Het Voys Model: weg met je functie

Ik zit in de bus op weg naar Schier en heb een nieuw speeltje, een 7″ tablet in mijn handen. Ik open de tweet van @baardbaard die ik tot mijn favorieten benoemd heb. Ik download de PDF die in de tweet aangehaald wordt en begin te lezen. Ik lees het handboek van de Amerikaanse gamestudio Valve. Man, wat leest dat lekker. Ik begin secties te markeren en aantekeningen te maken. Ik weet dat het niet mag van Mark Tigchelaar, maar ik wil bepaalde zinnen die in het handboek staan niet vergeten. Voordat ik uit de bus stap heb ik het e-book twee keer gelezen en heb ik duizend gedachten in mijn hoofd. ‘Dit is het, dit is het, dit is het’, zingt het op de achtergrond, terwijl de hersenspinsels in mijn hoofd samen langzaam een plan beginnen te vormen. Al jaren zijn we bezig met het bouwen van een bedrijf waar iedereen leuk werk heeft. Nu komen alle puzzelstukjes samen.

Een passend organisatiemodel

Voys was al lang op zoek naar een passend organisatiemodel. Een model dat ervoor zorgt dat iedereen bij Voys met plezier naar zijn of haar werk gaat en een model dat onze bedrijfsgroei kan faciliteren. Het uitbrengen van het Voys Handboek was een prachtige mijlpaal en afgelopen dinsdag passeerden we een volgend station: een presentatie voor de collega’s over hoe we in 2013 om willen gaan met werken, functioneren en beoordelen. ‘Geen functies, geen management’ is daarbij ons credo. Een verhaal dat gedeeld moet worden. In dit artikel zoom ik in op het onderdeel waarin wij geen vaste functies bekleden. Daarnaast bespreken we de rollen die iedereen kan aannemen en de vormgeving van projecten in het Voys Model.

Disclaimer: Dit model heeft zichzelf nog niet bewezen. Valve werkt zonder functies en management. Daar werken 350 mensen, maar bij Valve zijn er minder gestandaardiseerde processen gaande dan bij Voys. Toch gaan we dit model invoeren, omdat dit het enige model lijkt te zijn dat geschikt is voor Voys. Een model dat zich in de praktijk bij Voys gaat bewijzen.

Wat maakt werken leuk?

Kunnen doen wat je leuk vindt en waar je goed in bent

Werk is leuk als je je bezig kunt houden met zaken of processen die je interesse wekken. Als het werk jou interesseert wil je ook extra stappen zetten om nieuwe dingen te leren en word je er snel goed in. Ben je ergens goed in, dan is dat veelal leuk om te doen en spoort het je aan om je erin te blijven ontwikkelen.

Mensen die zichzelf doorontwikkelen en heel goed zijn in dat wat ze doen, wekken op hun beurt de belangstelling van de werkgever. 😉

Drempelloos werken

Een tweede en ander belangrijk aspect van leuk werk is de ruimte en de vrijheid die je gegeven wordt om dingen te doen die jij belangrijk acht.

Een Voys voorbeeld

Een accountmanager vindt zijn werk bij Voys onder andere leuk wanneer hij of zij gelukkige klanten kan helpen. Bij Voys kan een accountmanager vragen over een factuur beantwoorden, terwijl een klant met zo’n vraag normaliter bij iemand van de afdeling financiën terecht zou komen. Daarom kan iemand van accountmanagement dus ook bij de klantgegevens die de afdeling financiën in beheer heeft. Resultaat: de klant is snel geholpen door zijn vaste accountmanager en deze zijn daar beide gelukkig mee.

.

Wervende tekst uit 1860 voor een baan bij de Pony Express

Functieomschrijving

Een functieomschrijving beperkt

Een functieomschrijving beschrijft taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden.

• Een omschrijving creëert hokjes: dit hoort wel bij mijn taken en dit niet.
• Een functieomschrijving creëert afstand: hier ben ik wel verantwoordelijk voor en hiervoor niet
• Ook schept het beperkingen: dit mag ik wel en dit mag ik niet

Ik zie hier al paarse krokodillen ontstaan nog voordat iemand voor een functie is aangenomen.

Weg met de functie

We hebben daarom besloten functies te laten varen en over te gaan naar rollen. Functies bakenen een aantal taken af die tot die ene functie behoren. Daarnaast kun je in die gedachte maar één taak tegelijk uitvoeren. Het aannemen van een rol daarentegen zorgt ervoor dat je dagelijkse taken continu kunnen veranderen. Wij stimuleren de mensen van Voys om dit ook zoveel mogelijk te doen.

Projecten

Iedereen die bij Voys werkt kan een project starten. Een project kan van alles inhouden.

• Het verzorgen van Voys wielerkleding
• Het selecteren van een nieuwe Wiki tool
• Het interviewen van klanten voor leuke cases
• Het herbeoordelen van onze inkooprelaties

Het zijn slechts enkele voorbeelden van projecten. Iemand die een project start maakt een Google document aan die binnen Voys bekend is. In de projectenmap beschrijft deze collega het project. Vervolgens gaat hij/zij projectleden werven. Dit wordt gedaan in de ‘standup’, onze dagelijkse staande groepsbijeenkomst van 15 minuten, waarin we vertellen waar we mee bezig zijn. Ook kan er via het interne microblog gecommuniceerd worden met welk project iemand zich gaat bezig houden. Leden die hij/zij noodzakelijk acht bij te dragen aan het project zijn uiteraard ook direct te benaderen. Een projectgroep ontstaat, de voortgang wordt gecommuniceerd en uiteindelijk wordt er iets prachtigs opgeleverd. Als het project is afgerond kan het gepresenteerd worden tijdens een dinsdagmiddag pizzasessie.

Voorwaarden voor een succesvol project

Eén tegelijkertijd

Je kunt maar aan één project tegelijkertijd werken. Het is leuk om projecten te starten, uit te voeren en het resultaat hiervan te zien. Laat dit resultaat te lang op zich wachten dan worden de energie en het enthousiasme minder. Daarom, bij voorkeur, één project tegelijkertijd.

Communiceer actief

Je moet actief communiceren over het project. Daarmee enthousiasmeer je anderen en deze kunnen waardevolle input leveren, ook als ze niet in je projectteam zitten. Dit komt de kwaliteit van het eindresultaat ten goede en het is simpelweg leuk om te vertellen over de mooie dingen waar je mee bezig bent.

Een project moet geld opleveren

’Geld opleveren’ is een breed begrip. Wielerkleding draagt bij aan de branding en zichtbaarheid, maar de bijdrage zal beperkt zijn, dus besteed je een beperkte hoeveelheid tijd. Een interview met een klant zorgt voor een leuke case waar potentiële klanten enthousiast van kunnen worden. Een nieuwe Wiki tool kan efficiënter werken, waardoor er nog meer gebruik van wordt gemaakt. Dat zorgt voor een tijd- en kostenbesparing.

En het reguliere werk dan?

Stel dat een accountmanager straks alleen nog maar bezig is met het genereren van leuke content voor de Voys website, bijvoorbeeld in de vorm van klantinterviews en inhoudelijke weblog- en nieuwsartikelen. Hij of zij komt daardoor niet meer toe aan het accountmanagement. Dan heeft de accountmanager voor zichzelf een nieuwe baan gecreëerd en gaan we op zoek naar een nieuwe collega die zijn of haar rol kan vervullen. Deze zal zat werk hebben, want prachtige content voor Voys.nl zal geheid een hoop nieuwe klanten aanspreken.

De artikelen die gaan volgen en een woord van dank

Tot zover het eerste artikel over het Voys Model. De volgende drie artikelen zullen gaan over het wegsturen van het management, beoordelen en functioneren en over tools die handig zijn in een organisatie en waar je veel gebruik van maakt in het Voys Model. Ik sluit af met een dankwoord. Het Voys Model is niet zomaar ontstaan. Er zit jaren aan denkwerk en voorbereiding in en er is vooral de afgelopen vier maanden hard aan gewerkt door veel mensen binnen Voys, maar ook zeker daarbuiten. Een aantal externen wil ik benoemen Andrei dank voor je strategische denkwerk en de coaching. Annemieke, dank voor de tactische en operationele invulling en je enthousiasme! Yvanka, Wim, Femke, Nienke en Jorg dank voor het geven van vertrouwen. Met jullie input werd het model compleet gemaakt.

Heb je vragen of opmerkingen: de reacties staan open!