Pre-boarding, onboarding en offboarding

Bij Voys heeft Wouter de afgelopen periode veel aandacht gegeven aan de onboarding. We onderscheiden hierin drie fases: pre-boarding, onboarding en offboarding.

Pre-boarding

Voordat het werkelijke onboarden begint, hebben we te maken met iets anders: pre-boarding. Tijdens de pre-boarding wordt er, vóór de eerste werkdag, contact gelegd met de nieuwe collega. Bij Voys laat men driemaal iets van zich horen. Zo krijgt de collega het zogenoemde Voys pakket toegestuurd. In dit pakket zit van alles: een Dopper-waterfles, wat leuke goodies en natuurlijk het Voys Handboek. Ook zit er een leuk begeleidend schrijven bij.

Een paar dagen na de ontvangst van dit pakket volgt er een belletje om even de laatste dingen door te spreken. Hoe laat en waar we je verwelkomen voor je eerste dag, bijvoorbeeld. En natuurlijk ook of jij nog vragen hebt!

Vervolgens krijg je ook nog een mailtje van ons onboardingsysteem. Hierin worden een aantal hele praktisch zaken geregeld. Kom je met de fiets of de auto naar kantoor? Heb je voedselallergieën? Wat heb je nodig voor een goede thuiswerkplek? De antwoorden van deze vragen bepalen namelijk of je zo’n hippe Voys-fiets te leen krijgt, of dat we je beter een reiskostenvergoeding kunnen geven. Ook wil onze keuken wel weten of ze mensen niet per ongeluk doodziek maken door noten aan de salade toe te voegen. Omdat thuiswerken normaal is geworden, willen we ook graag dat je de juiste benodigdheden hebt om thuis comfortabel aan het werk te gaan.

Je eerste werkdag

Dan volgt de eerste werkdag. In de eerste lockdown tijdens corona-pandemie is het thuiswerken voor werkend Nederland extreem snel het nieuwe normaal geworden. Ook wij kwamen thuis te zitten, en dit geldt natuurlijk ook voor de nieuwe collega’s. Hoe zorg je er dan voor dat de informatie die je wilt overbrengen toch goed over wordt gebracht?

We hebben voor corona gelukkig hard gewerkt aan wat achteraf een groot voordeel bleek: ons onboardingsysteem. Hierin hebben we alle relevante informatie digitaal samengebracht zodat het overzichtelijk is voor de nieuwe collega, en zodat de juiste rollen dit met die nieuwe collega kunnen doornemen.

Corona heeft ervoor gezorgd dat we onboarding bijna volledig digitaal hebben gedaan. We hebben vooral heel veel processen in de onboarding gespiegeld, denk bijvoorbeeld aan:

• Ons eerste-dag-pakket (met daarin onder andere je laptop, pot met snoep voor op je bureau en Voys-vest): normaal gesproken ontvang je deze op kantoor, nu moesten we ervoor zorgen dat je deze thuis bezorgd krijgt.
• De introductie: hier wordt je opgehaald door de kickstart-rol die je, – onder het genot van lekkere koffie – meeneemt in het verhaal van Voys. Online word je nog steeds uitgenodigd door dezelfde rol en doen we hetzelfde gesprek digitaal, alleen moet je zelf de koffie zetten.
• Een rondleiding: wat we zo normaal vonden op kantoor is nu opgenomen, zodat je het thuis rustig kan bekijken.
• Je werkplek: normaal gesproken laten we je daarna al snel ons onboardingsysteem openen op een werkplek, nu zorgen we ervoor dat die werkplek al bij je thuis staat.

We verwachten op de allereerste werkdag eigenlijk helemaal niks van nieuwe collega’s, behalve een flinke bak nieuwsgierigheid naar al hun nieuwe collega’s en naar hoe alles bij ons werkt. Deze verwachting geldt uiteraard niet alleen voor de eerste dag, maar is, als het goed is, sowieso een eigenschap van de nieuwe collega. We verwachten dan ook niet dat je op de eerste dag al meteen je weg weet te vinden in al onze systemen en manier van werken, want dat die een beetje ongebruikelijk zijn weten we zelf ook wel.

Tweerichtingsverkeer

Als nieuwe collega krijg je een buddy toegewezen: een collega die al wat langer meedraait. Je buddy is je eerste aanspreekpunt voor vragen als: “hoe maak ik dit account”, “hoe stel ik mijn telefoon in” en “waar zijn eigenlijk de wc’s?” Ook voert je buddy in je eerste weken/maanden regelmatig gesprekken met je over hoe je het eigenlijk zelf vindt gaan, en of wij nog een beetje aan jouw verwachtingen voldoen.

We weten namelijk dat wij als organisatie ook heel veel van onze nieuwe collega’s leren. Vaak hebben ze al ergens anders werkervaring opgedaan, of hebben ze juist een onbevangen frisse blik. Daarmee brengen ze een schat aan ervaring: als je zegt “In mijn vorige baan deden we altijd X en dat werkte echt veel beter”, onderzoeken we dat en kijken we of we daar iets mee kunnen.

Ook zijn nieuwe collega’s bij uitstek de personen die vragen stellen over waarom we doen wat we doen. Juist deze frisse blik is van onschatbare waarde, want hoezeer we er ons ook tegen verzetten, vaak is het antwoord van onze kant ook maar ‘omdat we dat altijd zo doen’. Houdt je scherp, dus. We hebben zelfs collega’s gehad die in hun eerste twee maanden een lijstje bijhouden van alle zaken die ‘beter konden’ (of die gewoon slecht geregeld waren). Dat is nog eens waardevolle feedback!

Offboarding

Wie onboarding zegt, moet ook offboarding zeggen. Waar we bij de onboarding proberen de nieuwe collega zo goed mogelijk aan boord te krijgen, is het bij offboarding belangrijk de collega een mooi afscheid te geven.

Zodra een collega aangeeft te vertrekken, is het tijd om weer kennis te maken met ons onboardingsysteem. Nu zul je daar echter informatie vinden over het afscheid nemen. Heb je bijvoorbeeld gedacht aan je vakantiedagen? Wanneer en waar je je laptop kunt inleveren? Of wil je een afscheidsfeestje?

We werken toe naar de laatste werkdag: vlak voor het vertrek van de collega willen we natuurlijk nog één keer van je leren. Dit doen we in een exit-gesprek. De collega heeft al wat vragen voorbij zien komen in de onboarding-tool, maar heeft nu ook de mogelijkheid deze persoonlijk te bespreken. We willen uiteraard graag weten wat er goed ging, maar ook minder goed. Hoe vond je de samenwerking tussen je collega’s gaan, en wat had je graag anders gezien?

En dan is het toch echt zover: je laatste werkdag. Je hebt alles ingeleverd, en de collega’s hebben afscheid genomen. We hopen dat je een toffe tijd hebt gehad bij ons en blijven graag op de hoogte van het moois dat je gaat ondernemen in je nieuwe baan.

Dit was één van de hoofdstukken over employer branding, hiring en onboarding. De andere hoofdstukken gaan over:

• Je eerste collega: vier praktische starterstips
• De fase van 1 naar 15 collega’s: link met onderwijs, samen werven en proactiviteit
• Het werven vanaf 15 collega’s: 8 vragen voor je dream hire, vacature, promotie en selectie
• Sollicitatiegesprekken en meeloopdagen
• Diverse mensen voor een inclusieve organisatie
• De beste tools die je helpen bij het vinden van nieuwe collega’s