Optimaal bereikbaar 2: de antwoordservice

Als je als ondernemer optimaal bereikbaar bent, levert dat je klanten op. Bellende klanten zijn klanten die direct tot actie willen overgaan. Daarom is het belangrijk om je telefonie optimaal in te richten.

Optimaal bereikbaar zijn is wat anders dan altijd bereikbaar zijn. Je wilt als ondernemer namelijk niet altijd de telefoon opnemen, maar je wilt wel dat je klanten altijd een goede ervaring hebben wanneer ze je bellen. Daarom geven we je de komende weken een reeks met tips waardoor jij je klanten altijd die optimale ervaring biedt.

Lees ook: Optimaal bereikbaar tip 1: Fallback

Optimaal bereikbaar tip 2: De antwoordservice

Een makelaarskantoor in Nederland krijgt met de huidige aantrekkende huizenmarkt enorm veel telefoontjes binnen. Zij willen wel alle bellers te woord staan, maar soms hebben ze er de mankracht niet voor. Of ze hebben gewoon zin om tijdens de lunchpauze even rustig op hun boterham te kauwen zonder gestoord te worden door een telefoontje. Hoe regel je dat dan?

Daarvoor heb je een ideale oplossing: de antwoordservice (ook wel secretaresseservice genoemd).

Wat doet een antwoordservice?

Een antwoordservice is een bedrijf dat de telefoontjes voor je beantwoordt uit naam van jouw bedrijf. Dus ‘goedemorgen met Makelaardij Schreuder ‘! En hoewel de medewerker van de antwoordservice vrij weinig weet over het aantal afspraken voor het prachtige huis aan de Perenlaan nummertje 16D, kan deze wel een terugbelafspraak inplannen. Maak je goede afspraken met jouw antwoordservice, dan kun je deze zelfs toegang geven tot je bedrijfsagenda zodat deze afspraken kan inplannen voor je.

Een antwoordservice is daarmee zoveel meer dan een voicemail. Bellers krijgen echt persoonlijk contact en hebben daarmee een goede ervaring. De medewerker kan bij spoed doorzetten naar een collega bij jouw bedrijf, of een terugbelafspraak via e-mail toesturen, met naam, onderwerp, telefoonnummer en inhoud van het gesprek. Zo kun jij na je lunchpauze of na je drukke periode deze terugbelverzoeken eenvoudig verdelen over je collega’s.

Twee grote voordelen van een antwoordservice:

• Je kunt eenvoudig een 24-uurs beschikbaarheidsdienst inregelen. Wanneer jouw bedrijf een dienst aanbiedt waar storingen kunnen optreden, dan wil je in geval van nood 24/7 bereikbaar zijn voor je klanten, maar niet elke nacht met je telefoon naast je oor liggen. Bij de meeste antwoordservices kun je tegen een meerprijs ook ’s avonds, ’s nachts en in het weekend bereikbaar zijn.
• Jouw bedrijf krijgt een professionelere uitstraling doordat je altijd de telefoon opneemt (en je hoeft niet eens voor alle medewerkers van je antwoordservice een kerstpakket te kopen).

Voor wie is een antwoordservice geschikt?

Een antwoordservice is niet alleen geschikt voor het mkb maar zeker ook voor zzp’ers. Denk aan zelfstandigen die in de bouw lang niet altijd de telefoon kunnen opnemen, maar wel beschikbaar willen zijn voor nieuwe orders. Of aan de rijlesinstructeur die niet de oproep van een nieuwe leerling beantwoordt, omdat hij graag een kettingbotsing tijdens zijn huidige rijles vermijdt.

Voys i.c.m. een antwoordservice

Omdat je telefonie bij Voys via het internet gaat, kun je heel eenvoudig instellen op welke tijden je oproepen bij de antwoordservice moeten rinkelen en wanneer op jouw bureau. Dit kan met de module openingstijden. Zo loop je om 18:00 uur je kantoor uit en hoef je je niet meer druk te maken om binnenkomende telefoontjes. Tijdens openingstijden zet je de antwoordservice in als fallback voor het geval geen van je collega’s de telefoon binnen 25 seconden opneemt.

Welke antwoordservice?

Je mag zelf weten welke antwoordservice je kiest. Er zijn er een heleboel met uiteenlopende prijzen en kwaliteiten. Google is your friend! Ben je klant bij Voys, dan is het voordelig om een antwoordservice te nemen die ook bij Voys is aangesloten, want dan betaal je geen doorschakelkosten en kan de antwoordservice eenvoudig zien welk bedrijf er belt naar jouw nummer.

Wil je meer over weten over je telefonie inrichten met een antwoordservice, neem dan eens contact met ons op via 050 700 9900.

Stay tuned voor tip 3

Volgende week lees je optimaal bereikbaar tip 3.