De virtuele vergaderzaal

Conference: met z’n allen aan een tak

Conference is de naam van een soort peren. Je hebt ze vast wel eens in de supermarkt zien liggen. Deze perensoort wordt zo genoemd omdat ze in de boom allemaal in een groep bij elkaar hangen, gezellig samen aan dezelfde tak. Super handig voor de mensen die ze moeten plukken, want hierdoor kunnen zij een stuk efficiënter werken. Prettig voor de boom, omdat deze de voedingsstoffen uit de bodem alleen naar bepaalde takken hoeft te distribueren. En uiteraard fijn voor de peren zelf, wachtend op hun moment van oordeel: het plukken, dat ze toch nog even onder elkaar kunnen zijn.

Voor ons, mensen, zou het ook best handig zijn om zo nu en dan aan dezelfde tak te hangen met elkaar. Vergaderen is zeer eenvoudig wanneer je bij elkaar in de buurt bent, zoals de Conference peren, maar als de vergaderpartners ver uit elkaar wonen en werken, dan is het eenvoudiger om een virtuele tak te maken en daar met zijn allen aan te gaan hangen.

Een aantal klanten van Voys vroeg ons of wij ook een conference-functionaliteit op ons platform zouden krijgen. Nu is het is al een tijd mogelijk om met een gewoon bureau-toestel een gesprek op te zetten met drie deelnemers. Hiervoor kun je gewoon twee gesprekken samenvoegen op het toestel. In veel gevallen is dit al voldoende, maar het komt soms voor dat een gesprek met meerdere gesprekspartners gewenst is. Omdat Voys voor en met de klant ontwikkelt, heeft het development team in de afgelopen tijd deze conference-functionaliteit ontwikkeld. Ondertussen kunnen al onze klanten deze gebruiken.

Hoe werkt het?

Als je al klant bent bij Voys, neem je een extra nummer, of kies je één van je eigen nummers die je wilt gaan gebruiken voor een conference-gesprek. Je logt in op client.voys.nl en je voegt ‘conference’ toe. Het is verplicht om hier een viercijferige pincode aan te maken, om onverlaten buiten de deur te houden. Vervolgens stel je de ‘routering’ van je nummer in. Wanneer je nu inbelt naar het nummer, word je gevraagd de pincode in te toetsen. Na het invoeren van een correcte pincode kom je in de virtuele vergaderzaal. Ben je als eerste aanwezig, dan hoor je een wachttoon. Wanneer er al iemand in de conference-ruimte aanwezig is, kun je direct beginnen met praten.

Voordelen

Hoe vaak gebeurt het niet dat jij als tussenpersoon fungeert in een bepaalde werkgerelateerde situatie, waar meerdere partijen aan deelnemen. Dan moet je elke keer bellen, weer ophangen, nog een keer bellen en nog een keer ophangen. Dan navraag gaan doen bij de andere partij, opnieuw een iets andere terugkoppeling krijgen, weer twee keer bellen en twee keer ophangen. Frustratie alom en zo ben je ook nog eens zeer ineffectief aan het werk. Je kunt dan beter een conference-afspraak maken en zorgen dat iedereen op een bepaald tijdstip bij elkaar komt om met elkaar te overleggen. Dit kan dus nu met de conference-functionaliteit.

Het is altijd prettig om face-to-face contact te hebben, maar niet tegen elke prijs. Het komt regelmatig voor dat mensen elkaar van heinde en ver opzoeken om een korte vergadering van een uur met elkaar te hebben, om vervolgens weer uren in de auto te gaan zitten. Hierdoor verlies je de helft van de effectieve werkdag van een werknemer, je betaalt alle reiskosten, de wegen worden er voller door en het milieu wordt er minder van. Redenen in overvloed om eens te overwegen om eerst een keer met elkaar in de virtuele conferenceroom te gaan zitten.

Wat kost het?

Momenteel wordt de conference-functionaliteit nog gratis aangeboden, omdat het gaat om een bèta-versie. Het zal niet lang meer duren voordat we voor het gebruik van deze functionaliteit een bepaald bedrag per maand gaan vragen. Uiteraard word je hiervan als gebruiker op de hoogte gebracht. Variabele kosten zijn er dan niet, omdat je als klant van Voys onbeperkt gratis naar je eigen nummer kunt bellen. Andere deelnemers van het gesprek betalen gewoon de gesprekskosten die de provider rekent voor het bellen naar een vast telefoonnummer.

Comfortabel

Je overhemd hangt nog ongestreken aan de strijkplank. Je loopt lekker in je joggingbroek thuis rond. Terwijl je naar de fruitschaal loopt, zie je dat het sneeuwt buiten. “Je zou toch met dit weer naar buiten moeten voor een vergadering ofzo”, denk je. Met een peer in de hand loop je naar je comfortabele bureaustoel in de studeerkamer. Lekker peertje hoor, zo’n Conference peer. Eens kijken wat dat vergadernummer ook alweer is… “Hey, goedemorgen mannen, zijn jullie er al!”