Snel van start met Voys

De eerste stap is inloggen. In de welkomstmail die je hebt ontvangen, vind je een link om zelf een wachtwoord aan te maken in freedom.voys.nl.

Basisgegevens

Dit is de eerste keer dat je inlogt, daarom vragen we je om je administratieve gegevens controleren en waar nodig aan te vullen. Klopt bijvoorbeeld je adres of rekeningnummer niet? Dan pas je dat hier gemakkelijk aan. Ook vul je hier het e-mailadres in waarop je de Voys-factuur wilt ontvangen.

Check bij privacy-instellingen het bericht over het bewaren en anonimiseren van gespreksdata. Als je daar toch bent, geef dan ook direct aan hoelang jouw gespreksdata bewaard mogen worden. 

Gidsvermelding

Bij Gidsvermelding bepaal of je telefoonnummer vermeld moet worden in de telefoongids en bij nummerinformatiediensten. Dit is een gratis dienst. Je kunt per nummer bepalen waar het geregistreerd wordt. Na het invullen komt je telefoonnummer in de eerstvolgende telefoongids en is het binnen een maand bij nummerinformatiediensten op te vragen.

Liever geen vermelding? Dat mag natuurlijk ook. Je nummer kan geheim blijven.

Per Gebruiker heb je vier belopties: een vaste telefoon, de Voys Webphone, de Voys App (iOS of Android) of een doorschakeling naar je mobiele telefoon. Al deze opties bieden dezelfde mogelijkheden: je kunt ermee bellen en gebeld worden.

Hoe wil je bereikbaar zijn?

Voordat je een optie kiest, is het belangrijk om te bepalen hoe je gaat bellen en op welke manier je bereikbaar wilt zijn. Bij het aanmaken van je account hebben we je bereikbaarheid standaard op een doorschakeling naar je mobiele nummer gezet, maar dit kun je natuurlijk aanpassen.

Bereikbaarheid per Gebruiker
Het aanpassen van je bereikbaarheid doe je in je Gebruikersaccount. Met je gebruikersaccount log je in in freedom.voys.nl. Daarnaast geef je met je gebruiker aan of je bereikbaar bent op je vaste telefoon, de App, de Webphone, je mobiele telefoon óf dat je niet bereikbaar bent. Om dit in te stellen ga je in de linkermenubalk naar Beheer. Klik vervolgens op Gebruikers.

In deze handleiding lees je hoe je je belopties activeert en hoe je je bereikbaarheid regelt. 

Ander telefoontoestel

Gebruik je een telefoontoestel dat je niet bij ons hebt besteld? Kijk dan op voys.nl/instellen voor de bijbehorende instellingen. Vergeet niet eerst het VoIP-account bij de Gebruiker te activeren, zodat je de juiste gegevens krijgt om de telefoon in te stellen. 

In je Belplan regel je wat er precies moet gebeuren als er iemand naar jouw telefoonnummer belt. We hebben alvast een standaard belplan voor je klaargezet met openingstijden en voicemails. Dit plan kun je helemaal naar wens aanpassen.

Check, check

Allereerst controleer je of het huidige belplan geschikt is voor jouw telefonie. Ga hiervoor in de linkermenubalk naar Belplannen en klik vervolgens op je vaste telefoonnummer. In het standaard belplan gebruiken we verschillende checks die worden doorgelopen bij een inkomende oproep. Eerst kijken we of het moment van bellen een feestdag is. Is dat het geval? Dan volgen we de groene lijn naar Voldoet aan en krijgen bellers een feestdagmelding te horen. 

Is het moment van bellen geen feestdag? Dan volgen we de rode lijn Voldoet niet aan en komen we bij de volgende check: je openingstijden. Hier kijken we of je bedrijf bereikbaar is: ben je open? Dan bieden we de oproep aan bij je gebruiker. Bij de vorige stap heb je al bepaald bij welke gebruiker de oproep precies moet binnenkomen. Is je bedrijf gesloten? Dan horen bellers een voicemail met de boodschap dat je onderneming gesloten is.

Tip: oefenen met een Belplanextensie

Wil je een beetje oefenen met een belplan of wil je niet werken in een belplan dat al ‘live’ staat? Begin dan in een Belplanextensie. Ga hiervoor naar Belplannen, dan naar Belplanextensies (rechtsbovenin) en klik hier op toevoegen. Zo kom je in een leeg belplan dat niet live staat. Hier kun alle opties uitproberen, zonder dat je je bereikbaarheid direct wijzigt.

Zoals we in de vorige stap al vertelden, is het belplan volledig te personaliseren. Alle features in Freedom zijn hier geschikt voor. The place to be is Beheer: hier vind, activeer en wijzig je alle functies.

Meldingen

Personaliseren begint bij het inspreken (of in laten spreken) van persoonlijke geluidsmeldingen. Deze geluidsmeldingen spreek je in en upload je via Beheer en dan bij Geluiden. Hierna koppel je de berichten aan een passende feature in Freedom, zoals een melding, een keuzemenu of voicemail.

Wil je bijvoorbeeld dat mensen geen bericht kunnen achterlaten wanneer je gesloten bent, maar dat ze wel je openingstijden horen met een bandje? Vervang dan de voicemail in het belplan door een melding. 

Keuzemenu

Klanten met een factuurvraag zijn aan het goede adres bij de administratie, en niet bij je salesteam. Met een keuzemenu zorg je ervoor dat een beller bij de juiste persoon uitkomt. In deze handleiding lees je hoe je dat doet.

Voor elke feature hebben we een handleiding gemaakt. Zit je in een bepaalde module in Freedom? Klik dan op het vraagteken rechtsbovenin om te zien hoe je de feature instelt

Kom je er niet helemaal uit? We helpen je graag verder. Neem gerust contact met ons op via 050 7009920 of info@voys.nl.