Extensies moeten uniek zijn

Op mijn eerste werkdag bij Voys werd mij een vreemde vraag gesteld, namelijk: “welk nummer heb je?” “Welk nummer heb ik? Zo groot is Voys toch nog niet?”, dacht ik nog. Het deed mij denken aan mijn tijd op school. Daar liep je rond met een pasje met daarop je foto en het aan jou gekoppelde studentnummer. Een nummer dat je in moest vullen wanneer je een tentamen maakte. Of wanneer je een mail stuurde naar je docent en daarbij niet alleen afsloot met je naam, maar ook met een nummer. Mijn nieuwe collega bedoelde iets anders, namelijk mijn interne (VoIP account) nummer = extensie. Na wat rond gevraagd te hebben, bleek mijn nummer 966 te zijn. Geen slecht nummer dacht ik zo. Helemaal niet toen bleek dat de laatste drie cijfers van mijn rechtstreekse telefoonnummer (050-700 9966) ook 966 waren. “Wat een toeval”, zei ik tegen één van mijn nieuwe collega’s. Hij lachte vriendelijk.

Iedere registratie uniek

Ieder apparaat dat met ons platform communiceert, heeft daarvoor een unieke registratie nodig. Voor VoIP toestellen noemen we dat een VoIP account en voor een VoIP centrale een trunk. Aan een account of een trunk is een driecijferig nummer gekoppeld; een zogenaamde extensie. Bij de meeste van onze klanten beginnen de nummers van de VoIP accounts of van een trunk bij 201. Mocht je als klant meerdere toestellen hebben, dan kun je onderling met elkaar bellen of naar elkaar doorverbinden door dit driecijferige nummer in te toetsen. Ieder toestel heeft een eigen VoIP account met daaraan gekoppeld een eigen nummer en die van mij was 966.

Samen in een belgroep

Toch bleek het daar niet op te houden. Ik kreeg al snel een klant aan de lijn met een technische vraag. Deze kon ik zelf nog niet beantwoorden en na overleg met een andere Sales collega was het advies om de klant door te verbinden met mijn collega’s van support. “Maar naar wie van Support kan ik de klant het beste doorverbinden?”, vroeg ik. Het bleek niet zoveel uit te maken; de vraag was redelijk algemeen. “Bel maar naar 920”, werd er gezegd. Op het moment dat ik belde begonnen er op mijn eigen toestel vier lampjes te knipperen. Voor de Support afdeling had Voys een belgroep aangemaakt en ook daar was een intern nummer aan gekoppeld. Als je belt naar dat specifieke interne nummer, gaan de toestellen over van de medewerkers die in die belgroep zitten. “Handig zeg!”, dacht ik toen. Al snel vertelde ik nieuwe klanten over de mogelijkheden. De meesten waren net zo enthousiast als ikzelf.

Alle modules uniek

Niet alleen aan een VoIP account, een belgroep of een VoIP trunk is een extensie gekoppeld, maar ook aan een voicemailbox, de conference functie, een routeersjabloon of de meeluister functie. Je gebruikt extensies dus om intern naar elkaar te bellen, een voicemail in te spreken, met elkaar te vergaderen, een ingesteld belplan te beluisteren of met andere medewerkers mee te luisteren.

Moeten VoIP accounts altijd beginnen met een 2? Nee dat hoeft niet. Dat is allemaal naar wens in te stellen. Moeten extensies altijd bestaan uit drie cijfers? Nee dat hoeft ook niet. Er zijn klanten die vier- of vijfcijferige extensies gebruiken. De medewerkers van Voys gebruiken bij het instellen vaak dezelfde nummers voor de verschillende functionaliteiten zoals 300 bij een belgroep of 400 bij een voicemail. Dit maakt het voor ons zelf makkelijker en overzichtelijker. Is dit voor iedere klant gelijk? Nee, want net zoals onze extensies, zijn ook onze klanten uniek.

Een nummer zijn of een nummer hebben?

Na een half jaar bij Voys gewerkt te hebben, blijkt een eigen nummer hebben toch beter te voelen dan een nummer te zijn. Ik hoop dat onze klanten hetzelfde gevoel bij Voys hebben. In ieder geval is dat waar ik samen met mijn collega’s mijn best voor doe. Zo willen wij de klant laten ervaren dat telecom anders kan. Nog niet overtuigd? Bel ons (050-700 9999) en ervaar onze prachtige dienstverlening.