Keuzemenu’s kom je vaak tegen als je belt naar een bedrijf of instantie. Ze helpen bellers om via een reeks opties direct naar de juiste afdeling of persoon te leiden. Dit vindt de beller soms heel fijn, maar het is soms ook een bron van frustratie. We vertellen je graag meer over de voor- en nadelen van keuzemenu’s. Past een keuzemenu bij jouw organisatie?
Een goed ingericht keuzemenu leidt bellers snel naar de juiste afdeling of collega. Het zorgt ervoor dat de klant meteen bij de juiste persoon, met de juiste informatie, terechtkomt. Het verkort de wachttijd en verhoogt de klanttevredenheid.
Door bellers via het keuzemenu naar de juiste afdeling toe te leiden hoeven jouw medewerkers minder vaak telefoontjes door te schakelen. Ook beantwoorden ze minder vaak vragen waar zij niet de juiste kennis over hebben. Dit verlaagt de werkdruk en zorgt ervoor dat medewerkers zich beter kunnen concentreren op hun eigen taken.
Een keuzemenu is ook buiten kantooruren nuttig. Het kan bellers doorverwijzen naar voicemailopties, zelfhulpsecties of nooddiensten, waardoor de klant toch geholpen wordt, zelfs wanneer er geen medewerkers beschikbaar zijn.
Een keuzemenu zorgt ervoor dat oproepen systematisch binnenkomen. Dit helpt bij het organiseren van je belproces en zorgt ervoor dat oproepen soepel binnenstromen. Ook biedt het je informatie over het belproces van je klanten.
Een keuzemenu helpt de klant vooral wanneer het keuzemenu eenvoudig en logisch is opgebouwd. Hou het keuzemenu kort en bondig en beperk het aantal keuzes in het menu. Een klant moet binnen drie keuzes bij de juiste afdeling zijn.
Gebruik duidelijke taal in je keuzemenu. Je wilt dat de opties begrijpelijk en relevant zijn voor de klant. Biedt daarnaast ook een terugvaloptie: zo heeft de klant altijd de mogelijkheid om terug te keren naar het hoofdmenu of om direct met een medewerker te spreken. Test en evalueer het keuzemenu regelmatig op gebruiksgemak en actualiteit.
Een te lang of moeilijk keuzemenu veroorzaakt frustratie bij bellers. Klanten willen snel geholpen worden en haken af als ze te veel keuzes moeten maken of te lang moeten wachten.
Een keuzemenu kan onpersoonlijk aanvoelen. Sommige klanten geven de voorkeur aan direct contact met een medewerker, vooral als hun vraag complex of gevoelig is.
Het instellen en onderhouden van een keuzemenu kan kosten met zich meebrengen. Daarnaast vereist een keuzemenu regelmatig onderhoud om ervoor te zorgen dat de menuopties up-to-date en relevant blijven.
Niet elk bedrijf heeft baat bij een keuzemenu. Kleine bedrijven met een beperkt aantal inkomende oproepen zijn beter af met direct persoonlijk contact, omdat een keuzemenu in dat geval een onnodige tussenstap is.
Een keuzemenu wordt vervelend wanneer het te lang, lastig of niet relevant is. Een keuzemenu kan een drempel vormen als er te veel opties zijn en een klant door een doolhof van keuzes moet navigeren. Dit kan als erg frustrerend worden ervaren. Als de wachttijden lang zijn na het maken van een keuze, leidt dit vaak tot ontevredenheid. Als laatste zijn onduidelijke instructies, die niet passen bij de verwachtingen van de beller, verwarrend.
Het hangt dus van verschillende factoren af of een keuzemenu geschikt is voor jouw bedrijf. Ben jij er al uit of een keuzemenu bij jouw bedrijf past? Weeg goed de voors en tegens af en maak de beslissing die bij jouw bedrijf past. Heb je hulp nodig bij het instellen en installeren van een keuzemenu? Op onze hulppagina over keuzemenu’s helpen we je graag.
Met een zakelijk telefoonnummer van Voys bel je op een professionele manier met jouw klanten. Vraag nu een zakelijk telefoonnummer aan en start morgen de leukste gesprekken met jouw nieuwe klanten.
Meld je direct aan