Haal meer uit Freedom: nog beter bereikbaar

In mijn vorige blog vertelde ik hoe je bepaalde functies in Freedom optimaal kunt gebruiken. In deze blog ga ik in op andere handige features in je online telefooncentrale. De voorbeelden die ik noem kun je vertalen naar de situatie van jouw bedrijf. Zo ben je straks nog beter bereikbaar voor jouw klanten.

Met Voys verbind je via VoIP-technologie je telefoon met het internet. Daardoor kun je altijd en overal bellen en gebeld worden. Toch zijn er ook bedrijven die willen faxen. Ook dat kan bij Voys. We bieden geen fysieke fax-apparaten aan, maar je kunt deze apparaten wel aansluiten op het internet om ze vervolgens via Voys te gebruiken. Wil je van deze optie gebruikmaken? Neem dan gerust contact met ons op. Wij helpen je graag verder.

Je kunt bij ons ook faxen via het internet. De faxen die voor jou bestemd zijn ontvang je via e-mail. Je hebt dus een ‘gewoon’ fax-nummer. Hoe dat werkt? Zodra je een fax ontvangt zet Voys die voor je om in een e-mail. Je ontvangt de fax dan direct in je mailbox. Wil je een fax versturen? Dan bewandelen we de omgekeerde weg. Jij verstuurt een e-mail naar een e-mailadres van Voys en dan zetten wij ‘m om naar een fax.

Jijzelf als back-up

Stel, je collega en jij hebben allebei een eigen nummer. Dan kan het natuurlijk voorkomen dat jij wel bereikbaar bent, maar dat je collega net in gesprek of overleg is. Dan kun je er met het slim instellen van je belplan voor zorgen dat een inkomend telefoongesprek van je collega wordt beantwoord.

Een mogelijkheid is om te werken met de module openingstijden. Hierin stel je in wanneer je collega werkt. Binnen die tijden gaat een inkomende oproep direct naar zijn of haar toestel. Buiten die tijden gaat de oproep naar jouw toestel. Neemt je collega binnen openingstijden niet op? Dan kun jij back-up zijn door jezelf als extra stap in het belplan te zetten.

Als laatste in de rij

Bij veel bedrijven is het standaard dat bijvoorbeeld iedereen de telefoon aanneemt of dat eerst de secretaresse de telefoon aanneemt. Nu wil jij wel beschikbaar zijn voor inkomende telefoontjes, maar liever pas als de rest niet opneemt of al in gesprek is. Dit kan met de functionaliteit gebruiker.

Jij en je collega’s geven via onze Chrome of Firefox plugin (of via de Voys-app) aan op welk toestel jullie beschikbaar zijn. In het belplan maak je twee belgroepen aan voor de inkomende telefoontjes. In de eerste groep zet je iedereen met zijn of haar gebruikersnaam. In groep twee zet je alle VoIP-accounts.

Deze set-up kun je in de praktijk gaan gebruiken door jezelf als gebruiker op ‘niet beschikbaar’ te zetten. Nu word je in de eerste belgroep overgeslagen. Neemt er alsnog niemand op? Dan gaat jouw toestel pas in de tweede belgroep rinkelen.

Altijd een persoonlijke boodschap

Wil je je klanten persoonlijk te woord staan, ook als je de telefoon even niet kunt aannemen? Dat kan met welkomstberichten bij de voicemail. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een bericht te laten horen binnen openingstijden en een andere boodschap buiten openingstijden.

Hopelijk zorgen deze tips ervoor dat je nog beter bereikbaar bent voor je klanten. Heb je hulp nodig bij het instellen van bepaalde features of heb je aanvullende vragen? Op voys.nl/hulp vind je een heleboel informatie. Je mag natuurlijk ook contact opnemen met mij of met een van mijn Klantgeluk-collega’s via 050 7009920.