De visieconversatie: ons proces voor het nemen van besluiten met grote impact

Het nemen van grote besluiten kan een uitdaging zijn. Zeker in een creatieve organisatie waarin er steeds dingen veranderen, zoals de onze. Transparantie en duidelijkheid zijn essentieel om iedereen in de organisatie op één lijn te krijgen – en te houden. Daarom hebben we bij Voys een proces dat we de visieconversatie noemen, een bijeenkomst die collega’s kunnen aanvragen als ze de behoefte hebben om duidelijkheid te scheppen over een groot onderwerp dat invloed heeft op onze hele organisatie.

In dit artikel vertel ik je wat meer over hoe de visieconversatie werkt en wat het toepassen van dit proces ons heeft opgeleverd. Ik heb een heel praktisch voorbeeld van een visieconversatie toegevoegd en ik zal wat details delen over hoe dit proces op afstand werkt.

Ons besluitvormingsproces had een nieuwe aanpak nodig

Werken op afstand is nooit een probleem geweest bij Voys. Collega’s werken thuis of plannen zelfs een workation in zonder problemen. Maar in 2020, toen Covid toesloeg, was het ook voor ons best een uitdaging om volledig op afstand te werken.

Op dat moment zat ik in Australië, dat een tijdsverschil van +8 uur heeft met Nederland. De verschillende tijdzones vormden dus een extra uitdaging. Er was maar een kleine overlap in werktijden met mijn collega’s, dat maakte het erg moeilijk om met een groep mensen op hetzelfde moment samen te komen.

Hoewel we al snel doorhadden hoe we samen konden werken in deze nieuwe situatie waar ineens alle collega’s op afstand werkten, vroeg het faciliteren van de visieconversatie om een tandje erbij. Het werd gauw duidelijk: we hadden een heel andere aanpak nodig voor het proces van de visieconversatie als we dit op afstand wilden doen. Daarom besloten we het proces te updaten en er een async-first-proces van te maken, met een gesynchroniseerde online meeting in het midden.

De behoefte aan een visie: een praktische werksituatie

Mijn eerste visieconversatie ging over privacy. Hoewel Voys een stap verder gaat op dat vlak dan de meeste andere bedrijven, hadden we nooit een consistente visie geformuleerd voor de ontwikkeling van ons product. We voelden steeds meer de behoefte om een op elkaar afgestemde visie te creëren. Niet alleen voor het ontwikkelen van onze producten, maar ook in de communicatie naar onze klanten toe, want zij verdienen het om precies te weten hoe we werken en wat dat betekent voor hun privacy. Het onderwerp privacy was dus een overkoepelend thema dat besproken moest worden in een visieconversatie.

De behoefte aan een visieconversatie ontstond eigenlijk door een praktische situatie op de werkvloer. We begonnen met de ontwikkeling van ons nieuwe communicatieplatform, dat we Holodeck hebben genoemd. Holodeck zou worden gebouwd op een nieuwe technische stack. Het zou andere functies hebben dan ons huidige product en daarom moest het op een ander hostingplatform draaien. Het kreeg features die we nooit in ons huidige product hadden gehad.

Maar tijdens dat proces liepen we vast tijdens ideatiesessies.

Bij elk idee dat we hadden, was er altijd wel iemand die vroeg: ‘Moeten we dit wel proberen? Het lijkt misschien privacy-onvriendelijk voor onze gebruikers.’ De vraag op zich was heel terecht, want privacy is een harde eis voor elk product dat we ontwerpen, maar omdat een duidelijke visie ontbrak, moesten we onszelf deze vraag steeds opnieuw stellen. Dit vertraagde ons ontwikkelingsproces.

Een van mijn collega’s vroeg toen om een visieconversatie om duidelijkheid te krijgen over het onderwerp privacy. Want die helderheid hadden we nodig om ons dagelijks werk uit te voeren op het niveau dat we nastreven.

De organisatie betrekken bij belangrijke beslissingen

Een visieconversatie wordt gebruikt om duidelijkheid te scheppen over grote onderwerpen. Zo’n proces gaat altijd over overkoepelende thema’s die de hele organisatie beïnvloeden. Het proces is ontworpen om uit te zoomen en het grotere plaatje te zien. Daarvoor gebruiken we de input van de hele groep in plaats van één persoon om tot helderheid en een geformuleerde visie te komen die werkt voor alle betrokkenen.

Alle collega’s zijn welkom om bij te dragen aan een visieconversatie, omdat de uitkomsten hun werk op de een of andere manier beïnvloeden. Natuurlijk is deelname niet verplicht. Daarom vindt een visieconversatie plaats met collega’s die zich echt betrokken voelen bij het onderwerp. Iedere deelnemer geeft om wat er besproken wordt en de invloed die dat heeft op de organisatie.

Het proces van de visieconversatie in vier eenvoudige stappen

Duidelijkheid scheppen hoeft geen eeuwigheid te duren. Daarom hebben we een compact proces ontwikkeld dat efficiënt is, maar toch genoeg ruimte laat voor mensen om gehoord te worden. Het komt neer op het volgende:

• Intake: je spanning wordt doorgelicht door de facilitator omdat het belangrijk is om je persoonlijke mening ondergeschikt te maken aan het belang van de organisatie.
• Voorbereiding: er gaat een enquête uit naar alle deelnemers met relevante vragen over het onderwerp, om de eerste gedachten van de deelnemers over het onderwerp te krijgen zonder dat deze beïnvloed worden door anderen.
• Het gesprek: het gesprek zelf heeft een vaste structuur die door de facilitator wordt gevolgd: explainer, check-in, introductie, verhelderende vragen, point-of-view ronde en deep dive.
• Nazorg: soms eindigt het gesprek daar niet of zijn er een aantal volgende acties die opgevolgd moeten worden. Of we hebben nog een verduidelijkingsronde nodig via enquêtes en async gesprekken in Slack, onze belangrijkste communicatietool.

Ben je benieuwd naar het proces? Het Voys Handboek biedt je een diepgaande blik op het proces van de visieconversatie.

Visieconversatie over privacy: een praktijkvoorbeeld

Laat me je meenemen in de visieconversatie die we hadden over privacy, want het is een goed voorbeeld van hoe het proces werkt.

De eerste stap na de toekenning van een visieconversatie is het versturen van een enquête. We doen dit voordat we elkaar persoonlijk ontmoeten, zodat iedereen de kans krijgt om meningen en ideeën vrij te uiten zonder beïnvloed te worden door collega’s.

Deze stap kan natuurlijk perfect asynchroon, wat het nog meer toegevoegde waarde geeft. Mensen hebben de ruimte en tijd om over hun antwoorden na te denken, wat ook een groot pluspunt is.

Als iedereen de vragenlijst heeft ingevuld, mogen we elkaars antwoorden zien.

Voor de visieconversatie over privacy hebben we de volgende vragen geformuleerd:

• Wat is ons doel met betrekking tot privacy?
• Willen we voldoen aan de wet of willen we een stapje extra doen?
• Hoeveel invloed kan privacy hebben op ons product wat betreft gebruiksgemak, ontwikkelingssnelheid en kosten?
• Gebruiksgemak: hoe gemakkelijk is het voor onze gebruikers om onze producten te gebruiken?
• Ontwikkelingssnelheid: hoeveel kan een functie ons vertragen?
• Kosten: hoeveel zijn we bereid te betalen voor privacy?

De volgende stap was een online bijeenkomst met alle deelnemers. Dit is de echte visieconversatie, geleid door een facilitator. Door de strakke structuur van deze bijeenkomst wordt iedereen gehoord en kan iedereen zijn standpunt duidelijk maken.

Tijdens het gesprek, na wat eerste discussies, merkte ik dat we het in grote lijnen wel met elkaar eens waren, maar op kleine punten toch een andere invulling aan privacy gaven. Ondanks de overlap konden we het niet eens worden over de details. Telkens als iemand een belangrijk aspect benadrukte, gaf iemand anders een tegengeluid op een iets andere manier.

Een algoritme gebruiken als je vastloopt

We moesten een manier vinden om te kwantificeren hoe belangrijk privacy voor elke collega was, en die ook liet zien waar de verschillen en overlap tussen collega’s zaten.

We gebruikten een eenvoudige maar effectieve methode om het belang van elk onderwerp te scoren met punten. We maakten een Google Sheet met drie kolommen: gebruiksgemak, ontwikkelingssnelheid en kosten.

Elk van ons schreef een cijfer op van 0-10, waarbij 0 staat voor ‘het mag geen impact hebben’ en 10 voor ‘het mag alle impact hebben’.

Dit was het resultaat (we deden die visieconversatie in het Engels aangezien dit onze voertaal is binnen Voys):

Deze kleine oefening hielp ons om onze argumenten te kwantificeren en te zien hoe andere collega’s tegen de kwestie aankeken. Vervolgens bespraken we onze bevindingen en waren we het vrij snel eens over wat we zagen, omdat we een tastbaarder beeld hadden van ieders kijk op het onderwerp.

Deze algoritmische methode heeft nog een groot voordeel: we kunnen het herhalen met een andere groep collega’s, waardoor we een beter beeld krijgen van de visie van een grotere groep mensen.

Elke stap van het proces documenteren

Het hele proces van de visieconversatie wordt uitgebreid gedocumenteerd en getranscribeerd in onze Notion database Vision Conversations. De beslissingen worden geregistreerd in de Decision database. Sommige pagina’s bevatten wel 8-10 subpagina’s met extra informatie en aanvullingen.

Als we dit ‘papieren spoor’ van onze redeneringen en gesprekken hebben, is het makkelijk om er later op terug te komen en te begrijpen hoe en waarom we de uitkomst hebben gekozen die we hebben gekozen.

Dit kan een vervolgbeslissing die we nemen sterk verbeteren, omdat we nu weten waarom we 5 jaar geleden optie A kozen. Alles wat we onderweg hebben geleerd kunnen we meenemen in de nieuwe beslissing. Daarom hebben we dat ook gedocumenteerd, we kunnen zien hoe dit vervolgens de beslissingen 10 jaar later kan verbeteren.

Hoewel het resultaat zelf niet zo belangrijk is voor dit artikel, is het wel illustratief voor wat voor soort duidelijkheid je kunt bereiken met dit proces. Hieronder lees je waar de visieconversatie over privacy toe heeft geleid.

Als een organisatie die privacy heel belangrijk vindt:

• Zullen we er veel moeite voor doen en aandacht aan besteden om ervoor te zorgen dat het gebruik van privacygerichte features de ervaring van onze gebruikers niet belemmeren.
• Vinden we het niet erg om langzamer te ontwikkelen om betere privacy te bieden. Dit is zichtbaar in onze huidige AI-functies en de benadering die we op dat vlak hanteren.
• Verkiezen we privacy altijd boven winst. We vinden het niet erg om geld uit te geven om privacybewuster te zijn. Dedicated servers versus gedeelde servers bijvoorbeeld. Deze keuze is zichtbaar in onze strategie om het grootste deel van onze infrastructuur en code in eigendom te hebben.

Wat ik heb geleerd van de visieconversaties

Als je het hele proces bekijkt, kan een visieconversatie een beetje ontmoedigend overkomen, maar de waarheid is dat het doorlopen van het proces eigenlijk ongelooflijk veel waarde oplevert voor de organisatie en daarom de tijd en moeite waard is.

Dit is wat ik tot nu toe heb geleerd van het voeren van visieconversaties:

• Het hebben van duidelijke, gestructureerde besluitvormingsprocessen helpt enorm bij het nemen van grote beslissingen.
• Asynchrone stappen in het proces geven mensen de tijd om erover na te denken wanneer ze de ruimte hebben. Het katalyseert de beslissing ook enorm.
• Een gesynchroniseerde discussie helpt om kleine nuances en kleine afwijkingen beter te begrijpen na de asynchrone input.
• Tijdens de gesynchroniseerde stap krijg je de kans om het proces on the fly aan te passen om niet vast te lopen.
• Door meer algoritmen te gebruiken, krijg je afstemming en inzicht in elkaars perceptie.
• Er zijn nog veel meer toepassingen voor deze methode, zoals uitdagingen op het gebied van werving, strategie en prioritering.
• Het documenteren van elke fase is erg belangrijk voor het toekomstig begrip van ‘het waarom’.

Betrek jij collega’s bij het nemen van grote beslissingen?

Zoals je hebt kunnen lezen, heeft een sterk synchroon-asynchroon besluitvormingsproces ons geholpen om duidelijkheid te scheppen over grote onderwerpen, en dit op een robuustere en herhaalbare manier dan met alleen een gesynchroniseerd of async besluitvormingsproces mogelijk zou zijn geweest.

Het combineren van sync en async in besluitvorming is een winnende combinatie gebleken, waarvan ik vind dat het bewuster en vaker gedaan zou moeten worden. Geen enkele hype heeft ooit stoom opgewekt zonder een pakkende term, dus laat ik de term ‘Synced-Async besluitvorming’ gebruiken 😃

Nu ben ik benieuwd: hoe betrek jij anderen bij het creëren van een visie op belangrijke thema’s binnen je organisatie? Ik hoor het graag via LinkedIn!