Slimmer werken #4: Je gedachten ordenen

Mark Vletter
op 1 september 2020

Wat komt er anno 2020 bij kijken als je je werk slimmer wil aanpakken? Wat heb je eraan en welke lifehacks helpen je hierbij? Dat onderzoek ik in de reeks Slimmer werken.

Dit is alweer het vierde en laatste deel van de reeks. In de afgelopen weken deelde ik lifehacks waarmee je je werk en leven slimmer kunt inrichten. Zo schreef ik over het bewust opstarten en afsluiten van je dagen, weken en jaren, over effectief communiceren en over het gebruiken van tovertyp-shortcuts.

In deze hekkensluiter ga ik in op ordenen: hoe bewaar je je gedachten en bestanden, en hoe breng je er structuur in aan?

Mindmappen

Mindmappen is een bekende en veelgebruikte methode om aantekeningen te maken en je gedachten op papier te zetten. Je maakt een mindmap, een soort diagram, van begrippen, teksten en andere hersenspinsels. Vervolgens geef je aan wat de relatie tussen die zaken is. Zo creëer je een boomstructuur rond een hoofdthema. Een mindmap helpt je om structuur aan te brengen in je gedachten en om dingen te leren en te onthouden.

Klinkt goed, maar mindmappen werkt niet voor mij. Ik heb het een tijdje geprobeerd en toen merkte ik dat platte tekst beter bij mij past. Als ik iets uitschrijf in platte tekst en vervolgens samenvat, dan onthoud ik het ook beter. Er zijn genoeg mensen voor wie mindmappen supergoed werkt, maar voor mij is platte tekst the way to go.

Trusted third party systems

Wat doe ik dan met al die dingen die ik wil onthouden, maar niet als platte tekst wil opschrijven? Die stop ik in trusted third party systems, tools en apps die in het leven zijn geroepen om informatie op te slaan. En dan op zo’n manier dat alle informatie niet een plekje in je hoofd hoeft te krijgen. Je wil de info ergens opslaan en makkelijk terug kunnen halen. Toen ik een cursus bullet journaling kreeg van Nienke Vletter werd ik ervan bewust hoeveel zaken ik wel niet opsla in tools en apps.

Zo staan mijn afspraken in mijn online agenda, mijn to-do’s in een taskmanager en mijn favoriete en nog te bezoeken restaurants in een online lijstje. Ook bewaar ik graag quotes die me aanspreken, series die ik kijk en biertjes en wijnen die goed smaken. Daarnaast hou ik bij hoe ik heb geslapen, hoeveel ik heb gelopen, hoeveel zakgeld de kinderen hebben en wie ik waarover heb gebeld. En dan heb ik het nog niet eens over mijn wachtwoorden, contacten, gespreksaantekeningen en ga zo maar door.

Lijstjes doen het altijd goed, daarom hieronder de trusted third party systems die ik gebruik.

  • Afspraken: Google Calendar (gebruiken we met de hele organisatie)
  • To-do’s: Asana (gebruiken we met de hele organisatie)
  • Restaurants: Google Keep
  • Quotes: Google Keep
  • Bier: Untappd
  • Wijn: Vivino
  • Slaap: Oura-ring (ben ik inmiddels mee gestopt)
  • Sport: Strava
  • Zakgeld: Otly!
  • Wachtwoorden: LastPass (voor het hele gezin, maar Dashlane is op dit moment een betere optie)
  • Contacten: Google Contacts
  • Zakelijke contacten: HubSpot (inclusief gespreksnotities)
  • Bestanden: Stack en Google Drive
  • Zakelijke bestanden: Google Drive
  • Muziek: Spotify

Voor het opslaan van bestanden heb ik trouwens nog een tip: nummer je mappen. Een mapnaam begint bij mij altijd met 01, 02, 03, etcetera. De reden daarvoor is tweeledig: enerzijds omdat de visuele volgorde zo altijd gelijk blijft, ook als je mappen toevoegt. Anderzijds omdat je met je keyboard heel snel naar een map kunt navigeren.

Van papier naar digitaal

Het lijkt allemaal heel georganiseerd en dat is het voor een groot deel ook, maar er zijn ook dingen die ik tot voor kort maar beperkt bijhield. Een paar voorbeelden:

  1. Aan het begin van de dag: wat ik wilde gaan doen. Aan het einde van de dag: wat ik had gedaan en hoe ik me daarover voelde. Ook mijn doelen voor de langere termijn hadden – behalve de systemen op het werk – geen vaste plek.
  2. Mijn gespreksnotities: de verslagen van gesprekken die ik met mensen had.

Deze zaken stonden een jaar lang ouderwets in een boekje. Een groot voordeel hiervan is dat je aanwezig bent in meetings, want afleidingsapparaten zoals je smartphone en laptop hoef je niet mee te nemen om notities te maken.

Er is ook een groot nadeel: een papieren boekje is niet zo eenvoudig doorzoekbaar als digitale notities. Daarnaast raakte ik zo’n boekje weleens kwijt, dan waren al mijn aantekeningen weg. Nog een nadeel: de handgeschreven aantekeningen kon ik lastig delen met anderen.

De oplossing hiervoor? Ik heb deze dingen van papier omgezet naar digitaal. Mijn dag- en maandverslagen staan nu in Mindwave.app. We testen op dit moment met een aantal collega’s ook hoe dit als groep bevalt. Voor de gespreksnotities ben ik WorkFlowy gaan testen. Dat is zo’n bijzondere tool, dat-ie vraagt om een eigen hoofdstuk.

Micronotities en WorkFlowy

Ik had er al vaker over gehoord en mensen die ik hoog heb zitten, hadden het erover. WorkFlowy heet de tool. Mijn reactie erop was bijna hetzelfde als op mijn reactie op Slack. Op Slack reageerde ik als volgt: ‘ik heb niet nog een tool nodig om te communiceren.’ En mijn reactie op WorkFlowy was: ‘ik heb niet nog een tool nodig voor to-do’s.’

Want wat is het grootste nadeel van al die eerder genoemde apps en tools? Het zijn allemaal losse programma’s. En dat heeft een voordeel: ze zijn specialistisch. Maar het heeft ook nadelen: ze werken allemaal anders, zijn soms wat traag en de data zit in een specifieke container en is daardoor lastig doorzoekbaar.

Uit nieuwsgierigheid naar WorkFlowy volgde ik een digitale workshop over je externe brein van Martijn Aslander. En daarna volgde ik de digitale workshop hierover voor gevorderden.

Kleine brokjes informatie

Martijn introduceerde iets nieuws voor mij: micronotities. Waar laat je kleine brokjes met informatie, zoals een opvallende gebeurtenis, ontmoeting of een interessant weetje, dat je voor eventueel toekomstig gebruik wil bewaren?

Die kleine brokjes met informatie kom ik heel vaak tegen. Denk aan dingen die de kinderen doen, die zo leuk zijn voor later en die we slecht bijhouden. De interessante quotes waar ik het eerder over had. Een recept dat ik een keer wil proberen. Een passage uit een boek. Een samenvatting van een video die ik heb gekeken. Die leuke tweet. Dat goede artikel. Al die gedachtenflarden nemen ruimte in in je hoofd en vergeet je in veel gevallen weer. Zonde.

Micronotities zijn de oplossing voor dit probleem. Die notities wil je opslaan in een systeem, dat moet vooral eenvoudig en werkbaar zijn. En omdat het om tekst gaat, wil je de notities opslaan, doorzoeken, filteren, ordenen, opnieuw ordenen, meta-data meegeven en delen. En dat het liefste razendsnel. Daar komt WorkFlowy om de hoek kijken. Deze tool helpt Martijn om door zijn micronotities heen te bladeren.

Als je die notities vervolgens periodiek goed ordent met hulp van de PARA-methode van Tiago Forte, bouw je als het ware een tweede brein: je externe brein. Zo maak je je hoofd leeg en je tweede brein vol. Je creëert rust.

Er zijn ook mensen die micronotities gebruiken als een ideemanagementsysteem. Daar gebruiken ze dan de tool Roam voor, die heb ik nog niet getest. Roam heeft veel dezelfde elementen als WorkFlowy. En als er twee soortgelijke tools zijn, geeft dat voor mij aan dat er een markt voor is, dat mensen het nodig hebben.

Benieuwd naar het werken met micronotities? Zet je eerste stappen dan met hulp van iemand die het al langer gebruikt. Waarom? Omdat je Monopoly liever leert spelen van mensen die het al jaren doen, in plaats van met de regels uit het instructieboekje.

TL;DR

Mindmappen? Dat is dus niks voor mij, platte tekst werkt in mijn geval beter om dingen te noteren en te onthouden.

Wat betreft de trusted third party systems die ik gebruik: de tools en apps die ik in het lijstje noem, werken op dit moment goed voor mij. Maar kies vooral wat voor jou goed werkt. Het helpt je om je hoofd leeg te maken, terwijl je al die zaken wel bewaart.

Met WorkFlowy ben ik net begonnen en ik ben er enthousiast over. De kans is groot dat ik mijn gespreksnotities hierin blijf bewaren en dat hierin ook de reflecties en journals – die ik nu opsla in Mindwave – een plek gaan vinden.

 

Dit is het einde van de vierde en laatste blog uit de reeks Slimmer werken. Via onderstaande links lees je alle voorgaande delen terug. Wil je jouw tip over slimmer werken met me delen? Mention me dan even op Twitter via @MarkV.

Tweet Deel Deel