Investeren in nieuwe collega’s: waarom wij geloven in een lange onboarding

Een kop koffie en een bureau: dat zijn voor veel bedrijven de vereisten voor de eerste werkdag. Met een beetje mazzel kun je over een paar weken kennismaken met de CEO en voor de rest wijst het zich vanzelf wel, toch?

Daar denken we bij Voys heel anders over. Volgens ons is een lange onboardingperiode met veel persoonlijke aandacht essentieel voor het succes van een nieuwe collega. Wij geloven dat dit een investering is die zich dubbel en dwars terugverdient. Want een gelukkige collega is een succesvolle collega.

Dit is het tweede deel van onze blogserie over de onboarding bij Voys. In het eerste deel heb je kunnen lezen hoe je eerste jaar eruitziet als je bij Voys komt werken.

Een nieuwe collega gooi je niet in het diepe

Een onboarding is meer dan iemand aanwijzen waar het koffiezetapparaat staat. Want laten we eerlijk zijn: iedereen wil graag een werkplek waar je je welkom en gewenst voelt. Dat is dan ook een belangrijk doel tijdens onze onboarding.

We kiezen er daarom voor om maar liefst 11 maanden in de onboarding van een nieuwe collega te investeren. In het begin van de onboarding vrij intensief, waarna we iemand stap voor stap loslaten. Vooral de eerste 100 dagen zijn voor ons essentieel om je onderdeel van de organisatie te gaan voelen. Aan het eind van de onboarding zien we dat de nieuwe collega volledig meedraait in het team, nieuwe rollen heeft ontdekt en precies weet hoe zelfsturend werken in elkaar steekt.

Zelfsturend leren werken kost tijd

De manier waarop we samenwerken is voor veel nieuwe collega’s niet vanzelfsprekend. In hun tijd voor Voys werkten ze vaak met managers die van bovenaf bepaalden welke taken er uitgevoerd moesten worden. De ruimte om zelf ideeën te bedenken en uit te voeren, was meestal klein.

De vrijheid die je bij Voys hebt, is dan een hele omschakeling. Hier is er niemand die zegt wat je moet doen, want je geeft de inhoud van je werk samen met je collega’s vorm. Dat vraagt betrokkenheid, initiatief en ondernemerschap.

Aan zelfsturend werken zit bovendien ook een heel praktische kant: het is belangrijk om de spelregels te leren. Hoe werkt een vergadering, hoe ga je om met een ‘spanning’ (een situatie waar je graag verandering in wilt zien) en hoe ga je om met het werken in rollen?

Deze manier van werken heb je niet direct onder de knie. Daarom helpen onze Holacracy-coaches de nieuwe collega’s om steeds beter te begrijpen hoe dit systeem werkt. En we moedigen iedereen aan om vanaf het begin actief mee te doen.

Want juist door mee te doen, ervaren nieuwe collega’s zelf hun mogelijkheden. Daarbij mogen ze ontdekken, fouten maken, experimenteren en vragen stellen. De Holacracy-coaches zijn een veilige haven voor advies, coaching en workshops.

Betrokken collega’s blijven langer bij ons

Regelmatig komen er nieuwe collega’s bij, maar veel minder vaak gaan er mensen weg. Zo groeit het aantal collega’s op een heel duurzame manier mee met het bedrijf. Iemand die zich niet gezien en gewaardeerd voelt, is zo weer weg. Iemand die vanaf de eerste dag voelt dat hij welkom is en erbij hoort, blijft veel langer bij ons.

Het vasthouden van goede mensen begint dus vanaf het moment dat iemand binnenkomt. Want de onboarding is de eerste stap in de relatie die we met elkaar opbouwen. Die periode zet de toon voor de toekomst.

Het is belangrijk dat nieuwe collega’s de zorg en aandacht krijgen die ze verdienen. Slimme en vakkundige mensen maken ons product nu en in de toekomst beter. Uit onderzoek van Glassdoor blijkt dat een goede onboarding ervoor zorgt dat de kans dat een nieuwe collega blijft met 82% stijgt.

Een lange onboarding komt dus voort uit een langetermijnvisie.

Kwaliteit en waarde ontstaan in een veilige werkomgeving

Een nieuwe collega zo snel mogelijk laten meedraaien, is niet het doel. Onze lange onboarding is meer gericht op kwaliteit dan op kwantiteit. Voor ons ligt de waarde hier: we willen het horen als iemand een innovatief idee heeft voor ons product, een creatieve marketingcampagne bedenkt of een supportvraag ontspannen beantwoordt en zo bouwt aan de relatie met onze klanten.

Dat lukt niet als je mensen onder druk zet. Dat lukt ook niet als je mensen het zelf maar laat uitzoeken. De eerste periode in een nieuwe baan is voor veel mensen stressvol. Er komt een bak informatie op iemand af, de nieuwe collega wil zichzelf graag bewijzen en thuis draait ook alles gewoon door.

Die druk halen we meteen van de ketel. Het is fijn om te weten dat er iemand voor je klaarstaat tot je echt gesetteld bent. Want wat moet je doen als je kind ineens ziek wordt? Of als je naar de tandarts moet? Of als je toch liever thuiswerkt? Dit soort dingen gebeuren niet alleen in week 1, maar ook na een half jaar.

De toegankelijkheid van onze onboarders, die al deze processen regelen, stelt nieuwe collega’s meteen op hun gemak. Je staat er niet alleen voor, ook niet als je na een paar maanden toch ineens nog vragen hebt.

Onze collega’s worden ambassadeurs

Door een lange onboarding bouwen we een stevige band op met een nieuwe collega. Dat is voor die relatie ontzettend belangrijk, maar werkt nog veel verder door. Want iedere nieuwe collega draagt ons verhaal uit naar de buitenwereld.

‘Hoe bevalt je nieuwe baan?’ is de meestgestelde vraag als je net ergens bent begonnen. Op een verjaardagsfeestje, bij vrienden of tijdens het sporten praat de nieuwe collega dus met anderen over onze organisatie. Die beeldvorming willen we positief beïnvloeden.

Zo ontdekken mensen al snel dat onze buitenkant klopt met onze binnenkant. Een goede ervaring met onze onboarding, zelfs als iemand er nog middenin zit, stimuleert ook anderen om bij ons te solliciteren. Op die manier trekken we talenten aan die goed bij onze organisatie passen en ons helpen groeien.

Inspiratie voor een lange onboarding

We hopen dat je inspiratie uit onze visie op onboarding hebt gehaald. Voor ons is dit een manier die heel goed werkt en past bij onze organisatie. Onlangs behaalden we de tweede prijs bij de Onboard Awards van Onboard Amsterdam. Een mooi signaal dat we op de goede weg zitten.