Dit is er allemaal nieuw in Freedom

Nieuwe knoppen, een andere lay-out: er is de afgelopen tijd flink wat veranderd in Freedom, ons telefonieplatform. Veranderingen die het jou als gebruiker steeds makkelijker maken om je belplan in te richten. In deze blog lees je welke wijzigingen er zijn doorgevoerd. De veranderingen zijn opgedeeld in drie delen: de vernieuwde wachtrij-module, upgrades in het belplan en overige wijzigingen in Freedom.

Wie klant is bij Voys, kent Harriet misschien wel. Ze werkt bij team Klantgeluk, de kans bestaat daarom dat je haar weleens hebt gesproken. Daarnaast werkt ze bij zusterbedrijf Devhouse Spindle als UX-designer. Een perfecte combi: zo kan ze de wensen van jou als klant vertalen naar waardevolle upgrades van ons telefonieplatform.

Update augustus 2021: Onlangs zijn de kleuren in Freedom vernieuwd. Daarom zien de screenshots in deze blog er iets anders uit dan de werkelijke situatie in Freedom.

Vernieuwde wachtrij-module

Laten we beginnen bij de grootste wijziging van de afgelopen tijd: de wachtrij-module. Die heeft een heel nieuwe look gekregen, en er is meer.

Round Robin-optie

Maak je gebruik van de wachtrij-module? Dan had je keuze uit de volgende rinkelmethodes: alle telefoons gaan tegelijk of ze gaan een voor een in willekeurige volgorde. Nieuw is de veelgevraagde Round Robin-optie. Vanaf nu kun je ervoor kiezen om de telefoons een voor een te laten rinkelen, op een vaste volgorde.

Kies je voor de Round Robin-optie? Dan betekent dit gelukkig niet dat je klanten langer moeten wachten. Zijn de eerste twee collega’s in gesprek? Dan gaat het volgende inkomende gesprek direct naar de derde collega. Zo worden de eerste twee collega’s overgeslagen. Dit gebeurt ook als een collega zijn of haar toestel op ‘niet storen’ heeft staan of als de gebruiker op ‘niet bereikbaar’ staat.

Eigen melding

Daarnaast is het nieuw dat je een eigen melding kunt uploaden die je zo nu en dan laat horen aan bellers die in je wachtrij staan. Dat was altijd al mogelijk bij een bericht dat bellers aan het begin horen, en nu kan het ook bij een bericht dat ze tijdens het wachten horen. Naast de meldingenopties van hoeveel wachtenden er zijn en wat de verwachte wachttijd is, kun je nu een eigen melding kiezen. Zo voorzie je bellers tijdens het wachten van een persoonlijke boodschap.

Rinkeltijd

Ook is het vanaf nu mogelijk om de rinkeltijd per toestel aan te passen. Is het druk of zijn er weinig collega’s beschikbaar om de telefoon te beantwoorden? Dan is het verstandig om de rinkeltijd iets te verhogen, zodat klanten minder snel ophangen en je collega’s meer tijd hebben om het gesprek aan te nemen. Is het rustig en zijn er meer collega’s aanwezig? Verlaag dan de rinkeltijd. Zo help je de beller sneller.

Maximale wachttijd

Weet je nog dat je de maximale wachttijd alleen kon instellen met een aantal seconden? Dat is verleden tijd. Vanaf nu kun je de maximale wachttijd gewoon aangeven met minuten en seconden. Geen gedoe meer met omrekenen.

Allerlei verbeteringen die het belplanbeheer vereenvoudigen

Direct naar je belplan

Ben je in Freedom bezig en zit je in een van de modules? Daar kun je nu op een telefoonnummer klikken en dan ga je direct naar het belplan toe waarin die module aanwezig is. Klik je daarboven op een belplan? Dan ga je naar het overzicht van alle belplannen waarin de module zich bevindt. En vanuit dat overzicht kun je ook weer filteren. Wat je ook kunt doen is naar alle belplannen gaan en daar een filter toepassen.

Met andere woorden: je kunt vanaf alle kanten zien in welk belplan welke module aanwezig is. En dat is wel zo handig, want als je wijzigingen in een module aanbrengt, wordt het zo direct duidelijk op welke belplannen dit impact heeft.

Zijn het veel belplannen? Dan zie je die voor de overzichtelijkheid niet allemaal, je ziet er maximaal negen. Zijn het er meer, bijvoorbeeld twaalf, klik dan op ‘twaalf belplannen’ en dan zie je de belplannen alsnog netjes op een rij.

Deze filter is handig omdat je zo snel iets in belplannen en belplanextensies kunt opzoeken. Je weet vaak precies waarnaar je zoekt, maar het was voorheen moeilijk om het antwoord te vinden. Nu dit vereenvoudigd is, voer je geen onnodige of onhandige wijzigingen door zonder dat je het in de gaten hebt.

Module toevoegen

Wil je een melding toevoegen aan je belplan en is er maar een beschikbare melding die je kunt selecteren? Dan moest je voorheen op een dropdown-menu klikken, je melding selecteren en op ‘opslaan’ klikken. Nogal onnodig werk als er maar een melding beschikbaar is. Daarom werkt het nu als volgt: is er maar een melding beschikbaar? Dan staat die standaard ingesteld. Dit geldt niet alleen voor meldingen, maar ook voor gebruikers, belgroepen, keuzemenu’s, wachtrijen en alle andere opties die je aan je belplan kunt toevoegen.

Wijzigknop in het belplan

“Wat was ik ook alweer van plan?” Die vraag hoef je jezelf tegenwoordig niet meer te stellen als je in Freedom bezig bent. Zit je in een belplan en wil je de instellingen van een bepaalde module wijzigen? Vanaf nu klik je dan gewoon op de wijzigknop. Die knop was er voorheen niet, dan moest je eerst terug naar ‘beheer’ en dan op zoek naar de module die je bedoelde. Met de wijzigknop is dat verleden tijd.

Heb je in de module iets aangepast? Dan klik je op ‘opslaan en ga naar belplan’. Die knop brengt je direct terug naar het belplan waarin je bezig was. Zo hoef je niet meer op te zoeken in welk belplan je ook alweer zaken aan het wijzigen was. Het enige wat je hoeft te doen is doorklikken. Dit maakt het Freedom-leven een stuk makkelijker.

Wijzig stappen in je belplan

Wilde je voorheen een lege stap in je belplan wijzigen? Dan moest je naast de lege stap op drie puntjes klikken, vervolgens voor ‘wijzigen’ kiezen en dan voor ‘stap aanpassen’. Veel klikwerk dus. Daarom is er nu een simpele wijzigknop naast de lege stap toegevoegd. Die zie je direct duidelijk staan.

Terug naar overzicht-knop

Als je voorheen de wijzigingen in je belplan wilde opslaan, dan klikte je op ‘opslaan en annuleer’. Dat was raar, want wil je dan iets opslaan of juist iets annuleren? Bovendien was de knop onnodig, omdat de wijzigingen automatisch worden opgeslagen. Die knop is dus omgebouwd, nu staat er ‘terug naar overzicht’, want dat is precies wat er gebeurt als je op de knop klikt.

Keuzemenu optie 1

Stel je een keuzemenu in, dan wil je vanzelfsprekend beginnen bij de eerste optie. Nou ja, zo vanzelfsprekend vonden wij dat niet. Want je moest zelf altijd optie 1 selecteren omdat daar een leeg veld stond. Vanaf nu is dat niet meer het geval, vanaf nu staat optie 1 standaard ingevuld boven aan het keuzemenu.

Jump naar gekoppelde stap

Wil je in je belplan de ene naar de andere stap laten springen? Dan noemen we dat een jump. Nieuw is dat als je nu op ‘ga naar de gekoppelde stap’ klikt, die stap gehighlight wordt en dat je er direct naartoe gaat. Je ziet daarom meteen waar de jump naar verwijst. Dit maakt je belplan een stuk overzichtelijker en het scheelt een hele hoop scrollen, vooral als je een uitgebreid belplan hebt.

Modules, belplannen en belplanextensies

Hoe meer overzicht, hoe beter, helemaal als je meerdere belplannen hebt. Daarom is het nu inzichtelijk welke modules in welke belplannen of belplanextensies aanwezig zijn. Klik je bijvoorbeeld op de module openingstijden, dan zie je direct in welke belplannen of belplanextensies die module aanwezig is. Dat is handig, want zo zie je direct wat de impact van je wijziging is.

Een voorbeeld: wijzig je je openingstijden rondom feestdagen, dan zie je direct in welke belplannen je de wijziging doorvoert. Wil je niet dat al die belplannen veranderen? Zorg dan voor een nieuwe tijdsgroep en zet die in het belplan.

Deze overzichtelijke wijziging geldt voor alle modules die je in je belplan kunt zetten, behalve voor de opties vast/mobiel en gebruiker.

Overige wijzigingen in Freedom

Geen intern nummer meer bij voicemail

Maak je gebruik van de voicemail-functie? Dan komt het cijfer 501 je vast bekend voor. Dit was namelijk de naam van je voicemail. Maar dat nummer had geen functie, je kon er bijvoorbeeld niet naartoe bellen, zoals de voicemail bij mobiele telefoonnummers wel werkt. Daarom is 501 gewijzigd in een naam die je zelf kunt invullen. Wil je dat je voicemail buiten openingstijden wordt afgespeeld? Geef je voicemail dan de naam Buiten openingstijden. Wil je dan je voicemail aan je belplan toevoegen? Dan selecteer je Buiten openingstijden. Zo simpel is het.

Zoeken in de gesprekkenlijst

Als je in Freedom aan de linkerkant op ‘gesprekken’ klikt, dan zie je dat daar een zoekfunctie is toegevoegd. Zo kun je zoeken naar een telefoonnummer of een intern nummer. En je kunt de begin- en eindtijd van een gesprek selecteren om zo doelgerichter naar een gesprek te zoeken. Geen gedoe meer met CTRL+F dus, superhandig!

Nieuw mobiel telefoonnummer toevoegen

Wilde je bij de functie gebruiker als eindbestemming een nieuw mobiel nummer toevoegen? Dan moest je voorheen klikken op ‘nieuw vast/mobiel nummer’ en dan moest je de gebruiker nog een keer selecteren. Vrij onlogisch, want je zit al in die gebruiker. Waarom zou je ‘m dan alsnog moeten selecteren? Daarom staat de gebruiker daar vanaf nu al voor je ingevuld.

Wachtwoord vergeten

Als je een nieuw wachtwoord aanvraagt, kan het weleens voorkomen dat je geen mail met een nieuw wachtwoordt ontvangt. Vanaf nu laten we eventuele redenen daarvoor zien. Zo worden je vragen hierover wellicht al beantwoord, scheelt uitzoekwerk.

Een van de redenen kan zijn dat je een verkeerd e-mailadres hebt ingevuld. Dit zie je alleen niet door middel van een melding, dat is voor jouw veiligheid. Stel, iemand heeft kwaad in de zin en wil via jouw e-mailadres een nieuw wachtwoord aanvragen, dan kan diegene gokken tot het e-mailadres correct is. En dat wil je natuurlijk liever niet. Daarom is het belangrijk om zelf goed te checken of je het juiste e-mailadres invult.

Supportknop

Ken je de help-button met het vraagteken erachter nog? Die is er niet meer. Het was een vrij algemene knop waarvan voor het klikken niet duidelijk was waar je naartoe ging. Nu is er een gespecificeerde knop van gemaakt: ‘vragen over telefoonnummers?’, bijvoorbeeld. Na het klikken ga je direct naar de bijbehorende handleiding. En waar nu telefoonnummers staat, kan net zo goed meldingen staan of de naam van een andere module. De supportknop verandert aan de hand van de plek waar je je in Freedom bevindt.

Nou, dat waren er nogal wat. Heb je feedback? Klik dan rechts boven in Freedom op ‘geef ons feedback’, dan komen je opmerkingen en suggesties direct bij de juiste mensen binnen. Heb je vragen over je belplan of over iets anders? Neem dan gerust contact met mij op of met een van mijn Klantgeluk-collega’s via 050 7009920 of info@voys.nl.