8 tips om je belplan in Freedom te optimaliseren

Lees je onze verhalen graag? Meld je dan nu aan voor Marks nieuwsbrief vol verhalen die jou en je onderneming helpen groeien. 

Wat gebeurt er als iemand naar je telefoonnummer belt? Dat regel je in je belplan in Freedom. De basics kennen de meesten wel: een doorschakeling naar je mobiele nummer of het instellen van je openingstijden. Wat zijn features en mogelijkheden in het belplan die je nog niet kent en niet mag missen? Ritske heeft acht belplantips voor je op een rij gezet.

Ben je klant bij Voys en heb je weleens contact met ons gehad over je telefonie? Dan bestaat de kans dat je Ritske hebt gesproken. Hij werkt al jaren bij Voys en weet alles van Freedom, ons telefonieplatform. Als Klantgelukker helpt hij Voys-klanten met al hun Freedom-vragen.

Tip 1: Vanuit je belplan direct naar een module

“Wat was ik ook alweer van plan?” Die vraag hoef je jezelf tegenwoordig niet meer te stellen als je in Freedom bezig bent. Zit je in een belplan en wil je de instellingen van een bepaalde module wijzigen? Vanaf nu klik je dan gewoon op de wijzigknop.

Heb je in de module iets aangepast? Dan klik je op ‘opslaan en ga naar belplan’. Die knop brengt je direct terug naar het belplan waarin je bezig was. Zo hoef je niet meer op te zoeken in welk belplan je ook alweer zaken aan het wijzigen was. Het enige wat je hoeft te doen is doorklikken. Dit maakt het Freedom-leven een stuk makkelijker.

Deze mogelijkheid is onlangs aan Freedom toegevoegd. Benieuwd welke features nog meer nieuw zijn? Check dan de uitgebreide blog van mijn collega Harriet.

Tip 2: Geluidsbestanden afspelen

Heb je een melding aan je belplan toegevoegd, maar weet je niet meer precies wat daarin te horen is? Omdat je ‘m bijvoorbeeld geen duidelijke bestandsnaam hebt gegeven of omdat het alweer even geleden is dat je de melding in het beplan hebt gezet? Speel ‘m dan af, dat kan gewoon in je belplan. Dan weet je precies wat een beller hoort.

Meldingen zijn handig om in je belplan te zetten. Kies voor een boodschap die een beller hoort voordat de telefoon overgaat of een die vraagt om nog wat extra geduld als een beller al eventjes wacht. Je kunt een eigen melding toevoegen, ons een melding laten inspreken of kiezen voor een standaardmelding die we al voor je hebben ingesproken.

Meer informatie over meldingen en het laten inspreken ervan vind je op deze hulppagina.

Tip 3: Generiek belplan om data te meten

Heb je een tien- of honderd-nummerreeks bij ons en wil je conversies doormeten op basis van welk nummer is gebeld? Geen zorgen, het is niet nodig om tien of honderd belplannen te maken. Ook handig als je een nummerblok hebt en wilt voorkomen dat klanten een telefoonnummer bellen waar toevallig geen belplan achter zit.

Een honderd-nummerblok bestaat uit opeenvolgende telefoonnummers met de twee laatste cijfers als variabelen: beginnend bij 00 en eindigend bij 99. Maak je een belplan met de eerste cijfers van het nummerblok en geef je de laatste twee cijfers weer als xx? Dan maak je een generiek belplan voor het hele nummerblok en hoef je niet telkens een nieuwe aan te maken. Voor je hoofdnummer maak je wel een apart belplan.

Dit is waardevol als je conversies wilt doormeten. Gebruik je verschillende telefoonnummers uit het blok op verschillende landingspagina’s achter advertenties? Dan kun je met een webhook naar Google Analytics je telefonische conversies doormeten. Zo weet je direct welke advertenties goed presteren.

Denk je nu: huh, wat, webhook? Daar weet ik wel het een en ander van. Neem daarom gerust contact met me op voor meer info.

Tip 4: Jump around

Een routering hier, een routering daar: soms wordt een belplan onnodig lang doordat dezelfde routering wordt herhaald na bijvoorbeeld een keuzemenu, webhook of openingstijden. Met een routering bedoel ik een bepaalde volgorde van stappen in je belplan.

Wil je een zo’n bepaalde volgorde van stappen herhalen in je belplan? Gebruik dan een jump. Zo zorg je ervoor dat je de stappen niet opnieuw bij elkaar hoeft te klikken. Met de jump geef je aan: ik wil dat op dit punt hetzelfde gebeurt als op de plek waarnaartoe de jump verwijst. Scheelt een dubbel werk en het maakt je belplan korter en overzichtelijker.

Tip 5: Belplanextensie als back-up

Over overzicht gesproken: heb je al eens met een belplanextensie gewerkt? Dit is een soort belplan in een belplan. Stel, je hebt rondom kerst andere openingstijden en je wilt deze in meerdere belplannen zetten. Dan hoef je dit niet steeds opnieuw in te stellen. Je verwijst in je belplan gewoon door naar de belplanextensie met de openingstijden.

Daarnaast kun je een belplanextensie gebruiken als back-up van een belplan. Heb je veel tijd in een belplan gestoken en is het belangrijk dat daarin niets verandert? Maak dan voor de zekerheid een back-up met een belplanextensie. Goed om te weten: als je een belplanextensie aanmaakt als back-up, dan krijg je een kopie van je belplan zoals het er op dat moment uitziet. Daarom is het handig om je de extensie een naam te geven met de datum waarop je ‘m hebt aangemaakt.

Een back-up is handig voor als er iets misgaat of voor als je per ongeluk iets wijzigt in je belplan. Zo zorg je ervoor dat je nooit onbereikbaar bent.

Meer weten over de belplanextensie? Check deze hulppagina.

Tip 6: Binnenkomende oproepen filteren op telefoonnummer

Stel, je ontvangt vaak telefoontjes uit Duitsland en je hebt één collega die perfect Duits spreekt. Dan zorg je er met een filtergroep voor dat al het Duitse inkomende verkeer bij die ene collega uitkomt. Geen gedoe met doorverbinden of stamelen aan de telefoon.

In deze handleiding legt mijn collega Joris stap voor stap uit hoe je een filtergroep aanmaakt.

En er is nog een scenario waarbij je dit goed kunt gebruiken. Je kent het wel: je krijgt een inkomende oproep uit het buitenland, de beller zegt dat-ie van Microsoft is en geeft aan dat er een probleem is met je computer. Een bekende poging tot oplichting. Zulke telefoontjes zijn irritant, daarom wil je ze liever blokkeren. En dat kan in sommige gevallen door met filtergroepen te werken, bijvoorbeeld als de telefoontjes uit een bepaald land komen.

Weten hoe dat precies werkt: telefoonscam, robot-calling en nummer-spoofing? Mijn collega Mark schreef er onlangs een uitgebreid verhaal over.

Tip 7: Zien waarvoor je gebeld wordt met een Variabele callername

Heb je meerdere nummers en wil je zien op welk nummer je gebeld wordt? Dat kan! Voeg een Variabele callernaam toe, zo zie je naast het nummer van de beller ook de naamweergave van het nummer waarop je wordt gebeld. Handig als je bijvoorbeeld een nummer hebt voor sales en een ander nummer voor support. Of als je meerdere handelsnamen heb. Zo weet je waarvoor iemand belt en hoe je de telefoon op moet nemen.

Goed om te weten: deze feature werkt op een vast toestel en de Webphone. De Variabele callernaam is niet mogelijk bij doorschakelingen buiten ons platform.

Mijn collega Marloes vertelt in deze handleiding meer over deze functionaliteit.

Tip 8: Je bereikbaarheid instellen met je Gebruiker

Met je Gebruiker kun je twee dingen doen: inloggen in Freedom, de Voys App, Wephone en plug-ins en je eigen bereikbaarheid beheren. Juist ja, je eigen bereikbaarheid. Bij Voys regel je de bereikbaarheid van jezelf en niet van een bepaald telefoontoestel.

Zo kun je ervoor kiezen om bereikbaar te zijn op een vast toestel, via de Voys App, de Webphone of op je 06-nummer. Een voorbeeld: als je op kantoor bent, kun je bereikbaar zijn op je vaste toestel. Zit je in de auto? Stel dan je bereikbaarheid in op de Voys App of je 06-nummer. Zo ben je altijd en overal bereikbaar op een manier die bij jou past.

Meer informatie over de Gebruiker-feature vind je op deze hulppagina.

Denk je nu: hé, het zou echt tof zijn als jullie dit fixen in Freedom? Klik dan op ‘geef ons feedback’ rechts boven in Freedom, dan komt je bericht direct bij de juiste mensen binnen.

Heb je een vraag over een van de tips hierboven of ergens anders over? Bel dan met mij of een van mijn collega’s via 050 700 9920. Mailen mag ook, stuur je bericht naar info@voys.nl.