Hoe KNHS voorkwam dat collega’s telefoontjes misten door telefonie onder te brengen in Microsoft Teams
Springen, dressuur, mennen of endurance: voor Jiska Ros is het allemaal vertrouwd terrein. Na negentien jaar bij de KNHS én een eigen carrière in de paardensport weet ze als geen ander welke vragen er leven. Iedere dag helpt haar team paardenliefhebbers, topsporters, verenigingen en maneges op weg. Veel van die vragen beginnen met een telefoontje. Al bijna tien jaar rinkelen die telefoontjes via Voys. Toen de KNHS steeds vaker vanuit Microsoft Teams ging werken, ontstond de behoefte om ook de telefonie daarin onder te brengen. Wij bellen Jiska om te horen hoe die overstap in de praktijk uitpakt.
Een sportbond met uiteenlopende ledenvragen
Bijzondere vereniging, die KNHS. “Ja hè? We zijn eigenlijk uniek in Nederland.” Bij de Koninklijke Nederlandse Hippische Sportfederatie (KNHS) kunnen leden terecht met vragen over alles wat met de paardensport te maken heeft.
Wie aan de KNHS denkt, denkt misschien aan dressuur of springen. Maar de bond ondersteunt ook disciplines als eventing, voltige, endurance, mennen en recreatieve paardensport. “Erop of erachter,” vat Jiska lachend samen. “En we zijn er niet alleen voor onze leden, maar ook voor het welzijn van de dieren.”
De vragen zijn net zo divers als de sport zelf. “Ik vergelijk het weleens met een sportbond die tien verschillende sporten onder één dak heeft,” vertelt Jiska. “Alleen draait het bij ons allemaal om paarden.”
De telefoon rinkelt óók thuis
“Als de telefoon rinkelt, dan kan het echt overal over gaan,” vertelt Jiska. “De een belt omdat hij een startlicentie wil aanvragen, de ander heeft een vraag over een reglement. We helpen onze leden bijvoorbeeld met het organiseren van wedstrijden, begeleiden verenigingen die willen fuseren en krijgen in deze periode veel vragen over de kampioenschappen.”
Waar de telefoon afgaat, verschilt tegenwoordig ook. “De tijd dat we met z’n allen op kantoor achter een vast toestel zaten, is echt voorbij,” lacht ze. Tijdens de coronaperiode moest de KNHS razendsnel omschakelen. “Eerst lieten we het vaste nummer doorschakelen naar onze mobiele telefoons, daarna naar de laptop. Dat werkte meteen heel prettig.” Dat gaf het team veel meer flexibiliteit. “Nooit gedacht dat wij konden thuiswerken.”
Van twee systemen naar één werkomgeving
“Thuiswerken beviel verrassend goed,” vertelt Jiska. Maar één ding bleef onhandig. “Microsoft Teams stond de hele dag open, terwijl collega’s óók nog een aparte belapplicatie moesten openen. En juist collega’s die niet zo vaak bellen, vergaten dat weleens.”
Dat moest slimmer kunnen. Want waarom zou telefonie een apart systeem moeten zijn, als vrijwel iedereen de hele dag al in Teams werkt? “Iedereen had Teams eigenlijk toch al openstaan,” vertelt Jiska. “Dan is het wel zo prettig als je daarin ook kunt bellen.”
En toen? “We zijn opnieuw met Voys om tafel gegaan. Onze manier van werken was veranderd. Dan is het logisch dat je ook opnieuw naar je telefonie kijkt.” Na bijna tien jaar gebruik te hebben gemaakt van Mitel via Voys, koos de KNHS begin dit jaar voor Ascend. De organisatie had behoefte aan een oplossing die beter aansloot bij de manier waarop collega’s inmiddels werkten: bellen vanuit Teams én meer mogelijkheden om de telefonie zelf te beheren.
Meer gemak voor collega’s én leden
De nieuwe oplossing bevalt uitstekend. “Nu belt iedereen vanuit hetzelfde systeem, rechtstreeks in Teams. Je hoeft nergens meer over na te denken of een extra programma op te starten. Alles zit nu in Teams.”
Tijdens het werken ontdekte het team vervolgens nog iets. “Ineens verscheen er een samenvatting van het vorige gesprek,” vertelt Jiska. “Dat wisten we vooraf helemaal niet.” Belt een lid korte tijd later opnieuw, dan ziet de medewerker direct waar het vorige gesprek over ging. “Dan kan iemand anders ook gewoon de telefoon opnemen, zonder dat diegene opnieuw het hele verhaal hoeft te vertellen.”
Ondertussen kijkt de KNHS alweer vooruit. De volgende stap is de koppeling met Salesforce, zodat de klantkaart straks automatisch opent wanneer iemand belt. Medewerkers hebben de benodigde informatie direct bij de hand en kunnen zich volledig richten op de persoon aan de andere kant van de lijn.
Voys Ascend biedt organisaties zoals de KNHS volop mogelijkheden om klantcontact zo persoonlijk en efficiënt mogelijk te maken. Bijvoorbeeld met de integratie van MS Teams. Zie je ook de kansen voor jouw organisatie?