Zes tips voor een succesvolle bedrijfsstart: deel 2

In de serie “Zes tips voor een succesvolle bedrijfsstart” krijg je zes tools en tips om een succesvolle bedrijfsstart te realiseren. Deel één ging over het creëren van een huisstijl en het ontwikkelen van een website. In deel twee komen financiën, e-mail, telefonie en het CRM aan bod. Veel leesplezier gewenst!

3- De financiële administratie

Een goede administratie is van essentieel belang voor je bedrijf. Daar staat tegenover dat dit voor veel ondernemers ook het onderdeel van het ondernemerschap is waar je het minst graag tijd aan besteedt. Gelukkig is er Moneybird. Moneybird maakt factureren eenvoudig en zorgt gelijk voor een goede administratie. Er is een iPhone app, dus bonnen kun je op deze wijze altijd en overal verwerken. Mocht de financiële kant van het ondernemen je echt tegenstaan, dan is het inhuren van een externe partij ook mogelijk, maar dat kost je aanzienlijk meer.

Kosten? Afhankelijk van het gebruik kost het je €0,- tot € 25,- per maand en dat is het meer dan waard.

4- Je e-mail (en agenda)

Het is prettig als je e-mail en agenda op je computer, je telefoon en eventueel je tablet automatisch allemaal up-to-date worden gehouden. Een goede oplossing hiervoor is Google Apps voor Domains. Dit is een zakelijke pakket van Google, met onder andere de e-mail applicatie Gmail en de agenda applicatie Google Calendar. Google Apps for Domain is tot tien werknemers gratis. Wel moet er het ander ingesteld worden voor de dienst te gebruiken is. Het instellen van deze diensten vergt enige technische kennis. Wellicht dat de hostingprovider of de trainer, die besproken is in deel één van deze serie, je hiermee wil helpen.

Kosten: € 0,- per maand

Kanttekening: “If your not paying for the product, you are the product”. Google leest niet alleen je e-mail, maar ook de Amerikaanse overheid kan dankzij de Patriot Act toegang tot je data opeisen. Hier beschermt de Safe Harbour Agreement, de Europese privacy wetgeving, helaas niet tegen. Bovenstaande geldt overigens voor Apple, Twitter, Facebook, Dropbox, LinkedIn en Skype. Hoe de genoemde bedrijven omgaan met deze wetgeving lees je op de site van Eff.

5- Telefonie

Mobiele telefonie

Het hebben van een Apple, Windows of Android smartphone is een goede keuze. Laat je telefoonkeuze afhangen van je gebruik. Ben je een Mac gebruiker, dan is de iPhone een logische keus. Gebruik je veel Google diensten, dan is een Android telefoon een goede optie. Gebruik je voornamelijk Windows diensten, dan is de keus voor een Windows Phone snel gemaakt. Een tip: zet zakelijk e-mail op je mobiel uit en behandel je e-mail op een vaste computer maximaal één keer per dag. Hierdoor word je geen slaaf van je e-mail.

Kosten? De kosten hangen ervan af hoe gek je het zelf maakt. T-mobile, Vodafone, Telfort of KPN: het zijn allemaal boefjes.

Vaste telefonie

Heb je nog vaste telefonie nodig in deze tijd? Die vraag kun je alleen zelf beantwoorden. De gesprekskwaliteit op mobiele netwerken is aanzienlijk lager dan die van vaste netwerken. Daar komt bij dat rustig bellen op je werkplek zorgt voor een andere conversatie dan bellen op je mobiel. Ik vind daarbij dat vaste telefonie iets bijdraagt aan de professionaliteit van je bedrijf. De kosten zijn overigens ook aanzienlijk lager dan wanneer je belt via een mobiel netwerk. Bij Voys heb je twee lijnen en een telefoonnummer voor € 7,- per maand. Daar zitten ook nog eens prachtige gratis extra’s bij, zoals eenvoudig doorschakelen naar je mobiel voor optimale bereikbaarheid en gratis Voicemail naar E-mail. Tot zover mijn “wij van WC eend” schrijven over vaste telefonie.

Het communiceren via fax komt steeds minder voor. Je kunt bij Voys een opvolgend faxnummer reserveren voor toekomstig gebruik. Zeker als je verwacht dat je organisatie gaat groeien is dit geen slecht idee. Je kunt bijvoorbeeld gebruik maken van onze handige Fax Compleet dienst. Specialiseert je bedrijf zich echter niet in advocatuur, bouw, of een andere branche waarbinnen veel gefaxt wordt en blijf je graag ZZP-er, dan is het niet hebben van een faxnummer geen gemis.

Kosten? Toestel + aansluitkosten: € 150,- eenmalig. De gemiddelde abonnements- en belkosten bedragen zo’n € 17,- per maand.

6- CRM

Dit lijkt wellicht een raar element in dit verhaal. Ik leg je graag uit waarom ik dit belangrijk vind. CRM staat vrij vertaald voor een systeem om je relaties in te beheren. Bij Voys gebruiken we sinds de start van het bedrijf een CRM en dit is enorm waardevol gebleken. Het is een digitale geheugen waarin e-mail, telefoongesprekken en notities samenkomen. Je stukken rond projecten zijn in een CRM applicatie eenvoudig op te nemen en te beheren. Daarnaast kun je zien welke offertes er nog uit staan en wat daar de status van is.

Naarmate het aantal collega’s toeneemt, wordt het gebruik van een CRM systeem alleen maar waardevoller. Zo kun je ook elkaars communicatie zien met klanten.

Ik vind het persoonlijk belangrijk dat alle communicatiekanalen, zoals e-mail, Twitter, LinkedIn en Facebook, terug te vinden zijn in het CRM pakket. Nimble is hiermee op dit moment het verst en is daarom mijn aanrader als te gebruiken CRM systeem.

We zijn bij Voys echter bezig met het ontwikkelen van een nieuw CRM pakket, welke de Nimble functionaliteiten ook gaat bevatten. Ook gaan we het systeem koppelen aan de VoIP telefonie van Voys: hiermee wordt het met de hand opzoeken van klanten geautomatiseerd. Ook willen de de dienst koppelen aan Moneybird. Belt er een klant, dan laat deze dienst meteen zien of er nog nota’s open staan.

Het CRM pakket dat door ons ontwikkeld wordt heeft de naam ‘HelloLily’. Helaas is dit project nog in volle ontwikkeling: er werken op dit moment drie nerds hard om deze communicatiedroom te realiseren.

Kosten: Nimble is er in een variant die $ 0,- kost. De betaalde versie kost $ 15,- per gebruiker en biedt logischerwijs meer mogelijkheden. De kosten van HelloLily zijn nog niet bekend.

Tot slot, totale kosten en tijdsduur

Na deze twee artikelen wordt het tijd om de balans op te maken. Wat zijn de kosten en hoe lang duurt het voordat dit geregeld is?

Kosten

We nemen voor het totaalplaatje de gemiddelde bedragen of de eerste betaalde versie van de dienst. Hieronder is een overzicht gegeven van de te verwachten kosten in euro’s.

Tijdsduur?

Ik heb handige klanten gezien die al deze zaken in twee à drie werkdagen geregeld hadden. Het is heel knap om een bedrijf in zo’n korte tijd ‘gebruiksklaar’ te maken, maar in deze gevallen waren de ondernemers uitgerust technische vaardigheden of technische relaties die de handen uit de mouwen wilde steken. Dat neemt niet weg dat ik denk dat iedere ondernemer dit in een week geregeld kan hebben. En dan? Dan kun je lekker bezig gaan met ondernemen, in plaats van de zaken eromheen. Een succesvolle start gewenst!