Zo maak je van jouw organisatie de ultieme werkomgeving

auteursafbeelding

Henriëtte Klijnstra

19 februari 2024 Clock 8 min

Nieuwe ronde, nieuwe kansen! Gebruik dit jaar om jouw bedrijf zo in te richten dat mensen in de rij staan om er te komen werken. In deze blog hebben we het over alle randvoorwaarden die we bij Voys hebben en die – volgens ons – voor de beste werkomgeving zorgen. Kijk wat er nog ontbreekt bij jouw organisatie en doe inspiratie op om van 2024 een zakelijk succes te maken.

Wanneer is jouw organisatie synoniem voor de beste werkomgeving? Lang verhaal kort, het draait allemaal om werkgeluk. In dit praktische stuk vertellen we je hoe je de perfecte werkomgeving kunt creëren. En daarmee bedoelen we niet de handige gear en tools voor de fysieke werkplek, maar de randvoorwaarden die nodig zijn voor een werkomgeving waarin collega’s gelukkig zijn. Wat is daar precies voor nodig?

Nu nog even waarom je dit wilt, want zijn werkgevers verantwoordelijk voor het werkgeluk van mensen? Misschien niet, maar uiteindelijk zijn blije mensen vaak productiever en gezonder en ook nog eens leukere collega’s.

Vier belangrijke voorwaarden

Voordat we naar de praktische punten gaan, nog even kort over onze manier van werken. Wij doen aan zelfsturing en vinden daarbij deze vier voorwaarden erg belangrijk:

  • Helderheid: wie heeft welke rol, wat is onze visie en strategie
  • Ruimte om fouten te maken en ervan te leren
  • Verantwoordelijkheid nemen voor je eigen werk, gedrag en emoties
  • Samenwerken met mensen die dezelfde waarden delen

Meer hierover lees je in ons boek Alleen maar bazen (hoofdstuk 20, you’re welcome). Om ervoor te zorgen dat deze vier waarden bij elke collega bekend zijn, steken we veel tijd in de pre-boarding, onboarding (en de soms onvermijdelijke off-boarding). Mocht je hierover wat meer willen lezen, collega Suzanne schreef er onlangs een mooie serie over. Door hier tijd in te steken, zorgen we ervoor dat collega’s goed landen in onze organisatie.

Deze voorwaarden vormen de basis, ze zijn onderdeel van de cultuur bij Voys. Daarnaast zijn er praktische punten die we hebben geregeld en die je kan aanpakken om de beste werkomgeving te creëren.

De basis: een veilige werkplek

We beginnen bij de basis: een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) is verplicht in Nederland. Alle werkgevers met mensen in dienst, moeten er eentje hebben. De Nederlandse Arbeidsinspectie controleert erop. Natuurlijk hebben we ook een RI&E bij Voys, omdat het verplicht is, maar het gaat ook over dingen die we graag doen. Gezonde mensen zijn immers blije mensen. We hebben daarom een rol gemaakt die hierbij past: de Prevention Officer. Deze rol houdt in de gaten of we voldoen aan alle eisen en hoe we onze werkomgeving veiliger en gezonder kunnen maken.

We hebben interne en externe vertrouwenspersonen, en collega’s die elk jaar weer leren wat ze moeten doen in geval van nood op de werkvloer. Een bhv-cursus doen klinkt misschien als een waste of time (‘Wat kan er nou misgaan op een plek met bureaus en computers?!’), maar het is ook heel handig om te weten wat je bijvoorbeeld moet doen als je partner tijdens het snijden van een avocado een stukje hand mee pakt. Zonder gekheid, vertrouwenspersonen en bhv’ers heb je nodig op kantoor.

Wij gooien er nog een schepje bovenop voor die gezonde werkplek.

Ook gezond: beweging en voeding

Zo hebben we bij Voys voor iedereen die dat wil een fiets. Die is van jou zolang je bij ons werkt en we zorgen ook nog eens voor het onderhoud. Ook is er een fitness- en wellness-abo inbegrepen in je contract en lunch je elke dag gratis. En nee, dat is niet met de typische Hollandse lunch van witte boterhammen met kaas (mag wel, als iemand dat graag wil), maar een gezonde lunch die elke dag vers wordt klaargemaakt in ons eigen restaurant. Vers fruit ligt er bij ons niet alleen in het najaar, maar snacken doen we het hele jaar door gezond. En wie zich helemaal in het zweet wil werken, kan ook samen met collega’s trainen voor de 4Mijl, de Strong Viking Run of de Marathon van Amsterdam.

Naast gezond eten en lichaamsbeweging, gaat het voor ons (voornamelijk) zittende beroep ook om de werkhouding. In het regeltjesland dat Nederland is, is er zelfs een besluit genomen over beeldschermwerkplekken. Daarin staat dat je na een paar uur achter het beeldscherm wat anders moet doen. Even koffie halen bijvoorbeeld en daarna in plaats van zitten, gebruikmaken van je sta-bureau. Want ja, dat hebben we bij Voys en dat is er ook voor de thuiswerkers. Ergonomisch verantwoord klinkt misschien niet zo nodig als je 24 jaar en pas afgestudeerd bent. Maar als je jaren achter elkaar in je hoodie onderuitgezakt op een stoel hangt, kan je daar last van krijgen.

Voorkomen is beter dan genezen en daarom hebben we ook een stoelmasseur die drie keer per maand langskomt. Even twintig minuten onder werktijd ontspannen. De massage is niet alleen goed voor lijf en leden, ook geestelijk werkt het heerlijk ontspannend. En dat komt het werkplezier alleen maar ten goede.

Werken waar je wilt: uit of thuis

Kiezen waar je wilt werken is ook een van onze randvoorwaarden. Natuurlijk is dit niet voor elk beroep mogelijk, maar wij kunnen het aanbieden en doen het dan ook graag. Zorg wel dat het een geschikte werkplek is. Is het rustig genoeg? (Ondertussen drie kinderen proberen bezig te houden, is wellicht geen goed idee.) Kan je ergonomisch verantwoord werken? Heb je thuis alles dat je nodig hebt? Wij helpen iedereen die dat wil graag aan de juiste thuiswerkplekspullen. En mag je op pad voor Voys, dan is er de mogelijkheid om eersteklas te reizen met de trein. Zo kan je die twee of drie uur naar de andere kant van het land nog even rustig doorwerken.

Wil je experimenteren met werken vanuit het buitenland? Doe het! Zolang het mag van de wet, helpen wij onze collega’s graag. Het credo we work to live, we don’t live to work, vinden erg belangrijk. Dus krijg je aangeboden om een week op een huis in Frankrijk te passen? Zolang je naaste collega’s het ook prima vinden en je op een normale manier je werk kan doen, vinden wij het allemaal goed. Juist eens een keer iemand meenemen naar kantoor mag ook, want bezoek is altijd welkom.

Wil jij een dagje komen flexwerken in Groningen? Mail naar spraakmakers@voys.nl.

De werkplek op kantoor

Veiligheid, gezondheid, hybride werken: dit zijn belangrijke onderwerpen om je mee bezig te houden als het gaat om het creëren van de ultieme werkomgeving. Toch zijn er ook voorwaarden die simpel lijken, maar toch altijd een heikel punt zijn op elk kantoor, zoals de koffie en thee.

Volgens de schrijver van het hoofdstuk in ons Voys Handboek hebben we de Lamborghini of coffee machines op kantoor staan. Dit klinkt als een gevalletje te veel cafeïne, gezien ook de rest van de tekst. (Gniffel er vooral zelf even om.) Waar het op neerkomt: zorg ervoor dat je het zo aangenaam mogelijk maakt op kantoor qua warme dranken. Deze kostenpost is het meer dan waard. Goede koffie en thee = meer blije mensen.

En waar drink je die goede koffie en thee dan? Het Voys-kantoor heeft allerlei werkplekken: vergaderruimtes en belhokjes, maar ook chillplekken. Voor een stukje ontspanningsgebeuren kan je even naar ons restaurant SPYS, waar ook een game room is. De obligate pingpongtafel staat op kantoor voor al je potjes Rond de tafel. En onze rol van Lord of Light kan je helpen bij het vinden van de juiste lichtknopjes. Klinkt suf, maar uiteindelijk is er niets zo irritant als in het halfdonker je werk moeten doen.

Genoeg over veiligheid, gezond leven, koffie, thee en licht op kantoor. Want er bestaat natuurlijk ook een leven buiten Voys.

Freelancen: schnabbel on the side

Hebben jullie nog arbeidscontracten waarin staat dat je geen andere werkzaamheden mag doen naast je baan? Wij doen niet aan dat soort eisen. Natuurlijk moet je geen schnabbels en side hustles willen hebben die schadelijk zijn voor Voys. Maar leef je vooral uit! Begin die start-up, doe die leuke freelance fotoklussen of voice-over gigs. Even melden is wel verplicht. Zo weten we ervan en gaan we ook niet achteraf stellen dat het werk eigendom zou zijn van Voys.

Extra geld is ook leuk als je (een tijdje) door ziekte niet kunt werken of met pensioen bent. We hebben naast ons mooie salarishuis daarom ook een pensioenplan. Het klinkt misschien allemaal nog ver weg voor de twintigers in je organisatie, maar ook voor hen is het belangrijk dat alles nu al goed geregeld is. Wij hebben naast de verplichte werkgeversdelen van een pensioen, ook extra verzekeringen afgesloten. Bijvoorbeeld om een arbeidsongeschiktheidsgat op te vullen. Dit klinkt misschien allemaal vanzelfsprekend, maar het is fijn om te weten dat het afgetikt is.

Nu je alle mogelijkheden hebt gelezen, is het handig om te weten hoe het dan daadwerkelijk gaat met iedereen. Is everybody happy? Je hoopt dat er dan een luidkeels yeah komt als antwoord. Maar om het zeker te weten, vraagt de tool Friday Pulse je via e-mail of ons interne chatprogramma Slack hoe de week was. De antwoorden zijn anoniem en de Happiness Hero’s kunnen met de uitkomsten aan de slag. Zo kunnen we ook in 2024 weer werken aan het creëren van de beste werkomgeving.

Wat ga jij doen om de beste werksetting te maken voor jezelf en alle collega’s? Vertel het ons op spraakmakers@voys.nl of ga gewoon naar onze vacatures om te komen genieten van onze best wel goede randvoorwaarden.

Alle artikelen op een rij

Dit is het laatste artikel van een zesdelige serie waarin vriend van Voys Henriëtte beschrijft hoe je je organisatie naar een hoger niveau kunt tillen: van het stimuleren van persoonlijke groei op de werkvloer tot samen met je collega’s een strategie vormgeven.

Hieronder lees je alle voorgaande delen terug:

Meer verhalen lezen?

In de afgelopen jaren hebben we veel geschreven over ondernemen, zelfsturend werken, de handigste tools en nog veel meer. Dus leef je uit!

Van 18 maart 2024

De voordelen van automatische gesprekssamenvatting voor jouw klantenservice

Van 13 december 2023

Onboarding met de hele organisatie: de sleutel tot een succesvolle werkrelatie