Waarom jouw bedrijf moet Slacken

Toen Jurrien, wiens advies ik altijd zeer waardeer, tegen me zei dat hij ‘een fantastische nieuwe tool voor team communicatie’ had gevonden, was ik sceptisch. Met E-mail, Google Hangouts, WhatsApp, Telegram, LinkedIn, Facebook en Twitter had ik eigenlijk al té veel communicatiemogelijkheden. Vervolgens belde Bas, mijn collega in Zuid-Afrika: “Ik heb een tool gevonden die communicatie tussen teams voor altijd zal veranderen.” Oké, dit moet dan wel goed zijn.

Chat met power

Ze gaven me een demo-account en na het openen zag ik simpelweg een chatprogrammaatje in een webinterface. Dat is het ook. Meer niet. Slack is gewoon een chatprogramma, maar dan heel slim en met veel power. En nog toffer: ze hebben het ‘nerd-gehalte’ eruit gehaald. Maar was dat genoeg om ons te overtuigen?

Wat is Slack?

Slack is een tool voor de interne communicatie van teams. Klinkt niet heel opwindend toch? Dat leek ons ook niet zo, maar het werd wel opwindend toen we Slack eenmaal in gebruik namen.

We stopten allemaal met het e-mailen van elkaar, we stopten met onze team WhatsAppgroep, we stopten met Google Hangouts en we begonnen veel efficiënter met elkaar te communiceren.

Slack is nog leuker omdat het integreert met een hele stapel verschillende applicaties. Deze applicaties sturen automatisch informatie door naar Slack, zoals tweets die naar je Twitteraccount gestuurd worden, of een samenvatting van de resultaten van je meest recente e-mailcampagne. Verder kun je met één klik op de knop vanuit een Slack-bericht je Google Drive document openen of een Youtube-video direct in de applicatie afspelen. Deze integraties zorgen voor zeer efficiënt gebruik van Slack.

Waarom jij Slack wilt gebruiken

In mijn beleving gaan er in teamcommunicatie een aantal dingen altijd verkeerd.

De ‘Reply All’ ellende

Je stuurt een mailtje naar drie mensen. Iedereen antwoordt met een ‘reply all’. Vervolgens bedenkt iemand dat ‘Herman’ ook op de hoogte moet worden gebracht. Hij stuurt de e-mail door aan Herman en Herman geeft feedback en stuurt het weer door naar Frits, maar ondertussen is het gesprek al weer doorgegaan en de feedback achterhaald. Voordat je het weet zijn er 70 mails over en weer gestuurd, begrijpt niemand er meer iets van en zijn er nul beslissingen gemaakt.

Welk medium gebruikten we ook alweer?

Het wordt pas echt leuk als mensen beginnen met een WhatsApp groep, en later besluiten over te stappen op Telegram, omdat je daarmee ‘lekker op je computertje kunt typen’. Vervolgens kom je erachter dat Loes geen Telegram heeft en ze dus niet meer op de hoogte is. Vervolgens bedenk je dat het slimmer is om in Twitter te DM’en. Twee maanden later weet je niet meer welke inhoud waar staat en hoe je het moet vinden.

Hoe Slack deze problemen oplost

Slack lost beide problemen op. Iedereen kan een open groep of een privé-groep aanmaken en daarvoor collega’s uitnodigen. De groepsleden kunnen in chronologische volgorde volledig teruglezen wat er tot dan toe gezegd is. Je kunt ook een nieuwe groep oprichten en archiveren wanneer deze niet meer in gebruik is.

Mooi. Slack lost dus zaken op, maar de impact was groter dan alleen het oplossen van wat communicatieprobleempjes.

Impact van Slack

De impact van het gebruiken van Slack was gigantisch.

Effectieve communicatie

Ten eerste zijn we veel effectiever gaan communiceren. We hebben nu één tool voor alle interne communicatie die up-to-date is, snel is en integreert met andere software die we gebruiken.

Op de hoogte

Ten tweede zorgt het ervoor dat iedereen binnen het bedrijf snel op de hoogte is van wat er speelt. Iedereen kan eenvoudig meedoen aan gesprekken en zelf relevante informatie delen in het gesprek.

Betere beslissingen

Ten derde zijn de beslissingen die worden gemaakt beter. Mensen die geïnteresseerd zijn in een bepaald onderwerp voegen waarde toe door hun kennis te delen. Completere informatie zorgt voor betere beslissingen.

Transparantie

Informatie is veel toegankelijker. E-mail en WhatsApp zijn gesloten datacontainers en zorgen ervoor dat mensen zich buitengesloten voelen. Slack zorgt ervoor dat alle communicatie binnen een bedrijf voor iedereen toegankelijk is, wanneer je dit zo instelt.

Externen

Werk je een tijd samen met een externe designclub, of een app-ontwikkelaar, dan geef je hen ook een gebruikersaccount, zodat je ook effectief met hen communiceert en ze meteen betrokken zijn bij de organisatie.

Rust aan de kop

Tot slot gaf het gebruik van Slack me veel meer rust. Ik heb een stapel applicaties verwijderd van mijn telefoon en laptop. Mijn zakelijke communicatie is beter gestroomlijnd en er is een betere scheiding tussen zakelijk en privé ontstaan.

Klinkt fantastisch toch, dat Slack? Nou, het is een stuk beter dan de alternatieven, maar het is nog niet perfect. Dit is ons tot zover opgevallen.

Implementeren

Begin klein

Dit is een nieuwe tool. Mensen houden niet van nieuwe dingen en daarom reageren ze vaak net als ik. We begonnen daarom met één kleine afdeling, ons Team Klantgeluk, die op zoek was naar een goed alternatief voor interne communicatie. Binnen twee dagen waren ze niet alleen zelf ontzettend enthousiast, maar hadden ze ook het adviesteam overgehaald het te gebruiken. Meteen volgde het development team toen ze erachter kwamen dat Slack een open API heeft. Zij vertelden het enthousiast door aan collega bedrijven. Een development team dat verandert in een sales team is een bijzondere sensatie. Had ik al verteld dat dit écht een goede tool is?

Help herinneren

Als je nog steeds e-mails krijgt van collega’s die ook Slack-berichten hadden kunnen zijn, help ze dan even herinneren (met een Slack-bericht). Dit zorgt ervoor dat de interne communicatie gestroomlijnder verloopt.

Ontvolg

Je zult veel te veel kanalen krijgen in Slack. Volg alleen die kanalen die voor jou relevant zijn, anders bezwijk je aan de overvloed van informatie.

Zet notificaties op je smartphone uit

Notificaties zijn geweldig, maar niet op een smartphone. Smartphones zijn geen typemachines en je collega’s vragen meestal om zaken waarvoor je je laptop nodig hebt. Verder krijg ik in het weekend regelmatig ingevingen die ik via DM wil delen met een collega. Ik wil niet dat mijn collega in het weekend gestoord wordt door mij.

Zet notificaties op je desktop ook uit

Notificaties, zoals e-mail popups zijn overbodig. Je onmiddellijke aandacht is zelden echt nodig. Slack draait altijd op mijn tweede scherm en zeurt nooit om mijn aandacht. Pas wanneer ik mijn huidige taak heb gedaan, verleg ik mijn aandacht naar Slack.

Tot slot

Ik zou graag willen afsluiten met een opsomming van bovenstaande, zodat je meteen aan de slag kunt.

• Slack is een fantastische tool, maar dat zul je pas ontdekken wanneer je het echt gebruikt. Begin met een team dat houdt van nieuwe, mooi software en zij zorgen dan wel voor de rest van het enthousiasme.
• Help vooral in het begin mensen te herinneren om Slack te gebruiken
• Als je geen geheimzinnige informatie deelt, maak dan open channels aan en geen private channels. Het volgen van channels is een keuze die je collega’s maken en niet één die jij voor ze maakt.
• Wees je ervan bewust dat notificaties zeer afleidend zijn, dus zet ze lekker uit.

Dat is hem. Veel plezier met Slacken en als je dit een leuk artikel vond dan mag je hem gerust delen, zodat anderen met je mee kunnen Slacken.