Inmiddels hebben we dit verhaal over strategie geüpdatet. De nieuwe versie is onderdeel van ons e-book Starten met zelfsturing en heet Strategiebepaling.
Nu we je hebben uitgelegd waarom we een strategie maken met de gehele organisatie en welke negentien vragen we daarvoor stellen, geven we je nu uitleg bij de manier waarop we dat doen.
De uitkomst van een strategiesessie noemen we een outlook page. Degene die het faciliteert noemen we de outlook facilitator. Daarom noemen we logischerwijs de sessie een outlook-sessie.
Het doel van een outlook-sessie is het helpen van de rol die verantwoordelijk is voor strategie bij het vormen van die strategie. Daarbij is er steeds ruimte voor eigen denktijd, eigen uitleg bij wat je hebt bedacht en het samenvatten van gezamenlijke gedachten. Het doel is dat je gelijkwaardig met elkaar in gesprek gaat en dat het niet de hardste stem is waarnaar het meest geluisterd wordt. Het gesprek wordt daarom begeleid door een facilitator. Dit is bij voorkeur iemand die niet zelf in het team zit. In de praktijk is het handig als de facilitator goed is in het samenvatten van de hoofdlijnen uit grote hoeveelheden informatie.
Het is ook handig om een notulist bij de hand te hebben die opschrijft wat er besloten is en vooral waaróm, aangezien dat vier maanden later niet bij iedereen even goed in het hoofd zit.
Op bovenstaande wijze doorlopen we de negentien vragen.
Nou hebben we in de praktijk een aantal dingen geleerd. Dat begint met de tijd. Houd drie minuten bedenktijd aan, vijf minuten uitleg en vijf minuten voor het samenvatten. Ben je sneller klaar dan is dat prima, dat houdt de vaart erin. De grootte van de groep bepaalt de snelheid van het proces. Ons advies zou maximaal acht mensen zijn. De lead link of teamleader kan, als de groep groter is, zelf bepalen wie een uitnodiging krijgt voor de outlook-sessie. Zorg daarbij voor voldoende diversiteit in perspectieven.
Verder is het handig dat iedereen met een dikke viltstift één kernwoord opschrijft per post-it. Dit verhoogt de leesbaarheid en maakt samenvatten eenvoudiger. Het is handig om kernwoorden die raakvlakken hebben bij elkaar te plakken op het bord. De facilitator kan ook vragen ‘of het bij elkaar hoort’. Dat maakt het samenvatproces eenvoudiger.
Soms is het handig om even hetgeen dat al opgeschreven is beschikbaar te hebben bij een volgende vraag. Zorg daarom dat er twee schermen in de ruimte aanwezig zijn. Eén waarop je de ingevulde outlook page kunt weergeven en één waarop je de volgende vraag en uitleg kunt weergeven.
Ben je een one man army of een klein team dan kun je het hele format één keer per jaar doorlopen en focus je je de tweede en derde keer vooral op de episode van vier maanden en wellicht reflecteer je op de jaarresultaten.
Kent je organisatie meerdere teams, dan is het handig om de eerste sessie als volgt in te kleden: je vraagt de diepst liggende teams wat voor hen de belangrijkste elementen voor de komende vier maanden en voor het komende jaar zijn. Ook vraag je ze naar de core values die zij zien en naar de trends die zij in de markt zien. Deze input wordt mee naar boven genomen en komt uiteindelijk bij het MT.
Het MT of de main circle gebruikt de input om een eerste volledige outlook-sessie te doorlopen. De uitkomst van deze sessie gaat naar de onderliggende teams totdat de hele organisatie een outlook-sessie heeft gedaan.
Voor de outlook-sessies die daarop volgen doe je een evaluatie van de episode. Ook deze wordt bottom up gedaan. In de evaluatie kijk je naar je KPI’s: welke heb je gehaald, welke niet en wat is daarvan de oorzaak. Zo kijk je ook naar je projecten en wij kijken altijd welke rol of persoon extra kudo’s verdient voor zijn of haar bijdrage. Ook kijken we kritisch naar de haalbaarheid van de jaardoelen nu we één of twee episodes verder zijn. Verder maken we een lijst van dingen waar we mee moeten stoppen of waar we juist mee door moeten gaan. Er wordt ook gekeken naar de zaken waar we trots op zijn. Tot slot wordt er aangegeven waar het team zich graag op wil focussen de aankomende periode (jaar en episode). De samenvatting van deze sessie wordt meegenomen totdat deze het MT of de main circle heeft bereikt. Nadat deze haar evaluatie heeft gedaan, volgt men gelijk met een nieuwe outlook-sessie waarvan de output weer een weg vindt naar de overige circles in de organisatie. Daar wordt hij gebruikt als input voor de nieuwe sessies.
Binnen Holacracy is er een lead link die externe informatie meeneemt naar het team en een rep link die het team vertegenwoordigt richting de buitenwereld. Bij Voys ligt het zwaartepunt dan ook bij de rep links als het gaat om de evaluaties en bij lead links tijdens de outlook-sessies.
Het is lastig om uit te leggen hoe energie werkt tijdens zo’n sessie. Het klinkt gek, maar we hebben heel goede sessies gehad op maandag om 09.00 uur en we hebben heel goede sessies gehad op dinsdag tussen 11.00 en 15.00 uur. Als je om 09.00 uur begint stort de energie na de lunch in. Het is beter om in één keer door te gaan en van 09.00 tot 13.00 uur alle vragen te behandelen met een korte pauze ertussen. Een andere optie is om 11.00 uur beginnen en na de eerste vier a vijf vragen een rustmoment te pakken en daarna de rest te doen. Ook dan blijft de energie goed.
Het klinkt misschien voor de hand liggend, maar zorg voor een geschikte ruimte: voldoende ruimte voor alle aanwezigen om te zitten én om door de zaal te bewegen om briefjes te plakken, een raam dat open kan voor frisse lucht en geen geluidsoverlast. Zoals al gezegd zijn twee schermen en voldoende muuroppervlak om briefjes te plakken ook erg handig. Telefoons uit en laptops weg, tenzij je ze nodig hebt om informatie op te zoeken. Uit ervaring kunnen we vertellen dat het bij de hand hebben van water, fruit en snacks érg gewaardeerd wordt.
Een strategie is leuk, maar deze beklijft pas als je er daarna ook werkelijk mee aan de slag gaat. Zorg er dus voor dat de output van de sessie daarna wordt omgezet in acties. Als we in Holacracy termen blijven:
Wil je het format gebruiken en werk je niet met Holacracy, dan is het belangrijk dat je de ‘key initiatieven’, projecten en ‘action to live your <3’ geeft aan de mensen die vanuit hun rol goed passen bij het project en dit willen oppakken! Ook moet je de gestelde metrics gaan meten en periodiek terug laten komen. Ook hier is het handig om een metric te koppelen aan een persoon die de verantwoordelijkheid voor deze metric kan en wil dragen.
De evaluaties en outlook-sessies, die iedere vier maanden plaatsvinden, nemen ongeveer een maand in beslag, omdat de hele organisatie ze doet en de evaluatie bottom up en de nieuwe outlook-sessie top down plaatsvindt. Deze volgorde van de diepste teams eerst naar de hoogst liggende teams en weer terug naar de diepste moet aangehouden worden en vraagt om een goede planning.
Dat klinkt tijdsintensief, dat is het ook en dat mag!
Dat is het eindresultaat. Dit geeft focus en maakt het dagelijkse werk onwijs prettig. Dat mag dus één keer in de vier maanden flink wat tijd kosten. Het is het namelijk meer dan waard.
Wil je meer weten over Voys of ons organisatiemodel? Lees dan meer over over Voys, of download ons handboek, of e-book over employer branding.
In de afgelopen jaren hebben we veel geschreven over ondernemen, zelfsturend werken, de handigste tools en nog veel meer. Dus leef je uit!
Ga naar het blogoverzichtVan 1 augustus 2024
Van 30 juli 2024