Vrij, vakantie of feestdag? Zo pas je je telefonische bereikbaarheid aan

Neem je binnenkort een dag vrij, staat er een welverdiende vakantie voor de deur of vier je binnenkort een feestdag? In al die gevallen is het handig om je telefonische bereikbaarheid aan te passen. Zo hoef jij je niet druk te maken over je werk en weten je klanten precies waar ze aan toe zijn.

We hebben een aantal opties met bijbehorende tips voor je op een rij gezet.

Even niet bereikbaar: klanten informeren met openingstijden en meldingen

Ben je vrij en beantwoordt niemand anders namens jou de telefoon? Wijzig dan je bereikbaarheid met de feature Openingstijden, hiermee pas je je bereikbaarheid aan op basis van tijd en bepaal je wat er gebeurt als iemand naar jouw telefoonnummer belt. Handig: als je weer aan het werk gaat, hoef je je telefonie niet weer aan te passen, dat gebeurt automatisch aan de hand van de door jou ingestelde openingstijden.

Dan is er ook de Meldingen-feature. Hiermee geef je een beller informatie, zoals: ‘Welkom bij bedrijf X. Momenteel zijn wij gesloten, probeer het later nog eens’. Deze melding kun je laten horen als iemand naar je nummer belt op momenten dat jij niet werkt.

Je kunt zelf een melding inspreken, maar we hebben er ook al een paar voor je klaarstaan. Die mag je hier downloaden, gratis en voor niks. ? Liever een customized melding laten inspreken? Dat kan en kost 22 euro per melding.

Een voorbeeld

Is je bedrijf dicht op een bepaalde zondag en maandag omdat er andere openingstijden gelden? Dan stel je met Openingstijden in dat je vanaf de dinsdag erna weer bereikbaar bent. Belt er iemand op een moment dat je niet aan het werk bent? Geef dan het volgende aan met een melding: ‘Op dit moment zijn wij gesloten. Vanaf dinsdag zijn we weer aan het werk en helpen we je graag verder’. De klanten die je proberen te bellen, zijn zo direct op de hoogte van de bereikbaarheid van jouw bedrijf.

Bereikbaar blijven zonder dat je zelf de telefoon opneemt

Wil je zelf niet bereikbaar zijn, maar wil je wel dat mensen die jou bellen iemand te spreken krijgen? Als je samenwerkt met anderen, is het een optie om jezelf uit belgroepen te halen, dan beantwoorden je collega’s de telefoontjes. Een andere mogelijkheid is jezelf als gebruiker op niet beschikbaar zetten. Zo worden de andere gebruikers in de belgroep aangeroepen, maar jij niet.

Werk je alleen? Schakel dan je nummer door naar bijvoorbeeld een antwoordservice. Dit regel je allemaal in je belplan in Freedom.

Een voorbeeld

Maak een belgroep aan in Freedom en zet jezelf hier als gebruiker in. Met de feature Gebruiker pas je namelijk gemakkelijk je bereikbaarheid aan. Voeg vervolgens het telefoonnummer van je collega of een antwoordservice toe aan de belgroep. Ben je niet aanwezig? Dan laat je de telefoontjes bij het andere telefoonnummer uitkomen. Ben je weer aan het werk? Dan zorg je ervoor dat jij de telefoon weer kunt aannemen.

Nog meer opties: doorschakelen en antwoordservice

Naast dat je inkomende telefoontjes kunt doorschakelen naar een antwoordservice, kun je natuurlijk kiezen voor een bevriende ondernemer of een familielid. Alles om ervoor te zorgen dat jij vrij kunt zijn. Zo’n doorschakeling regel je met de functie Vast/Mobiel.

Nog even over die antwoordservice. Je kunt ervoor kiezen om zo’n partij de telefoontjes tijdens je afwezigheid te laten beantwoorden. Dat is fijn voor je klanten, omdat ze zo iemand aan de telefoon krijgen. Daarnaast zijn antwoordservices ideaal buiten openingstijden, of wanneer je het te druk hebt om de telefoon aan te nemen. Een goede antwoordservice? Een zoektocht op Google helpt je verder.

Dat was ‘m dan, kies een van bovenstaande opties en pas je bereikbaarheid aan. Zo heb je geen zorgen over je telefonische bereikbaarheid als je afwezig bent. Heb je onze hulp nodig? We helpen je graag verder. Neem gerust contact op via info@voys.nl of 050 7009920.