Ons werk is stuk… En met digitale fitheid goed te repareren

author image
Mark Meinema 1 February 2022 15 min

Toen computers vanaf 1981 onze kantoren en levens binnenkwamen, waren ze onwaarschijnlijk duur. Toch werden ze in heel korte tijd gemeengoed. De belofte van computers was dat ze ons allerlei routinewerk uit handen konden nemen en ons daarmee met minder moeite veel effectiever konden maken. Nu, zo’n 40 jaar later, zijn computers niet meer weg te denken, zijn ze exponentieel krachtiger en goedkoper geworden.

En die belofte van meer slagkracht in minder tijd en met minder moeite? Die is totaal niet uitgekomen. Sterker nog: We zijn steeds meer tijd gaan verliezen in communicatie over het werk en het terugvinden van onze informatie. Intussen blijft er steeds minder tijd over om ons eigenlijke werk te doen.

De meesten van de vijf miljoen kenniswerkers in Nederland zijn een soort slaaf geworden van hun computers en vooral hun smartphones. En, net als veel verslavingen, gaat ook deze ten koste van onze gezondheid en ons levensgeluk. Kortom: ons werk is stuk, en niet zo’n beetje ook.

Gelukkig is ons kenniswerk goed te repareren. Door te werken aan digitale fitheid, is het wel degelijk mogelijk om met minder tijd en inspanning meer slagkracht te leveren en er mentaal en fysiek fitter van te worden. De komende weken leggen we uit wat we onder digitale fitheid verstaan en geven we tips hoe je die kunt verbeteren.

Waarom is ons werk stuk?

Ons werk is stukgegaan om dat we ons nog niet (voldoende) hebben aangepast aan de nieuwe werk-werkelijkheid:

  • Informatie komt in steeds grotere hoeveelheden binnen en steeds minder van die informatie wordt voor ons gefilterd; en dat hebben we zelf nog niet in de vingers.
  • We vinden onze informatie steeds slechter terug – ook als we goed zouden filteren, dan is de hoeveelheid nuttige digitale informatie kolossaal. Met een paar Word-documentjes in een paar mappen zijn we er niet meer, dus het wordt hoog tijd om onze informatie anders en slimmer te benaderen.
  • We komen aan ons ‘echte werk’ niet meer toe omdat het te makkelijk is geworden met mails en andere vormen van snelle berichten over het werk te praten in een steeds duizelingwekkender tempo.

Onder dit alles ligt een gebrek aan digitale fitheid: met alleen de cursus Office van vroeger red je het al lang niet meer. Om je kenniswerk in deze tijd goed te kunnen doen en digitaal fit te zijn, heb je een veel breder scala aan bewustzijn en vaardigheden nodig.

We kunnen de informatiestroom niet meer filteren

Sinds een aantal jaren bezorgt de eindeloze stroom mails, artikelen, tekstberichten, video’s, noem maar op, ons als kenniswerkers steeds meer stress. We kunnen de informatie die nuttig is voor ons steeds slechter filteren, opslaan, terugvinden, gebruiken en delen. En ondertussen gaan we gebukt onder een steeds sneller groeiende berg informatie waar we niets aan hebben.

Te veel informatie op zichzelf is helemaal geen probleem. Hoewel we al eeuwenlang, sinds de eerste gedrukte boeken, toegang hebben tot meer informatie dan we ooit kunnen verwerken, is er de laatste tientallen jaren toch iets veranderd. Niemand heeft (hopelijk!) ooit stress gehad tijdens het binnenwandelen van een bibliotheek met lange rijen boeken. Ook het maar half lezen van een krant levert al tientallen jaren niet of nauwelijks onrust op (of als je wél een hele krant leest: het feit dat je al die andere kranten nooit zult lezen 😉).

We vinden onze informatie steeds slechter terug

Informatie is steeds meer onvindbaar gevangen in digitale dwangbuizen die documenten en mappen heten.

Een probleem is dat we onze informatie nooit handig hebben leren opslaan. In de beginjaren van de PC kon je de weinige digitale informatie nog makkelijk terugvinden in iets wat leek op de kartonnen archiefmappen. Maar de informatiehoeveelheid is nu zo groot dat het op die manier benaderen van informatie bij lange na niet meer kan. Ook in een echte archiefkast zou je het niet in je hersens halen om te bladeren tussen duizenden documenten in mappen die zich in mappen bevinden die weer in mappen gepropt zijn en daarna nog eens in mappen, enzovoorts.

Verder was het in de beginjaren van de PC nog heel normaal om informatie te produceren die uiteindelijk alsnog op papier terechtkwam. Logisch ook, want een logge PC sleep je niet voor je lol met je mee. Maar onze computers, en vooral tablets en telefoons, gaan nu vaak standaard mee de vergaderzaal in en we laten papier steeds vaker achterwege.

Toch blijven we uit gewoonte of gemakzucht onze informatie stoppen in staande of liggende A4-tjes, zelfs als we daar totaal geen baat bij hebben.

Eén van de bekendste voorbeelden zijn de vergadernotulen. Daarin staan allemaal soorten informatie over allemaal mensen, met allemaal betrokkenen met allemaal taken en de enige link tussen dat alles is dat het in één vergadering besproken wordt. Iedereen die voor hen relevante informatie in notulen heeft gezocht, weet hoe onhandig dat is.

We komen aan ons ‘echte’ werk niet meer toe

Of je nou ondernemer bent of voor eentje werkt, waarschijnlijk heb je je tijd eigenlijk nodig om toe te komen aan je echte werk: dat waar jouw expertise ligt en waar je je wezenlijke unieke waarde toevoegt.

Je was waarschijnlijk niet aan je werk begonnen om een veel te groot deel van de dag afgeleid te worden door langdurige zoektochten naar informatie en het doorploegen en beantwoorden van een eindeloze stroom berichten die je constant afleidt en stress bezorgt.

En je weet waarschijnlijk ook wel dat het niet een oplossing is om voor werk dat niet extreem dringend is ook nog in de avonduren beschikbaar te zijn. En toch gaat er vaak meer tijd verloren in afleiding en randverschijnselen dan dat je die besteed aan écht nuttig werk.

We zijn digitaal niet fit

Ons gebruik van digitale gereedschappen is in kwantiteit ontploft, maar we zijn er nauwelijks handiger mee geworden. Daardoor is een computer een extreem moderne versie geworden van een ouderwetse typemachine. En het gemak waarmee we er enerzijds informatie mee produceren en we anderzijds niet weten wat we ermee moeten doen, heeft geleid tot een informatie-overvloed zonder duidelijk idee wat daarmee te doen.

Vrijwel allemaal lijden we aan ‘informatie-obesitas’. Die kost ons tijd die we nooit meer terugkrijgen, veroorzaakt stress ten koste van onze mentale en ook fysieke fitheid en maakt ons steeds minder effectief in ons werk.

Het is daarom ook een heel goed idee om aandacht te besteden aan onze digitale fitheid. En precies dat gaan we de komende weken doen.

Waarom zijn we digitaal nog niet fit?

“Morgen begin ik…”

“Morgen begin ik…”
“Daar moet ik toch iets aan gaan doen…”

Bij stoppen met roken of beginnen met sporten heb je dit vast al eens gehoord, of zelfs gezegd. En vervolgens blijk je geen tijd te hebben, is het slecht weer, heb je pijn ergens, heb je een slechte dag, en ga zo maar door.

Heel wat mensen kijken in deze tijd aan het begin van het nieuwe jaar (en na veel meer binnen zitten dan ze lief was) een beetje beteuterd naar de weegschaal en nemen zich voor toch maar wat meer te bewegen. (En dat is natuurlijk in ieder geval een goed idee!)

Met onze digitale pap in de benen is het niet anders. We weten wel dat we wat te doen hebben, maar:

“Ik moet wil daar zeker wat mee doen, maar vind die tijd maar eens.”
“Ik zit al meer dan lang genoeg naar dat scherm te staren elke dag… Ik wil dat niet nóg meer doen!”

Best raar eigenlijk, want we weten op zich wel dat er een probleem is. Waarom doen we dan toch zo goed als niets?

We onderschatten de omvang van het probleem

Het bedrieglijke van ons kenniswerk is dat het heel efficiënt en effectief lijkt op detailniveau, terwijl het in het grote plaatje misgaat.

E-mail

E-mail is een mooi voorbeeld. Het versturen van een mail is waanzinnig makkelijk. Een collega of een klant stuurt je een mail met een vraag, je reageert er snel even op, drukt op ‘send’ en je gaat weer verder. Een mailtje sturen (of een berichtje via WhatsApp, Teams of Slack) kost bijna geen inspanning, je bent niet afhankelijk van de beschikbaarheid van de ander en de communicatietaak is weer van je bordje verdwenen. Waar zouden we toch zijn zonder e-mail?

Nou… In verbazend veel gevallen waren we dan sneller klaar geweest met minder gedoe, tijd en onderbrekingen.

Want hoe vaak gaat een e-mailconversatie niet dagenlang door (of zelfs weken) met allemaal antwoorden en verduidelijkingen heen en weer? Soms mailen we naar elkaar terwijl we in hetzelfde gebouw een paar deuren verderop zitten. We lijken vergeten te zijn dat de vraag in het mailtje met een kort telefoongesprek van een paar minuten definitief opgelost had kunnen zijn.

We kennen ons gereedschap niet

Aan de andere kant halen we uit onze digitale gereedschappen bij lange na niet wat erin zit en laten we waanzinnig veel kansen liggen. Dat komt doordat we nooit geleerd hebben met die tools om te gaan. Ook hebben we nooit geleerd hebben hoe we zodanig met onze informatie kunnen omgaan dat we die nuttig kunnen gebruiken.

We zoeken ons suf

Met Google vinden we meestal ruim binnen een minuut wat we zoeken, wat het ook is. En dat terwijl de zoekindex van Google een onvoorstelbaar grote amorfe bende is van minstens 200 miljard items die over elk denkbaar onderwerp gaat en gevoed wordt door miljarden mensen.

Je eigen computer of bedrijfsnetwerk omvat een fractie van de aantallen resultaten die je in Google kunt vinden, gemaakt door slechts een handvol mensen en in die heel kleine hooiberg blijkt de speld alsnog onvindbaar.

Regelmatig steken we een half uur of meer in het weer terugvinden van een document of specifieke informatie, die we toch écht ergens gelaten moeten hebben. En het zal regelmatig voorkomen dat we die informatie niet of te laat terugvinden. En we kijken daar nauwelijks van op.

Hoe kan dat?

Kortom: met de komst van de computer in ons leven is ons werk juist tijdrovender, vermoeiender en minder effectief geworden.

We onderschatten de winst van digitale fitheid

Automatiseren

Ons digitaal gereedschap kan ons routineklussen uit handen nemen die ons anders veel tijd en moeite zouden kosten. Denk aan het bijhouden van je boekhouding, je agenda of het inplannen van afspraken. Er zijn steeds meer tools waarmee je processen zonder technische kennis kunt automatiseren.

Slim communiceren

Ook kan heel veel communicatie met je klanten, collega’s en relaties vele malen handiger verlopen. De afgelopen tijd hadden we natuurlijk al kennis gemaakt met het woord ‘Zoom-moeheid’, maar dat maakt videovergaderen niet per definitie fout. Ook als we straks weer vaker fysiek bij elkaar komen is het interessant om sommige bijeenkomsten nog steeds virtueel te doen, domweg omdat je zo heel veel reistijd bespaart.

Een totaal onontgonnen gebied is bijvoorbeeld het gebruik van korte opgenomen video’s zodat je niet live bij elkaar hoeft te zijn. Denk aan een kort filmpje waarin je uitleg en commentaar geeft bij een document waar je samen aan werkt. Zo kun je effectiever samenwerken dan ooit, zonder voortdurend beslag te leggen op elkaars agenda.

Al je informatie meteen beschikbaar

De toevloed van informatie in ons leven gaat alleen maar groter worden, maar we hoeven daar absoluut niet in te verzuipen. Er wordt dan wel steeds minder voor ons gefilterd, maar er kan des te meer door ons worden gefilterd. Die filters zijn krachtiger dan ooit, mits je ze slim leert inzetten. Alleen zo kun je ervoor zorgen dat je de informatie die voor jou van belang is tussen alle ruis kunt vangen.

Veel meer dan vroeger is het niet alleen heel makkelijk om veel kennis op te slaan. Je kunt ook bijzonder snel die kennis weer naar voren halen én relateren aan al onze andere kennis. Dit heeft een enorme invloed op je slagkracht.

Stel je eens voor hoe het zou zijn als je álle informatie waarvan je weet dat je die hebt meteen bij de hand hebt op precies het juiste moment. En dan bedoelen we niet alleen documenten of e-mails, maar ook aantekeningen en passages uit alle boeken die je gelezen hebt, stukken uit artikelen, eigen vastgelegde gedachten, inspiratie, afbeeldingen, video’s, etcetera.

Het gaat er dus om dat je alles wat je ooit het moeite van het bewaren waard vond in seconden weer terug kunt halen.

Door te automatiseren, handiger te communiceren en beter met onze informatie om te gaan, kunnen we met flink meer slagkracht werken in veel minder tijd en met veel minder stress. Een gezonde relatie met je digitale gereedschap is niet alleen fijn voor jouw onderneming of je werkgever, maar we blijven er ook nog eens veel gezonder bij.

We overschatten hoe moeilijk het is om te beginnen

Als de ‘pijn’ van een gebrek aan digitale fitheid zo groot is er zoveel winst te behalen is, waarom zijn we dan niet allemaal digitaal fit?

Te druk?

Twee houthakkers zijn beiden aan het houthakken, zijn beiden ongeveer even sterk, even gemotiveerd en even geoefend. Beiden hebben ze het ook behoorlijk druk (er moet een hoop hout gehakt worden). Eén van beiden gaat elke middag ruim een uur naar huis, terwijl de ander doorwerkt. En het rare: de houthakker die elke dag naar huis gaat en dus een flinke tijd niet zijn werk doet krijg meer gedaan, is minder moe en nog tevreden ook. Als de andere houthakker vraagt hoe dat toch mogelijk is, is het antwoord: ‘Ik ga elke middag naar huis om mijn bijl te slijpen.’

Als belangrijkste reden om niet aan digitale fitheid te werken wordt vaak tijd genoemd: “Ik ben hartstikke druk met mijn werk – ik zou graag willen, weet dat het nodig is, maar kom er niet aan toe.” Soms wordt er nog iets toegevoegd als: “De eerstvolgende vakantie ga ik er eens goed voor zitten.”

‘Geen tijd’

Denk je geen tijd te hebben om aan je digitale fitheid te werken? Dan maak je het veel te groot.

We zien vaak dat mensen zich voornemen om bijvoorbeeld Outlook volledig te doorgronden om het helemaal professioneel te kunnen gebruiken. En ja, als je er zo tegenaan kijkt is het een hele klus. Maar moet je wel alles van Outlook weten? En ook nog in één klap?

Wat nou als we de investering in tijd eens op vijf minuten per dag zetten? Vijf minuten die je binnen een paar dagen elke dag weer kunt terugwinnen?

Voorbeeldje: het leren van één enkele sneltoets in een programma voor een handeling die je vaak verricht kost amper vijf minuten.

  • Vind de sneltoets (het staat er vaak al bij in het programma) of Google het.
  • Schrijf ‘m op een post-it.
  • Gebruik vanaf dan voor die handeling uitsluitend de sneltoets.
  • Na een paar dagen gaat dit automatisch en ben je toe aan een volgende sneltoets.

Kun je met droge ogen beweren dat je die vijf minuten niet hebt?

Geen toestemming? Geen budget? Andere beperking?

Het kan natuurlijk ook zijn dat je mogelijkheden om welke reden dan ook beperkt zijn. Heb je een baas? Dan kan het zijn dat de mogelijkheden om je tools en methoden te kiezen beperkt zijn. Of misschien heb je geen financiële ruimte.

Het maakt niet uit wat het is, want geen van die beperkingen zouden je moeten afhouden van het werken aan je digitale fitheid. Met wat je op dit moment aan gereedschap hebt, kun je handiger leren omgaan. Je hebt ook geen budget nodig voor een cursus of training, want alles wat je wilt weten is op internet bijzonder snel te vinden en anders weet iemand in je netwerk dat ook wel.

Het is veel nuttiger om te kijken naar wat je wensen en mogelijkheden zijn en je niet blind te staren op je beperkingen. Dat voorbeeld van hierboven over sneltoetsen kun je zonder enige verandering, diepgaande technische kennis of investering vandaag al toepassen. En dat is lang niet het enige dat je kunt doen.

‘Digibeet’?

Even heel lomp: dat ben je niet!

Misschien heb je een aversie tegen alles met knopjes, ben je niet in digitale gereedschappen geïnteresseerd of heb je er geen talent voor. Kan allemaal wel zo zijn, maar dat hoeft je niet tegen te houden. Een gebrek aan talent heeft hoogstens enige invloed op je ontwikkeltempo.

Ken je bijvoorbeeld volwassen mensen met dyslexie?

Zijn die allemaal na hun 20ste nog analfabeet?

Dacht ik al.

Je hoeft geen diepgaande technische kennis te hebben om digitaal fitter te worden. Er is zelfs heel veel winst te halen door nul nieuwe technische trucs te leren.

Bovendien worden gereedschappen jaar na jaar simpeler te gebruiken en krijg je met dezelfde kennis meer gedaan. Als je 15 jaar terug zou kunnen gaan in de tijd en iemand zou vragen om een foto van iets te maken met de telefoon en die snel met je te delen, hadden veel meer mensen je glazig aangekeken dan nu. En ook toen kon dat al.

Hoe eet je een olifant?

We maken het digitaal fitter worden veel te groot. Je kunt met heel kleine, simpele en niet-tijdrovende stapjes elke dag een klein beetje verbeteren én daar heel rap van profiteren! Hoe eet je een olifant? Met één hapje tegelijk!

En dan blijkt ons stukke werk nog best goed te repareren.

We gaan je (nóg) digitaal fitter helpen worden

De komende weken gaan we kijken op welke manieren je digitaal fitter kunt worden en blijven. Je krijgt een aantal praktische tips waarmee je meteen aan de slag kunt en die veel minder tijd en moeite kosten dan je zou denken.

Elke week kijken we naar één van de vijf pijlers van Digitale Fitheid.

  1. Digitaal bewustzijn
    Dit is de context van het gebruik van je digitaal gereedschap en de mogelijkheden ervan, voor jou, je netwerk/collega’s en je klanten.
  2. Digitale hygiëne
    Dit gaat over hoe je controle krijgt op de enorme stroom van informatie, hoe je die informatie verstandig met elkaar kunt delen én hoe je zorgt dat je die informatie veilig houdt.
  3. Digitale vaardigheden
    Als je een keuze hebt gemaakt voor je digitale gereedschap, dan is het ook belangrijk dat je dit voldoende leert beheersen. Zijn je digitale vaardigheden op orde, dan is je computer een enorme hefboom op je werk. Is dat niet zo? Dan is die computer juist een remmende factor.
  4. Persoonlijk kennismanagement
    Als je weet welke tools je gebruikt en hoe, dan kom je bij het belangrijkste uit: de informatie zelf. Het gebruiken van informatie begint toch vooral bij jou als individu: hoe je je eigen informatie bewaart, daar snel bij komt en die makkelijk deelt met anderen.
  5. Technologie inzetten voor persoonlijke groei
    Als technologie eenmaal voor je werkt, kun je die op allerlei manieren ook inzetten voor je persoonlijke ontwikkeling en groei. Zo wordt de hefboom ervan op je werk en leven steeds een beetje groter.

Dit was het eerste deel van de zesdelige serie over Digitale Fitheid. De komende vijf weken verschijnt er elke dinsdagochtend om 10.00 uur een nieuw stuk op voys.nl/weblog. De overige delen van deze serie lees je via de links hieronder terug.

Meer verhalen lezen?

In de afgelopen jaren hebben we veel geschreven over ondernemen, zelfsturend werken, de handigste tools en nog veel meer. Dus leef je uit!

Van 8 March 2022

Digitale Fitheid #5: Persoonlijke groei met behulp van technologie

Van 1 March 2022

Digitale Fitheid #4: Persoonlijk kennismanagement

Helaas...

De 15 minuten zijn verlopen. Dat betekent dat je nummer(s) niet meer is/zijn gereserveerd.

Als je het snel nogmaals probeert zou het kunnen dat je jouw gekozen nummer(s) nog kunt redden van andere kapers op de kust.  Maar hier geldt wel: weg = pech

We kunnen deze review zo niet vinden

Erg vervelend dat we deze specifieke review niet voor je kunnen vinden. Bekijk al onze reviews om erachter te komen wat klanten van ons vinden!

Kiyoh pagina!