6 minuten leestijd

Voys verhuist: zo vonden wij ons droomkantoor

Geplaatst op 14 februari 2018

Twaalf jaar geleden begon collega Mark aan zijn keukentafel met Voys. Op een gegeven moment was zijn vrouw hier klaar mee en maande ze hem om een kantoor te zoeken. Dit kantoor vond hij in de Mediacentrale. Nu, jaren later, heeft Mark meer dan 50 collega’s en wordt de Mediacentrale te krap. Samen met mijn collega Ernest ging ik daarom op zoek naar een nieuw kantoor. Bij het zoeken van dit nieuwe kantoor kwam veel kijken. Dit zijn de dingen waar we tegenaan liepen bij het vinden van het kantoor van onze dromen.

Ruimte om te groeien

Het is een open deur, ik weet het. Maar ik moet het toch even noemen: de eerste stap in het zoeken naar kantoorruimte was bepalen hoeveel ruimte we willen. De nieuwe kantoorruimte moet namelijk voor de komende jaren meer dan genoeg werkplekken en vergaderplekken hebben.

Wij hebben deze inschatting gemaakt met behulp van onze strategische personeelsplanning. Deze strategische personeelsplanning laat zien wat de groeiverwachting is de komende jaren. Dit betekent trouwens niet dat deze (toekomstige) collega’s straks per se bij elkaar op kantoor zitten. De manier waarop we werken en hoe we op ons werk komen is namelijk flink aan het veranderen.

Daarentegen kun je straks beter teveel ruimte hebben dan te weinig. Je weet namelijk nooit zeker hoe je bedrijf zich ontwikkelt en kunt overbodige ruimte prima onderverhuren.

Locatie, locatie, locatie

In een hangmat op Bali of in een kantoor in Groningen; voor onze klanten maakt dit geen verschil. Onze techniek maakt werken volledig locatie onafhankelijk. Collega’s kunnen daardoor altijd probleemloos flexwerken. Toch willen we een kantoor. We vinden het namelijk gezellig om samen te zitten en vinden het leuk om elkaars prachtige gezicht te zien. Maar ja, welke locatie is dan handig?

Natuurlijk wilden we het beste van twee werelden: het ondernemende karakter van de binnenstad en de ruimte om te groeien van de periferie. Het allerbelangrijkste is de bereikbaarheid van het kantoor. Bij ons komen de meeste collega’s op de fiets naar kantoor, maar de locatie moet ook gemakkelijk te bereiken zijn voor collega’s die met de trein, bus of auto komen.

Verder was het voor ons belangrijk dat we ons weer konden aansluiten bij een concept waarin we continu geïnspireerd worden. De Mediacentrale begon ooit met een aantal kleine bedrijfjes in één pand. Deze bedrijven werden met verloop van tijd groter. Op een gegeven moment gaat deze groei ten koste van het concept. In ons nieuwe kantoor wilden we graag een combinatie tussen start-ups en grownups omdat we denken dat dit een leuk recept is voor de verdere groei van Voys.

Huren, kopen of bouwen?

Als je een pand aanschaft dan word je in één klap grootgrondbezitter. Dit is een keuze die voordelen en nadelen heeft. De aankoop van een pand is een investering waarvan je in de toekomst mogelijk profijt hebt. Met een beetje pech is een pand een blok aan je been.

We hebben ook overwogen om een pand te bouwen. Hiervoor geldt hetzelfde als bij de aankoop van een pand. Door te bouwen verbind je een vastgoedtak aan ons bedrijf. Daarnaast is het bouwen van een nieuw pand vaak slecht voor je ‘carbon footprint’. Het is meestal duurzamer om een bestaand pand te verbouwen.

De purpose van Voys is om vrije communicatie wereldwijd beschikbaar te maken. Investeren in vastgoed is geen onderdeel van deze purpose. We investeren ons geld daarom liever in het verbeteren van de wereld. Bovendien willen we flexibel blijven. Om deze redenen gingen wij op zoek naar een huurpand.

Wat zoek je?

Traditioneel gezien huur je een ruimte van een aantal vierkante meters met neutrale vloerbedekking en wit gesausde muren. Voor sommigen prima, maar wat als witte muren en neutrale vloerbedekking niet helemaal jouw stijl zijn?

Wij zoeken wat anders. We willen een leuk kantoor waarin iedereen prettig kan werken. Start jij het liefst ‘s ochtends op in een koffietentje? Dan maken we een coffee corner met werkplekken. Werk je graag in de trein? Dan bouwen we een treincoupé in het kantoor. We willen een concept, geen oppervlak. Kortom: thuis op je werk!

“Put the word out”

Nadat we duidelijk hadden wat we precies zochten konden we onze zoektocht starten. Wij begonnen met het subtiel droppen van onze kantoorbehoefte in gesprekken met anderen.Voordat we het wisten werden we door de halve stad benaderd. Op een gegeven moment raakten we in gesprek met de gemeente. Die hadden overzicht van de vastgoed initiatieven in de stad. Handig, aangezien we graag weer bij een concept wilden aansluiten.

Vierkante meters versus room for thought

Toen we de opties hadden verzameld hebben we meteen een projectinrichter ingeschakeld. Vanaf het begin dacht deze inrichter met ons mee over de inrichting van de ruimtes. Verder was de inrichter onderdeel van onze entourage wanneer we in gesprek gingen met de vastgoedbaas.

Voor ons was het namelijk heel belangrijk hoe de vierkante meters worden opgeleverd. Wij vinden het zonde als de verhuurder investeert in een standaard inrichting als wij dit toch weer veranderen. Dit geld kan beter besteed worden aan het verbouwen van het pand naar onze smaak.

Voor het vastgoedbedrijf is dit is een ongebruikelijke situatie. Vaak interesseert het hen niet hoe je de ruimte inricht, zolang je de huur maar netjes overmaakt. We hebben dit in een vroeg stadium bespreekbaar gemaakt. Zo namen wij de verhuurder mee in de scale-up omgeving en hoe deze organisaties ingericht zijn ten opzichte van traditionele bedrijven.

Het kan natuurlijk zijn dat de verhuurder voorkeur heeft voor een standaard inrichting omdat dit naderhand makkelijker door te verhuren is. Tijdens de onderhandeling hebben we hier extra aandacht aan besteed. We hebben uitvoerig besproken wie waarvoor verantwoordelijk is tijdens de verbouwing.

De beslissing

We hebben in een vroeg stadium de collega’s laten meedenken over het totaalconcept. Zo hebben we een wishlist aangemaakt waaraan iedereen zijn wensen en ideeën kon toevoegen. Er was eigenlijk maar één optie die het beste paste bij deze wensen. Deze optie hebben we weer voorgelegd aan onze collega’s.

Zoals het een zelfsturende organisatie betaamd hebben wij (Ernest en ik) uiteindelijk de beslissing gemaakt. Hierna begon het onderhandelen over de voorwaarden. Dit kan rustig een paar maanden duren, en dat deed het in ons geval ook. Na een flink poosje heen en weer pingelen bereikten we een overeenkomst, welke Mark vervolgens ondertekende.

Wat is het nou uiteindelijk geworden?

We hebben gekozen voor Het Kwadraat (Lübeckweg 2, Groningen). Vanaf 1 maart houden we daar kantoor. We worden hier buren van onder andere het Dagblad van het Noorden, accountantskantoor De Jong & Laan en de startups van Indietopia en Indiestad. Ook de softwareontwikkelaars van Spindle, die onder andere ons telefonieplatform bouwen, komen in hetzelfde pand te wonen. Momenteel wordt er nog flink gewerkt om de kantoorruimte klaar te maken voor onze komst.

Hoe we ons gloednieuwe kantoor future-proof inrichten lees je in ons volgende blog.

Meer weten?

Wil je graag meer weten over onze verhuisperikelen? Er volgt nog een blog van onze interieurstyliste die je vertelt hoe we ons kantoor future-proof inrichten. Hou daarnaast Twitter, Instagram en Facebook in de gaten om de vorderingen van ons nieuwe pand op de voet te volgen. Je mag ons natuurlijk ook altijd bellen op 050 700 9900.



Meer verhalen lezen?

In de afgelopen jaren hebben we veel geschreven over ondernemen, zelfsturend werken, de handigste tools en nog veel meer. Dus leef je uit!

Van 29 juni

De toekomst van hybride werken

Van 15 juni

In 2021 is Voys trotse sponsor van…