secretaris, dit kan een van de acht mensen in het gesprek zijn of de facilitator
• Een ruimte (virtueel of fysiek, als iedereen maar in dezelfde ruimte kan zijn)
• Post-its
• Pennen
• Tijd
• Een open geest

Stap 1: Intake

De intake vindt plaats met alleen de visionair. In dit gesprek is het belangrijk om antwoord te krijgen op de volgende vragen:

1. Wat is het doel van de visieconversatie?
2. De ene vraag: op welke vraag wil je antwoord hebben? Vaak is dit de vraag achter de vraag. Hoe beter je dit helder kunt krijgen in het voortraject, hoe beter de conversatie zal verlopen.
3. Wie wil je bij de discussie betrekken? Welke rollen of personen? Wil je een open uitnodiging voor deelname naar iedereen binnen de organisatie of zoek je specifieker?
4. Waarom wil je deze vraag beantwoorden?

Na dit gesprek worden de vraag en de ‘waarom’ gedeeld, eventueel inclusief een open uitnodiging. Bij Voys hebben we hiervoor een speciaal Slack-kanaal.

Stap 2: Voorbereiding

Ter voorbereiding voor het gesprek wil je de deelnemers bevragen. Een enquête is daarvoor heel geschikt. Deze gaat ongeveer een week voor het werkelijke gesprek naar de deelnemers, waarbij er twee dagen voor het gesprek nog een herinnering volgt.

Het doel is niet alleen om informatie te verzamelen, maar ook om de deelnemers in de denkmodus te krijgen. Indien relevant, kan een grotere enquête worden verstuurd naar willekeurige mensen in de organisatie om meer feedback te krijgen. Dit doe je vaak bij topics die het hele bedrijf vergaand raken.

Mogelijke vragen voor de enquête:

• Hoe verhoudt deze gedeelde visie zich tot onze kernwaarden?
• Wat is jouw definitie van [onderwerp van het visiegesprek]?
• Waarom hebben we een gedeelde visie op [onderwerp] nodig?
  • Hoe zou het verduidelijken/definiëren van deze visie ons als organisatie moeten/kunnen helpen?
  • Welk(e) probleem(en) zal deze gedeelde visie voor ons oplossen?
  • Wie zal profiteren van deze gedeelde visie? Primair, secundair.
  • Vind je dat we het eens moeten worden over deze visie en waarom wel/niet?
• Missen we iets met de huidige visie of het gebrek aan visie op dit onderwerp?
• Moet deze visie kwantificeerbaar zijn en zo ja, hoe?
• Wat hebben we nodig om deze visie in stand te houden/te verwezenlijken/er naartoe te werken?
• Waar/hoe/wat zal deze visie ons over drie jaar brengen?

Stap 3: De visieconversatie

1. Proces
Leg de stappen voor dit specifieke visiegesprek uit.

2. Check-in
Laat iedereen inchecken op de bijeenkomst. Benoem wat je bezig houdt om het daarna los te laten. Dit maakt je hoofd leeg, zodat je werkelijk aanwezig kunt zijn bij de conversatie.

3. Introductie
Inleiding door de facilitator, met inbegrip van de ene vraag die we hier hebben te beantwoorden en een samenvatting van de uitkomsten van de enquête. De weg bereiden voor het gesprek.

4. Verhelderende vragen
Deze ronde is voor iedereen om duidelijkheid te krijgen. Hierna begrijpen ze het doel en het waarom van de visionair.

De vragen die daarna volgen zijn afhankelijk van het onderwerp en de toepasbaarheid.

5. Een ‘mijn standpunt’-ronde
Iedereen mag zijn mening geven over de vraag. Geen reactie, punt.

Afhankelijk van de reden waarom deze vraag beantwoord moet worden, kan de aanpak variëren. Dit zijn enkele voorbeelden van benaderingen, afhankelijk van het waarom van de visievraag.

• Waarom: we willen te weten komen of we een gedeelde opvatting hebben over deze visievraag.
  • Suggereert de enquête een gedeelde opvatting of niet? Zo ja, goed gedaan 🙂
  • Zo nee, kunnen we de verschillen aanwijzen?
  • Hoe schaden deze verschillen ons op dit moment?
  • Kunnen we ze op één lijn brengen of dingen duidelijker maken om tot een gedeelde opvatting te komen?
• Waarom: wij zijn het volstrekt oneens over het antwoord op deze visievraag
  Deze vraag beantwoord je tijdens een discussie. Het hoofddoel van de discussie is om alle meningen op tafel te krijgen en te zien waar ze overeenkomen en waar ze afwijken. Het doel van de discussie is niet om alle problemen die boven tafel komen op te lossen. Je zit hier voor het beantwoorden van de hoofdvraag.
  De discussie bestaat uit twee delen:
  • Differentiëren: zoek mogelijke antwoorden die zouden kunnen werken. Er zijn geen foute antwoorden.
  • Integreren indien mogelijk: na een kleine pauze is het tijd om te zoeken naar mogelijkheden om te integreren.
• Waarom: wij zijn verward over deze visievraag.
  Maak het beeld duidelijker.
  • Hoe beïnvloedt deze verwarring ons? Schrijf de verschillende onderdelen van de ‘verwarring’ op het whiteboard
  • Zien we dingen die we kunnen verduidelijken?
• Waarom: we hebben nog geen visie (vraag) over dit onderwerp.
  Bepaal het startpunt, waarschijnlijk onze/ons kernwaarden/doel en begin daar.
  • Hoe moet deze gedeelde visie ons helpen ons doel te bereiken/onze kernwaarden te leven?
  • Wat zijn dingen die voorkomen moeten worden door het hebben van deze visie?
  • Wat bedoelen we als we het hebben over [onderwerp]?
  • Hoe leven we deze visie?
  • Input van een algemene enquête onder het bedrijf indien relevant
  • Kunnen we beginnen met het formuleren van de eerste versie van de visie die goed genoeg is voor nu of hebben we meer informatie nodig?
• Waarom: de huidige visie is niet duidelijk genoeg en helpt ons niet bij het nemen van dagelijkse beslissingen:
  • Hoe is het nu niet toepasbaar?
  • Wat ontbreekt er?
  • Kunnen deze ontbrekende schakels worden vastgesteld in het onze dagelijkse manier van organiseren en de processen die daarbij horen.

6. Antwoord op de vraag
Hebben we een antwoord op de ene vraag bereikt? Zo ja, dan probeert de facilitator alle inbreng te concluderen tot één antwoord. Onthoud: geen consensus maar instemming.

7. Afronden
De facilitator haalt belangrijke bevindingen uit de discussie naar voren waarover misschien extra gepraat of nagedacht moet worden. Dit wordt veelal binnen het reguliere werk opgepakt en niet binnen het visieconversatie-format.

8. Impact
Kleine ronde van iedereen, inclusief de vraag: wat voor impact zal dit antwoord hebben?

9. Afsluitende ronde & reflectie
Iedereen mag zijn laatste gedachten over de sessie delen en erop reflecteren zonder dat een ander daarop reageert.

Stap 4: Nazorg

In de laatste stap deelt de secretaris het wrap-up-document in de communicatiekanalen. Ook worden een paar slides toegevoegd aan het visiedocument. Eventueel wordt er een townhall-sessie voorbereid over het onderwerp.