Van kantoor tot workation: 12 vragen én antwoorden over de toekomst van werk

Lees je onze verhalen graag? Meld je dan nu aan voor Marks nieuwsbrief vol verhalen die jou en je onderneming helpen groeien. 

Ik kijk in de agenda van mijn collega Ernest. Hij zit op Ameland deze week. Ik ga er vanuit dat hij op vakantie is, maar stuur hem vast een berichtje voor als hij terug is. Bijna gelijk ontvang ik een reactie. ‘Ik werk twee dagen deze week, maar vanaf hier.’ Nog diezelfde dag heb ik een soortgelijke ervaring met mijn collega Rosien. We willen intern een survey uitzetten en ik ben benieuwd of ze mijn hulp nodig heeft. Achter haar naam staat een icoontje van een blauw autootje. ‘Reageer vanavond, onderweg naar Frankrijk’, lees ik. Rond Parijs krijg ik een reactie, onze collega Karolina zet de puntjes op de i, ik hoef niets meer te doen. 

De hybride wereld die ik nu schets was toekomstmuziek, maar werd ingehaald door de realiteit. Nu is de vraag: is dit hoe werk er in de toekomst uitziet? En hoe gaan we daar dan mee om? In 12 vragen en antwoorden deel ik met je hoe ik de toekomst van werk voor me zie.

1. Wat is hybride werken?

Wat is hybride werken? Dat is een goede vraag zonder concreet antwoord. 

Veel werkgevers zeggen: als je hybride werkt, ben je twee dagen op kantoor en de rest mag je vrij invullen. Toch hoor ik, van bijvoorbeeld werknemers, heel andere geluiden. Voor hen betekent hybride werken dit: werken waar en wanneer dat past. 

Als je afspraken wilt maken over hoe, waar en wanneer je werkt, is het handig dat je over hetzelfde praat. Maar de definitie van hybride werken is niet eenduidig. Dat laat ruimte voor eigen invulling én verwachtingen. Hierdoor kunnen er conflicten of spanningen ontstaan. 

Er is geen goed of fout antwoord. 

Zelf hebben we in de afgelopen twee jaar ook de transitie gemaakt naar hybride werken. Waar altijd al ruimte was voor thuiswerken, hebben we nu collega’s die (bijna) alleen maar werken op afstand. Dat lukt als je heldere verwachtingen van elkaar hebt. 

Deze drie waarden hebben ons ver gebracht: 

• we doen het samen
• we zijn gelijkwaardig
• we werken samen in vertrouwen 

Dat hybride werken mogelijk is, is heel duidelijk geworden de afgelopen periode. Als maatschappij zijn we dan ook niet minder productief geworden. Toch ervaren sommige mensen eenzaamheid, depressie en vinden ze het thuiswerken simpelweg minder gezellig. Voor ons is dat een goede reden om het kantoor open te gooien voor collega’s die daar behoefte aan hebben. 

Maar in alle eerlijkheid: dat betekent niet dat wij nu alle antwoorden hebben. Voor ons betekent hybride werken nu dat je kunt werken waar en wanneer je wilt én dat we het kantoor zo leuk mogelijk maken, voor als je daar wilt vertoeven. 

Om te kijken wat voor ons de beste vorm van samenwerken is, onderzoeken we welke taken we waar gaan doen. En wat samenwerken precies is, voor welke taken je fysiek moet samenkomen en wat op afstand kan, is ook nog een te verkennen terrein. 

2. Verandert hybride werken de verhoudingen op de werkvloer?

Door hybride werken veranderen de verhoudingen op de werkvloer. Historisch gezien is er een werkgever en die geeft je een arbeidscontract, bij voorkeur voor onbepaalde tijd. Dat geeft de werknemer veiligheid en zekerheid. En starheid, want je zit als werkgever en werknemer toch echt aan elkaar vast. Deze ongelijkwaardigheid in de relatie tussen werkgever en werknemer zorgt standaard voor onbalans. 

Laten we daarom teruggaan naar de basis: een organisatie is een groep mensen die tijdelijk samenkomt om een doel te realiseren. 

Dat kan in de traditionele vorm van werkgever en werknemer, maar ook in heel veel andere vormen die veel meer ruimte, vrijheid en onafhankelijkheid bieden aan alle partijen. Samenwerken in een zelfsturende organisatie geeft aan deze verhoudingen een andere vorm. Over dit onderwerp schreven we een e-book, voor als je meer wilt weten. 

Daarnaast werken er in Nederland steeds meer zelfstandigen die de traditionele verhoudingen verder onder druk zetten. De manier waarop de overheid naar arbeidsrelaties kijkt, beweegt minder snel mee. Zelfstandigen in Nederland genieten niet dezelfde zekerheden als mensen met een arbeidscontract. Er ontstaan steeds meer initiatieven om een zelfstandig bestaan laagdrempeliger te maken. Verloning.nl is daar, net als de roep om een basisinkomen, een voorbeeld van. 

De scheiding tussen aan de ene kant inkomenszekerheid en aan de andere kant arbeidszekerheid kan in combinatie met hybride werken een enorme verschuiving op de arbeidsmarkt teweeg brengen. De kwaliteit van je werk staat dan veel meer centraal, zonder dat je inkomen hiervan afhangt. Daardoor durf je sneller ideeën te bedenken die tegen de stroom ingaan, focus te leggen op een heel specifiek onderwerp of simpelweg ‘nee’ te zeggen tegen een voorstel dat echt niet bij je past. En dat vanaf elke plek op de wereld. 

Ook de groep waarmee je samenwerkt, wordt veel belangrijker. Er ontstaat ruimte voor een nieuwe generatie organisaties. Een voorbeeld daarvan is de DAO, de decentralized autonomous organization. In zo’n organisatiestructuur kun je lid, mede-eigenaar of investeerder zijn. Of allemaal. Op basis van zo’n rol heb je (gelijkwaardig) stemrecht over verschillende soorten beslissingen. Ook Holacracy is een relatief nieuwe organisatievorm waarbij iedereen doelgericht autonoom kan werken binnen de rollen waarvoor zij verantwoordelijk zijn. Daarnaast kan iedereen in de organisatie de structuur van de organisatie dynamisch aanpassen. 

De veranderingen van de verhoudingen versterken de behoefte aan nieuwe organisatievormen, dus het is goed om de ontwikkelingen van deze vormen in de gaten te houden. 

3. Wat wordt de rol van kantoor?

Werken op kantoor is niet langer vanzelfsprekend. De functie van kantoor gaat dan ook verschuiven. Waar op veel kantoren tot voor kort samengewerkt en vergaderd werd, is het nu vooral een plek om elkaar te ontmoeten. Vergaderen doen we nog steeds online, zo houden we het gelijkwaardig voor de collega’s die niet op kantoor zijn en heeft iedereen evenveel inbreng. 

Het sociale aspect ervaar ik ook bij ons op kantoor. Regelmatig hoor ik mensen op kantoor zeggen: ‘Ik heb nog niks gedaan gekregen, maar het is wel gezellig.’ Toch is juist die sociale interactie heel waardevol in het werk. In de terloopse gesprekken wissel je, vaak onbewust, heel veel kennis uit, ook over werkgerelateerde zaken. Praten bij de koffieautomaat zorgt voor een andere interactie dan thuiswerken, omdat je daar sneller ter zake komt. 

De toevallig interactie die stiekem heel waardevol is, wordt binnen onze organisatie actief gestimuleerd. Op Slack hebben we elke dag contact met elkaar. We hebben informele kanalen, waardoor we ook een andere kant van elkaar zien. Daarnaast gaan collega’s regelmatig even een blokje om met elkaar. 

Kantoor is voor sommigen ook een plek waar  je je vooral even kunt focussen. Weg van de kinderen en het aanrecht vol afwas. Mensen wisselen in de toekomst steeds vaker van organisatie. Ook dit geeft het kantoor een andere dynamiek. Het traditionele kantoor maakt plaats voor een flexwerkplek waar je terecht kunt voor gezelligheid en interactie of je juist even deep work kunt doen, wat je thuis die dag niet voor elkaar had gekregen.

4. Organisatie of community?

De parameters die bedrijven succesvol maken, veranderen in de toekomst. De relevantie van het werk dat je doet, je purpose, maar ook de uitdagendheid van het werk worden heel belangrijke factoren. De kwaliteiten van de mensen en de teams die daaruit ontstaan, bepalen het succes van een bedrijf. De volgende stap is het eerlijk verdelen van de gelden die voortkomen uit dat succes. Noemen we het dan nog een organisatie of noemen we het een community?

5. Welke rol spelen diversiteit en inclusie?

Diverse en inclusieve teams zijn succesvoller. Het omarmen van gelijkwaardigheid binnen je organisatie is een must. Het is gezond voor je om je te omringen met mensen die anders zijn dan jij. Het stimuleert je hersenen om anders te denken, scherper en breder. Je leert vanuit verschillende perspectieven naar een vraagstuk kijken.

Bovendien: wat is succes? Zoals eerder genoemd, die parameters veranderen. Het succes van je bedrijf zit hem niet alleen in je omzet, het aantal klanten dat hebt of de prijzen die je wint. De maatschappelijke positie die je als organisatie inneemt en de impact die ze heeft op ecologie doen er toe. 

Mensen zoeken een werkplek waar ze zich veilig voelen, waar ze zichzelf kunnen zijn én waar ze zich kunnen ontwikkelen. Als organisatie kun je er maar beter voor zorgen dat je zo’n werkplek faciliteert. Talenten hebben steeds meer vrijheid om te kiezen waar en hoe ze willen werken. Als jij op het gebied van diversiteit en inclusie niet mee bent, zoeken mensen wel een andere plek waar ze wél op hun gemak zijn. 

6. Welke tools heb je nodig voor hybride werken?

Hybride werken geeft veel vrijheid aan mensen, want je werkt waar en wanneer je wilt. Tegelijkertijd betekent het ook dat je tools nodig hebt die structuur geven in het samenwerken. Als je niet langer afhankelijk bent van tijd en plaats, moet je je werk asynchroon organiseren. Want op hetzelfde moment werken in dezelfde tijdzone is helemaal niet meer vanzelfsprekend. 

Een concreet voorbeeld daarvan is mijn samenwerking met mijn collega Kaweh. Kaweh werkt vanuit Australië aan onze organisatie. Als ik aan de koffie zit, zit hij aan het avondeten. Toch is de kwaliteit van het werk dat we samen doen echt niet minder dan dat van het werk dat ik met de collega’s hier in Nederland verricht. Sterker nog: misschien werken we zelfs beter samen, omdat we beide meer tijd hebben om elkaars werk goed te analyseren voor we samen verder bouwen. 

In onze organisatie faciliteren tools als Notion en Slack het samenwerken op afstand. De communicatie en informatieuitwisseling tussen collega’s is daarom veel vaker in schrift dan in gesproken woord. Dat heeft voordelen: je hebt meer bedenktijd voor je reageert. En voor je reageert, kun je nog even onderzoek doen of wat je zegt eigenlijk wel klopt. Nu denk je misschien: ‘Dat gaat traag.’ Misschien. Maar de beslissingen die je neemt, worden wel beter onderbouwd. 

Documentatie is de sleutel tot asynchroon werken. Het geeft je inzicht in het hele werkproces, maar ook in het denkproces van je collega. Bovendien krijg je zo ook meer inzicht in de denkwijze van de collega’s die wat stiller zijn, minder op de voorgrond treden of verbaal minder sterk zijn. Documentatie van je werk draagt daarmee bij aan de gelijkwaardigheid binnen de organisatie, iedereen heeft de kans om bij te dragen en gehoord te worden.

7. Ontstaat er een organisatiebrein?

Door alle werkprocessen en denkprocessen te documenteren verzamel je binnen je organisatie een heleboel kennis die voor iedereen beschikbaar is. Van projecten tot statusupdates en uitkomsten: in theorie kan de hele organisatie alles weten. Sterker nog: als je wilt, kan de hele wereld alles weten. 

De grote vraag is hoe we alle kennis maximaal kunnen inzetten. Op dit moment hebben we daar simpelweg beperkt de tools voor. Zo’n tool zou moeten werken als een organisatiebrein: er ligt een hoop kennis in opgeslagen die je op verschillende manieren kunt oproepen of die bij jou aangeboden wordt als het voor jou interessant is. 

Als je niet weet dat iets bestaat, weet je ook niet dat je het misschien wel wilt weten. En dat je iets wilt weten, wil niet zeggen dat er al documentatie over is. Kortom: je kunt de bibliotheek van Alexandria wel bouwen, maar die vraagt daarna vooral om de bibliothecaresse.

Toch zie ik langzaam wel vormen ontstaan waarin het aanleggen van een kennisbank werkt. Tools als Notion, Roam en Absidian zijn hier voorbeelden van. Vaak worden deze tools op dit moment gebruikt voor Persoonlijk Kennismanagement (PKM), maar ze geven een voorbode voor de stap naar het organisatiebrein en vormen daarmee een buitengewoon interessant werk- en experimenteer veld. 

8. Verdwijnt het middenmanagement?

Als iedereen werkt waar en wanneer hij wil, is er voor het middenmanagement geen ruimte meer. Nog los van de vraag of je het moet willen, is het menselijkerwijs ook niet mogelijk om mensen en werkzaamheden in verschillende landen en tijdzones te controleren. 

Het middenmanagement vervangen door goede tools voor communicatie, kennisbeheer, organisatiemetrics en KPI’s is veel effectiever, objectiever en transparanter. Een manager velt een oordeel op basis van wat hij hoort en ziet, maar dat is in de praktijk natuurlijk nooit alles. Bovendien spelen zijn referentiekader en persoonlijke voorkeuren en vooroordelen ook een rol in de manier waarop hij naar werk en prestaties kijkt. Dat is nooit helemaal objectief. 

Metrics binnen de organisatie zijn door iedereen in te zien en het is ook heel helder voor de hele organisatie of de doelen die gesteld zijn, behaald worden. Een manager hoeft dit niet terug te koppelen als een hele organisatie dit ook zelf kan doen. Ook krijgen mensen in hun eigen rol meer inzichten. Vaak weet je wel ongeveer waar je staat, maar door de metrics te bekijken, kan iemand zichzelf direct bijsturen. 

De techniek speelt daarin een steeds grotere rol. Een app houdt veel makkelijker overzicht dan een persoon door een paar simpele indicatoren te checken via de telefoon van de collega. Door het verzamelen van gegevens kan een app zelfs de taken verdelen, bijvoorbeeld in een team van chauffeurs of bezorgers, zoals bij Uber gebeurt.

9. Gaan mensen werken en leven buiten de stad?

Ameland, Frankrijk, Engeland of Australië: de plek waar je werkt, maakt niet meer uit. Dat weten we inmiddels uit eigen ervaring. Steeds meer collega’s werken vanuit het buitenland. Voor een paar dagen of weken, maar ook maanden of jaren. Bijvoorbeeld vanwege heimwee naar het geboorteland of de baan van een partner. 

Het werken waar en wanneer je maar wilt, komt in onze organisatie rustig op gang. Dat ligt niet zozeer aan de omstandigheden op het werk, maar aan de factoren die het persoonlijk leven beïnvloeden. Veel mensen gaan de stad nog niet uit, omdat het alternatief minder goede voorzieningen biedt.

Goede fysieke én digitale infrastructuur in buitengebieden zijn een manier om deze gebieden economisch te ondersteunen en aantrekkelijk te maken. Want het platteland is best mooi, maar ik heb geen zelfrijdende auto die me naar huis brengt, dus moet ik zelf rijden na een etentje. En mijn kinderen kunnen minder eenvoudig naar judo, school of een museum met het openbaar vervoer, terwijl ze nu gewoon op de fiets springen. Als deze problemen worden opgelost, wordt wonen buiten de stad een stuk aantrekkelijker. Dan gaan steeds meer mensen als gevolg daarvan ook de stap maken naar remote werken.

10. Verandert de work life balance?

Vrijheid in je werk draagt bij aan een gezonde balans tussen leven en werken. Toch zit er ook een keerzijde aan. Zeker als mensen hun werk heel leuk vinden. Het is makkelijk om teveel te werken, want de barrière om te werken verdwijnt als je woonkamer ook je kantoor is waar de laptop staat. 

Het stimuleren van parttime werken, maar ook de optie tot spontaan verlof zorgen voor een gezonde balans voor collega’s. Net als het aanmoedigen om op je telefoon geen werkapps te installeren en geen werkmail te lezen. Notificaties belasten mensen in hun vrije tijd met werk en andersom. Organisaties die deze balans optimaal weten te faciliteren, krijgen straks de voorkeur. 

Persoonlijke prioriteiten worden steeds belangrijker. Als je de vrijheid hebt in je werk, gaat je intrinsieke motivatie veel zwaarder wegen. En dat is een veel eerlijkere graadmeter om de balans te vinden in de keuzes die je op dagelijkse basis maakt. Niet vanuit dwang, maar vanuit je eigen behoefte. Je werkplek zegt daarom niet alleen wat je wilt doen, maar ook wie je wilt zijn. Het is een plek waar je met een community van gelijkgestemden samenwerkt aan projecten, zonder je andere prioriteiten uit het oog te verliezen. 

11. Gaan mensen vaker op workation?

De workation is op zich niet nieuw, maar gaat een nog grotere vlucht nemen. Want waarom zou je in het regenachtige Nederland gaan zitten als je ook kunt werken vanuit het buitenland?

Binnen onze organisatie is er altijd ruimte voor het experiment. Zo hebben we al eens met het hele bedrijf in Girona in Spanje gewerkt, in een tijd waarin niemand geloofde dat dat kon. Onze tips en ervaringen delen we met je in dit verhaal. Wat enorm helpt: we werken al vanaf het begin in de cloud. De drempel om hybride te werken is laag en een workation past daar prima in. 

Remote only bedrijven begrijpen dit al lang: het hele jaar door werken de collega’s waar en wanneer ze maar willen. Eens per jaar komt iedereen een week naar één locatie om samen te werken. Sommige organisaties doen dit zelfs vaker, zij organiseren bijvoorbeeld eens per kwartaal een samenwerkweek op een plek in de wereld. 

De keuze die je daarin maakt, heeft ook te maken met de klimaatdoelen die je aan de organisatie stelt. Een samenwerkweek kan heel goed zijn voor de collega’s, veel vliegen is voor de planeet een stuk minder goed. De CO2-uitstoot voor hybride teams kunnen enorm zijn. 

Een slimme oplossing om fysiek samenkomen te vervangen zijn web3 applicaties, zoals Momentum. Deze applicaties worden steeds volwassener naarmate VR en AR zich ontwikkelen. De grote vraag is of ze het echte samenkomen ook op emotioneel vlak kunnen vervangen. Aanwezig zijn in het moment is voor mijn gevoel belangrijker dan elkaar fysiek ontmoeten. Echte aandacht voor elkaar, bij voorkeur één op één, zorgt voor een goede verbinding met de ander. Maar kan dat op tegen de blik in de ogen en de knuffel?

12. En de menselijke relatie dan?

De toekomst van werk roept niet alleen praktische vragen op, maar raakt ook aan de menselijke relaties op het werk. Want, wat doet hybride werken met de relaties die je hebt met de mensen met wie je samenwerkt en je sense of belonging. Hoe voel je je thuis in een organisatie zonder fysiek contact met collega’s?

In mijn beleving hoeft hybride werken hier geen afbreuk aan te doen. De grootste verschuiving zit hem in hoe we samenwerken. Die verschuiving brengt ook een verdieping met zich mee. De diepste, meest inhoudelijke en persoonlijke gesprekken met mijn collega’s voer ik zelden ‘op het werk.’ Het zijn juist de informele momenten daarbuiten waar verbondenheid ontstaat. Een wandeling door het stadspark, koffie in de stad, een lang telefoongesprek: momenten waarop er de tijd is om elkaar echt te horen en te begrijpen. 

Ik merk dat we steeds beter worden om hier op het werk invulling aan te geven en ik verwacht dat dit in een hybride wereld een volgende fase bereikt. Wat mij betreft kan dit alleen in een veilige omgeving, een omgeving waarin je authentieke relaties kunt opbouwen. Het is de enige manier waarop je jouw volledige ‘ik’ mee naar het werk mag, kan en durft te nemen. 

Een interessant boek hierover is ‘Drive’ van Daniel Pink. Hij schrijft over autonomy, mastery and purpose en wat mensen ten diepste motiveert. Bedrijven sluiten daar vaak niet op aan, omdat geld nog altijd als een belangrijke drijfveer wordt gezien. Het is aan organisaties om een veilige omgeving te faciliteren die de collega’s écht ziet. Een omgeving is daarbij een breed begrip. Want dat dit geen fysieke plek hoeft te zijn, staat buiten kijf.