Haal meer uit je klantgesprekken met Gesprekssamenvattingen

Klantgesprekken bevatten waardevolle informatie. Vaak log je na een gesprek iets in je CRM-systeem of schrijf je een korte samenvatting voor jezelf of een collega. Maar het is lastig om je écht te focussen op een gesprek als je tegelijkertijd aantekeningen moet maken.

Met Gesprekssamenvattingen van Voys is multitasken verleden tijd. Terwijl jij je volledig focust op je klant, maken wij een heldere samenvatting van het gesprek. Automatisch! Geen gedoe of extra werk, wel overzicht en rust. En dan kan die samenvatting ook nog eens automatisch in je CRM-systeem terechtkomen. 

In deze blog lees je:

• Wat automatische gesprekssamenvattingen zijn
• Waarom ze perfect zijn voor jouw bedrijf
• Hoe je ze slim inzet in je werkproces
• Hoe je ze vandaag nog activeert

Wat zijn automatische gesprekssamenvattingen?

De naam zegt het eigenlijk al: na elk telefoongesprek wordt er een begrijpelijke samenvatting gemaakt op basis van de transcriptie van het gesprek. Dit is geen ellenlange tekst, maar een beknopt en helder overzicht van wat er is besproken tijdens het gesprek.

Meer weten over Gesprekstranscripties? Lees hier 5 verrassende manieren om Gesprekstranscripties in te zetten binnen jouw bedrijf.

De samenvatting van het gesprek vind je terug in de gesprekkenlijst van Freedom. Je kunt ‘m via onze open API ook doorsturen naar andere tools zoals Slack of je CRM-systeem. Zo heeft iedereen binnen je bedrijf inzicht in wat er met de klant is besproken, zonder dat je ook maar een letter hoeft over te typen. Heb je geen kennis of tijd om zelf via de open API een koppeling te maken met je CRM-systeem? Bekijk dan onze slimme Pop-up CRM-integratie. Deze schrijft de samenvatting van je gesprekken automatisch weg in je CRM-systeem.

Goed om te weten: we werken aan een nieuwe desktop- en mobiele app. Uiteraard zijn de gesprekssamenvattingen daarin ook beschikbaar. Daardoor zijn ze straks nóg makkelijker te vinden en zie je per gesprek wat er met de klant is besproken.

Waarom Gesprekssamenvattingen perfect zijn voor het mkb

Als mkb’er wil je professioneel en efficiënt werken, maar complexe en dure callcenter-functionaliteiten zijn vaak niet nodig en meestal te veel van het goede. Toch is een feature als Gesprekssamenvattingen ontzettend handig voor jou als mkb’er. Want Gesprekssamenvattingen zijn dé oplossing voor slimme ondernemers die beter met klantgesprekken willen omgaan, zonder extra werk. 

Dat klinkt interessant hè? We zetten de voordelen voor je op een rij.

Verbeter de relatie met je klanten

Allereerst en misschien wel het belangrijkste: de relatie met je klant wordt verbeterd. Met samenvattingen weet je precies waar eerdere gesprekken over gingen. Daardoor kun je een gesprek makkelijk terugpakken, gerichter reageren en hoef je de klant nooit meer te vragen: “Waar ging het ook alweer over?”. Je klant voelt zich gehoord en serieus genomen. Dat is uiteindelijk wat iedereen wil: je gehoord voelen. 

Werk efficiënter samen door gedeelde informatie

Of het nu gaat om sales, support of service: het is waardevol als collega’s elkaars gesprekken snel kunnen inzien. Dankzij de samenvatting is de overdracht tussen collega’s een stuk makkelijker. Iedereen is direct op de hoogte van wat er is besproken, zonder dat je de ander hoeft bij te praten. Handig wanneer een collega ziek is geworden en je het werk even moet overnemen of wanneer iemand het bedrijf verlaat. 

Haal meer waarde uit elk gesprek

Gesprekssamenvattingen zijn niet alleen handig voor de opvolging. Je gebruikt ze ook om trends en veelgestelde vragen te herkennen. Hiermee geef je je collega’s meer richting, verbeter je je service en kun je zelfs je salesproces aanscherpen.

Gebruik de samenvattingen bijvoorbeeld:

• Als input voor veelgestelde vragen op je website
• Voor je productontwikkeling of onboarding
• Als basis voor interne kennisdeling

Creëer overzicht en structuur in je communicatie

Een gesprek is vaak rommeliger dan je denkt. Door het automatisch samen te vatten, breng je structuur aan: wat is er besproken, wie heeft wat gezegd en wat was het doel? Dat geeft overzicht, zeker als je veel gesprekken voert op een dag.

Mis geen belangrijke informatie meer

Bij handmatige notities mis je al gauw details. Gesprekssamenvattingen zijn neutraal, consistent en compleet. Je krijgt altijd dezelfde kwaliteit samenvatting zonder dat je er zelf iets voor hoeft te noteren.

Bespaar tijd op administratie

Geen los kladblok meer. Geen tijdverlies bij het verwerken van gesprekken in de tools die je daarvoor gebruikt. Geen moeite met terugluisteren van gesprekken. Alles staat al overzichtelijk en beknopt voor je uitgeschreven. Hierdoor werk je sneller én heb je minder foutgevoelige handmatige stappen, zoals het vergeten van onderdelen van je gesprek. Maar wat misschien nog belangrijker is: jij kunt je gewoon focussen op het gesprek met je klant.

Benieuwd naar de voordelen van automatische gesprekssamenvattingen voor klantenservices? In dit artikel vind je alle voordelen op een rij.

Gesprekssamenvattingen slim inzetten in je werkproces

De echte kracht van de gesprekssamenvattingen zit in de slimme koppelingen met je bestaande systemen. Een paar voorbeelden:

(Automatische) koppeling met je CRM-systeem

Met de Open API kun je de samenvatting automatisch in de klantkaart zetten van je CRM-systeem of andere tools die je gebruikt voor klantcommunicatie. Zo weet iedereen meteen wat er besproken is, zonder handmatige invoer. 

Geen kennis of tijd om een eigen koppeling te bouwen? Maak dan gebruik van onze Pop-up CRM-integratie. Door het activeren van de Activity Hub in de CRM-integratie, wordt de samenvatting automatisch weggezet in je CRM-systeem. Meer dan 200 CRM-pakketten worden op dit moment ondersteund. 

In Slack of Teams

Laat de samenvattingen binnenkomen in een Slack-kanaal voor sales, support of je hele team. Zo blijf je up-to-date zonder steeds in te loggen of handmatig iets te hoeven delen.Meer inspiratie nodig? Check deze blog met praktische toepassingen van Gesprekstranscripties.

Hoe zit dat met privacy en AVG? 

Spoiler: jouw data blijft van jou!

Gesprekssamenvattingen klinkt als iets wat je bij een techgigant verwacht, die het wellicht niet altijd nauw neemt met jouw privacybelangen. Bij Voys doen we dat radicaal anders: jouw klantdata blijft jouw data. Alles gebeurt volledig in lijn met de AVG, zonder dat jouw gesprekken worden gebruikt om AI-modellen van derden te trainen. We gebruiken namelijk open modellen die we draaien op onze eigen hardware.

Meer hierover lees je in onze blog over AI-transcriptie en privacy.

Aan de slag: profiteer vandaag nog van Gesprekssamenvattingen

De gesprekssamenvattingen zijn beschikbaar in Freedom. Je activeert de functie eenvoudig zelf via je instellingen. Let erop dat je de gespreksopname en gesprekstranscriptie ook nodig hebt, want op basis daarvan worden de samenvattingen gemaakt. Tijdens de bètaperiode is de feature Gesprekssamenvattingen gratis te gebruiken. 

Wil je weten hoe je dit activeert? Check dan onze  hulppagina over AI-instellingen in Freedom.

Met Gesprekssamenvattingen van Voys haal je meer uit je klantgesprekken

Klantgesprekken zijn niet alleen contactmomenten, het zijn kansen. Met automatische samenvattingen leg je die waardevolle gesprekken vast. Je werkt sneller, voorkomt misverstanden en verbetert je service. Zodat jij je kunt focussen op dat wat echt telt: jouw klant. 

Zet de samenvatting vandaag nog aan
Zo gepiept. En je hebt er direct profijt van. Nog geen klant? Sluit je dan eenvoudig aan en start vandaag nog met het versterken van jouw klantrelatie.