Er zouden zomaar weer eens feestdagen aan kunnen komen. Gelukkig kun je veel zelf instellen!

Het belplan vind je in Freedom. In een belplan stel je in wat er gebeurt als je telefoonnummer gebeld wordt. Heb je geen belplan ingesteld, dan gebeurt er dus niets als je nummer gebeld wordt.

Wijzig bestaand belplan

• Log in op Freedom.
• Klik in de menubalk op ‘Belplan’ in de menubalk.
• Klik op het telefoonnummer van het belplan wat je wil aanpassen.

Nieuwe belplan aanmaken

• Log in op Freedom.
• Klik in de menubalk op ‘Belplan’ in de menubalk.
• Klik op Toevoegen indien je een nieuw belplan wil aanmaken.
• Vul een Beschrijving in en ga naar stap 2.

Toevoegen, wijzigen of verwijderen van stappen in het belplan

• Stappen toevoegen doe je door op de knop Stap toevoegen te drukken. Klik op de drie stipjes aan de de rechterkant van de regel te klikken om de stap te wijzigen, verwijderen of naar boven of naar beneden te verplaatsen.
• Selecteer in het dropdown menu’s de juiste module en/of bestemming.
• Bij rinkeltijd vul je het aantal seconden in waarop een eindbestemming rinkelt.
• Klik op de afspeelknop om het geluidsbestand van een Melding, Voicemail of Keuzemenu af te spelen.
• Klik op de gekantelde driehoek om meer informatie te zien over de Tijdsgroep en/of Belgroep.
• Klik op op Opslaan aan de rechterkant op de betreffende stap op te slaan.

Tips

• We raden je aan om de beller niet langer dan 30 seconden te laten wachten voor hij iemand aan de lijn krijgt.
• Het schakelen naar een extern nummer (bijvoorbeeld 06) heeft een opzettijd. Naar mobiel is deze ongeveer 5 seconden en naar een vast nummer ongeveer 2. Houd hier rekening mee in het Belplan.
• Als een VoIP-account niet bereikbaar is of op DnD (Do Not Disturb) staat, schakelt hij automatisch door naar de volgende stap. Wanneer het bewuste account in een Belgroep zit, dan gaan de overige toestellen gewoon over.

Meer weten?

Het belplan heeft oneindig veel mogelijkheden. Wil je dingen uitproberen zonder je nummer ‘uit de lucht’ te halen? Maak dan een Belplansjabloon aan. Hiermee kun je zelf uitproberen hoe je je organisatie optimaal bereikbaar maakt. Deze belplansjablonen zijn vervolgens weer te selecteren in het belplan van je telefoonnummer.

Wat kun je met Openingstijden?

Met de module Openingstijden stel je in wat er op welk tijdstip moet gebeuren wanneer iemand belt naar jouw telefoonnummer. Deze functionaliteit heet ‘Tijdsroutering’.

Openingstijdgroep toevoegen

• Log in op Freedom.
• Klik op de menubalk op ‘Beheer’.
• Kies voor ‘Openingstijden’.
• Klik op Toevoegen en ga akkoord met de kosten.
• Naam: Geef hier de Openingstijdengroep een naam, bijvoorbeeld ‘Standaard openingstijden’ of ‘Vakantie- en feestdagen’.
• Geef de Openingstijdengroep een Beschrijving, bijvoorbeeld: open ma t/m vr. 9-18.
• Klik op Stap 2.
• Vul de uren in, vink de juiste dagen aan en geef de periode aan.
• Klik op het plus-teken  om extra tijden toe te voegen. Zo stel je bijvoorbeeld in je tijdsgroep in: Kerstdagen van 25 t/m 26 december. Vervolgens voeg je met het plusje nog Nieuwjaarsdag 1 januari toe.
• Druk op Opslaan.

Let op: Ben je gesloten tijdens feestdagen? Maak dan een aparte tijdsgroep aan voor de feestdagen.

Belplan aanpassen

Zet nu je openingstijden in het belplan.

• Klik in de balk op ‘Belplan’.
• Klik op het juiste telefoonnummer.
• Kies als 1e stap in je belplan de optie Tijdsgroep.
• Let op: staan er al stappen in je belplan en wil je er boven een tijdsgroep toevoegen, kijk dan goed waar je de stappen naartoe wil verplaatsen. Kies voor Verplaats onderstaande stappen naar “Voldoet aan” als je wil dat de stappen verplaatsen naar binnen je openingstijden. Wil je dat de stappen verplaatsen naar buiten je openingstijden selecteer dan Verplaats onderstaande stappen naar “Voldoet niet aan”. En klik op opslaan.

•  Vul in wat er moet gebeuren bij Voldoet aan en bij  Voldoet niet aan. Klik hier voor meer informatie over het instellen van je belplan.

Vrolijke vakantie- en feestdagentip

• Maak eerst een tijdsgroep aan die je ‘Vakantie- en Feestdagen’ noemt. Selecteer daarin de data van je vakantie-/ feestdagen. Weet je de dagen waarop je gesloten bent nog niet? Maak dan wel alvast de tijdsgroep aan en vink alle dagen uit.
• Ga naar je ‘Belplan’ en selecteer als eerste stap in je belplan de Openingstijdgroep ‘Vakantie- en Feestdagen’.
• Bij ‘Voldoet aan’ selecteer je wat er moet gebeuren op die dagen. Zoals een vakantie of feestdagen melding of een voicemail.
• Wanneer je een vakantie hebt gepland, hoef je alleen nog in de tijdsgroep de data in te vullen en hoeft niet het hele Belplan op de schop. Als je weer uitgerust terugkomt, werkt het zonder aanpassingen weer als gewoonlijk.

Je kan ook een belplansjabloon aanmaken van je huidige belpan. Zet vervolgens in je belplan een verwijziing naar je zojuist aangemaakte Belplansjabloon.

Het is mogelijk om alle gesprekken door te schakelen naar je mobiel, dit noemen we Flexibel Doorschakelen. Je kunt dit gemakkelijk zelf instellen en wijzigen via Freedom, je telefooncentrale in de cloud.

Om je vaste nummer door te schakelen naar je mobiel voeg je eerst je mobiel toe zoals in de handleiding van Vast/Mobiel staat beschreven.

• Ga nadat je het mobiele nummer hebt toegevoegd bij Vast/Mobiel naar Belplan
• Wijzig de huidige stap door op de 3 stipjes te drukken of voeg een nieuwe stap toe
• Selecteer Vast/Mobiel
• Selecteer het juiste mobiele nummer
• Vul de juiste rinkeltijd in. Let op: je mobiele provider laat de telefoon niet eeuwig overgaan, tussen de 25 en 30 seconden wordt er vaak een voicemail afgespeeld of krijg je een melding van je mobiele provider te horen.
• Klik op Opslaan.

Om te voorkomen dat mensen uitkomen op de voicemail van je mobiele provider kun je ‘Gespreksbevestiging’ aanzetten in een Belgroep. Krijg je een oproep op je mobiel binnen dan hoor je ‘Toets een 1 om dit gesprek aan te nemen.’ Druk je op 1, dan krijg je de klant aan de telefoon.

Nadat je de Belgroep hebt toegevoegd, zoals in de handleiding Belgroep beschreven staat, zet je deze in het Belplan.

• Wijzig de huidige stap door op de 3 stipjes te drukken of voeg een nieuwe stap toe
• Selecteer Belgroep
• Selecteer de juiste Belgroep.
• Vul de juiste rinkeltijd in.
• Klik op Opslaan.

Let op: Er kunnen kosten worden berekend voor het doorschakelen naar je mobiele nummer (afhankelijk van het abonnementstype dat je hebt bij Voys, inclusief of exclusief beltikken.)

Bereikbaarheid instellen

Stel, je bent ZZP’er en je wilt gemakkelijk kunnen wisselen tussen bereikbaar zijn op je vaste toestel en je mobiel. Dan is het natuurlijk lastig om continu je belplan te moeten aanpassen. Het werken met een gebruiker in je belplan is dé oplossing. Wanneer je vaste nummer wordt gebeld gaat het over op de ‘gebruiker’. Wat de eindbestemming (vast of mobiel) van jou als gebruiker is stel je in onder bereikbaarheid op het dashboard, in de app of via de browser plugin.
Heb je wel collega’s? Dan kun je een belgroep met gebruikers aanmaken, waarvan iedere gebruiker zelf zijn eindbestemming bepaalt.

Lastig? Welnee…

Stap 1 : Gebruikers

• Klik in Freedom op Beheer en vervolgens op Gebruikers.
• Maak een nieuwe gebruiker aan of wijzig een bestaande gebruiker
• Klik op het tabblad Telefonie-instellingen.
• Vink bij Vast/mobiele nummer het nummer aan waarop je bereikbaar zou willen zijn. Wil je een nieuw nummer toevoegen, klik dan op Nieuw vast of mobiel nummer.
• Vink bij VoIP-accounts de VoIP-accounts aan waarop je bereikbaar wil zijn. Wil je een nieuw VoIP-account toevoegen, klik dan op Nieuw VoIP-account. Er zitten kosten verbonden aan het aanmaken van een nieuw VoIP-account. Let op: vergeet niet je toestel in te stellen.

• Geef bij Bereikbaarheid aan of je wel of niet beschikbaar wil zijn. Selecteer je ja, vink dan de juiste bestemming aan.
• Druk op Opslaan.

Stap 2 : belplan

• Ga naar Belplan.
• Maak een nieuw belplan of wijzig een bestaand belplan.
•  Selecteer op de juiste plek in je belplan de optie Gebruiker. In het tweede pull-down menu selecteer je de juiste gebruiker.
  Let er wel op dat je VoIP-account of mobiele telefoon niet ook nog los in het belplan of de belgroep zijn toegevoegd. Als dat het geval is gaan de toestellen alsnog altijd over.

Stap 3 : bijna klaar!

Nu ben je klaar met instellen. Op het dashboard in je beheeromgeving (linksonderin) is het nu eenvoudig om te wisselen tussen VoIP-account en mobiele telefoonnummer.
Nog gemakkelijker is het instellen van je bereikbaarheid via onze app of met de Chrome of Firefox plugin.

Meer mogelijkheden

• Belgroep met gebruikers. Meerdere collega’s die zelf willen bepalen waar ze bereikbaar zijn? Maak voor elke collega een gebruiker aan en voeg deze toe in een belgroep.
• Bevestig gesprekken/validatie. Je mobiele nummer als eindbestemming gebruiker is handig, echter je wilt niet dat het gesprek direct in de voicemail van je mobiel komt. Je kunt het vinkje bevestig gesprekken aanzetten bij het aanmaken van een belgroep.
• Voicemail. Je voicemailberichten in je mail ontvangen? Zet voicemail als laatste stap in je belplan .

Wat kun je bij geluiden?

Hier vind je alle geluidsbestanden die zijn gekoppeld aan je omgeving. Je kunt hier ook geluiden opnemen, uploaden en verwijderen. Deze geluidsbestanden kun je koppelen aan verschillende modules, zoals Meldingen, Voicemail, Wachtrij en Keuzemenu.

Geluid opnemen

Om een geluid op te nemen heb je een computer, laptop of tablet nodig met een ingebouwde microfoon.

• Log in op Freedom.
• Klik in de menubalk op Beheer.
• Selecteer Geluiden.
• Klik op Toevoegen.
• In een aantal browsers, zoals Chrome en Firefox verschijnt een melding met de vraag of de browser toegang mag krijgen tot je microfoon. Ga hiermee akkoord.
• Schraap je keel.
• Klik op Start opnemen. Wanneer je klaar bent met inspreken klik je op Stop opnemen.
• Luister je opgenomen opname af.
• Als je tevreden bent, geef je de opname een naam en klik je op Opslaan.

Geluidsbestand uploaden

• Log in op Freedom.
• Klik in de menubalk op Beheer.
• Selecteer Geluiden.
• Klik op Bestand kiezen.
• Kies een reeds bestaand geluidsbestand van je harde schijf. Je mag kiezen uit de volgende bestandsformaten: .wav, .mp3 of .gsm
• Geef de opname een naam en klik Opslaan.

Let op: Het geluidsbestand mag niet groter zijn dan 5MB.

Tips voor het opnemen van een geluidsbestand

• Liever een dame. Uit onderzoek is gebleken dat mensen het prettiger vinden om een melding van een damesstem te horen dan van een herenstem.
• Via je smartphone. Je kunt ook een melding opnemen via je smartphone. iPhone heeft daar bijvoorbeeld ‘dictafoon’ voor. Let hierbij wel op de juiste bestandsvorm, alleen een .wav, .mp3 of .gsm bestand kan je in Freedom uploaden.
• Laat ons het doen. Laat Voys het geluidsbestand voor je opnemen. Dit doet een mooie damesstem voor € 22 per melding en dan zetten we hem er ook voor je in!

Je kunt zelf een persoonlijke melding opnemen in ons systeem. Dat kun je op twee manieren doen: via je browser of door een geluidsbestand te uploaden.

Geluidsbestand via de browser opnemen:

• Ga naar freedom.voys.nl.
• Navigeer onder het tabblad Beheer naar Geluiden.
• Accepteer de waarschuwing en sta toe dat er geluiden via de browser opgenomen kunnen worden.
• Klik op record; het opnemen start nu direct.
• Na het opnemen kun je jouw opname direct terugluisteren.
• Ben je niet tevreden? Neem dan opnieuw een geluidsbestand op, de oude opname vervalt daarmee.
• Als je tevreden bent met je opname, navigeer je terug naar Beheer.
• Kies daar voor voicemail. Hier kun je het opgenomen geluid koppelen aan je voicemail.

Geluid uploaden:

• Ga naar freedom.voys.nl.
• Navigeer onder het tabblad Beheer naar Geluiden.
• Klik op toevoegen.
• Voeg een (.wav, .mp3 of .gsm) bestand toe dat op je computer staat, door op de knop ‘Bestand kiezen’ te klikken.
• Voer een naam en beschrijving in.
• Laat het vinkje normaliseren staan, dit zorgt ervoor dat het geluid telefoonvriendelijk wordt gemaakt.
• Klik op opslaan.
• Ga vervolgens terug naar Beheer en kies voor voicemail . Daar kun je het opgenomen geluid koppelen aan je voicemail.

Wil je de melding door Voys laten opnemen? Dat is geen probleem, je kan een melding aanvragen via voys.nl.inspreken. Je betaalt €22,00 per melding.