Snel van start met Voys

Leuk dat je klant bent geworden van Voys. Door middel van deze pagina helpen we je op weg om je bedrijf 100% telefonisch bereikbaar te maken. Hieronder vind je het basis stappenplan voor het instellen van je bereikbaarheid. De basis bestaat uit vijf stappen.

Aan de slag

  • Stap 1 – Inloggen

    Log in op freedom.voys.nl met de inloggegevens die je per mail van ons hebt gekregen. Wanneer je voor de eerste keer inlogt, opent de instellingen wizard vanzelf. Hiermee doorloop je de volgende stappen: Wachtwoord aanpassen Vul eerst het wachtwoord in dat je van ons hebt gekregen en vervolgens je nieuwe, persoonlijke wachtwoord. Administratieve gegevens controleren en invoeren Check of je administratieve gegevens kloppen. Mocht je adres of rekeningnummer niet juist zijn, dan pas je dat hier gemakkelijk aan. Hier kun je ook het e-mailadres invullen waarop je facturen wilt ontvangen. Privacy instellingen Lees bij privacy instellingen het bericht over het bewaren en anonimiseren van gespreksdata. Geef daarna aan hoe lang jouw gespreksdata bewaard moeten worden.

  • Stap 2 – Externe nummers invoeren

    Nummer toevoegen Na het doorlopen van de wizard volg je onderstaande stappen om een mobiel of vast telefoonnummer toe te voegen.

    • Klik in de menubalk op Beheer en kies daarna voor Vast/Mobiel.
    • Klik op toevoegen.
    • Bestemming: Hier vul je het telefoonnummer in waar je naar toe wil doorschakelen. Dit kan dus een vast of mobiel nummer zijn, maar je kunt ook kiezen voor een buitenlands nummer.
    • Doorgeven van nummerweergave: Bij een doorschakeling naar een ander nummer kunnen we maar één nummer doorgeven. Je kan kiezen uit Het ‘Gebelde nummer’ dit is je eigen vaste telefonnummer, of het ‘Nummer van de beller’ dit is het telefoonnummer van de klant. Wil je geen nummer zien, kies dan voor ‘Onderdrukt’.
    • Gebruiker Hier kun je het nummer koppelen aan een gebruiker. Met een gebruikersaccount geef je aan op welk telefoonnummer je bereikbaar bent.
    • Klik Opslaan.
    • Vergeet niet het doorschakelnummer in het belplan te zetten. Meer hierover lees je in stap 5.
  • Stap 3 – Meerdere telefoons tegelijk laten overgaan

    Een belgroep maak je aan als je meerdere VoIP-telefoons of eindbestemmingen (zoals bijvoorbeeld mobiele telefoons) tegelijk wilt laten overgaan.

    • Klik in de menubalk op Beheer en kies daarna voor Belgroep
    • Intern nummer Dit is een driecijferig nummer waarmee je intern naar de belgroep kan bellen, bijvoorbeeld 401 of kies 1 van de suggesties.
    • Beschrijving Hier geef je de Belgroep een beschrijving, bijvoorbeeld: ‘Iedereen mobiel’ of ‘Salesteam’.
    • Belmethode Deze staat standaard op ‘Allemaal’ en dit kun je zo laten staan. Kies je voor ‘Willekeurig’, dan zal de rinkeltijd die je invult verdeeld worden over de telefoons in de belgroep. Stel je kiest in je belplan voor een rinkeltijd van 20 seconden voor een belgroep met 5 telefoons, dan zal elk toestel 4 seconden rinkelen. De volgorde waarin de telefoons gaan rinkelen is willekeurig.
    • Negeer doorschakelingen Staat dit aangevinkt dan zal het systeem elke doorschakeling op een individuele VoIP-telefoon negeren. De oproep gaat in dit geval alleen over naar de bestemming(-en) die je hebt aangevinkt in de belgroep. Heb je ‘Negeer doorschakelingen’ niet aangevinkt en heb je een doorschakeling in je VoIP-telefoon (Call Forward) staan, dan zal elke oproep doorgezet worden naar dat doorschakelnummer.
    • Bevestig gesprekken Dit wordt ook wel gespreksvalidatie genoemd. Wanneer aangevinkt, zul je bij een inkomende oproep naar een extern nummer eerst een stem horen: ‘Toets een 1 om dit gesprek aan te nemen.’ Dit zorgt ervoor dat een voicemail van een mobiele provider niet het inkomende gesprek kan beantwoorden. Wij adviseren dit aan te zetten wanneer je mobiele of vaste telefoonnummers in een belgroep hebt. Deze functie werkt niet i.c.m. VoIP-telefoons.
    • Bestemmingen Kies hier de bestemmingen die je graag in een belgroep wilt hebben. Dit kunnen ook VoIP accounts i.c.m. vaste of mobiele nummers zijn.

    Als je de belgroep hebt gemaakt, dan zet je deze in je belplan.

  • Stap 4 – Voicemail instellen

    In een belplan stel je in wat er moet gebeuren als je telefoonnummer gebeld wordt. We raden je aan om de beller niet langer te laten wachten dan 30 seconden voor hij of zij iemand aan de lijn krijgt. Ga naar freedom.voys.nl. Navigeer naar Belplan in de menu balk en klik op Toevoegen. Selecteer bij de suggesties het nummer waarvoor je het belplan wilt instellen en ga naar stap 2. Als je meerdere nummers hebt, dan is het handig om in het veld naast beschrijving een omschrijving van het nummer in te vullen. Vul bijvoorbeeld ‘hoofdnummer’ in. Klik vervolgens op stap 2. In stap 2 maak je het daadwerkelijke belplan aan. Kies bij de eerste stap in het eerste menu wat er moet gebeuren als je nummer wordt gebeld, bijvoorbeeld ‘Vaste/ Mobiel’ en kies dan het juiste telefoonnummer. Met het plusteken kun je meerdere stappen aan je belplan toevoegen. Je zou er bijvoorbeeld een voicemail achter kunnen zetten of een doorschakeling naar een (ander) mobiel nummer. Je hebt de volgende mogelijkheden: Belgroep: een groepje toestellen of externe nummers gaat over.

    • Vast/Mobiel: doorschakelen naar een extern nummer (vast of mobiel).
    • VoIP-account: voeg deze toe aan je belplan wanneer je gebeld wilt worden op je vaste VoIP-toestel.
    • Gebruiker: je kunt zelf kiezen op welk toestel je bereikbaar bent zonder het belplan aan te passen. Als gebruiker kun je kiezen tussen verschillende toestellen, bijvoorbeeld je vaste VoIP-toestel of je mobiele toestel. Je kunt verschillende nummers invoeren onder account (rechts bovenin mijnvoys.nl). Voer het nummer in waarop je bereikbaar wilt zijn, klik op opslaan en het werkt meteen! Zie ook ‘Stap 6 van de handleiding ‘Aan de slag’.
    • Melding (extra module): met behulp van deze functionaliteit kun je persoonlijke meldingen toevoegen aan je belplan. Let op: voordat je deze stap kunt toevoegen, moet je eerst een melding inspreken.
    • Openingstijden (extra module): met deze module stel je in wanneer je wel en niet bereikbaar bent. Als je gebruik maakt van deze functionaliteit, dan is dit altijd de eerste stap in je belplan. Een voorbeeld: op werkdagen tussen 09.00 en 18.00 uur ben je direct bereikbaar en buiten deze tijden krijgen bellers je voicemail. Zie ook de handleiding over openingstijden.Ben je klaar met het samenstellen van je belplan? Klik dan op opslaan en het werkt meteen!
  • Nog beter bereikbaar

    Het platform van Voys beschikt over veel mogelijkheden. Hieronder een opsomming van deze handige functionaliteiten:

    • Gebruiker: Je kunt zelf kiezen op welk toestel je bereikbaar bent, zonder daarvoor eerst je belplan aan te passen. Je bereikbaarheid is dus afhankelijk van jou als gebruiker. Op die manier kun je kiezen tussen verschillende toestellen, bijvoorbeeld je vaste VoIP-toestel of je mobiele toestel.
    • Openingstijden (extra module): Wil je niet 24/7 bereikbaar zijn? Stel dan je openingstijden in, zodat je beller altijd weet waar hij aan toe is (en geen dode lijn krijgt).
    • Meldingen (extra module): Een welkomstboodschap of andere melding instellen doe je eenvoudig zelf. Je vindt de uitleg hier. Heb je geen telefoonstem? Je kunt een melding laten inspreken door ons voor €22,00, klik hier om een melding aan te vragen.
    • Variabele Callername: Heb je meerdere bedrijven en wil je opnemen en daarbij de juiste bedrijfsnaam noemen? Met de variabele callername zie je in het scherm van je VoIP-telefoon de naam van het bedrijf dat gebeld wordt. Ga naar belplan en klik op jouw telefoonnummer. Kies bij stap 1 variabele callername, vul in het invulveld de gewenste naam in en proberen maar!

Kom je er niet uit?

Neem contact met ons op! Bel op 050-7009920 of mail naar klantgeluk@voys.nl.