E-book: Starten met zelfsturing

Werven vanaf 15 mensen: 8 vragen voor je dream hire, vacature, promotie en selectie

Inhoudsopgave

Werven vanaf 15 mensen: 8 vragen voor je dream hire, vacature, promotie en selectie

Zodra je de 15 mensen passeert, zie je de eerste teams ontstaan. Nu heb je een keuze te maken: ga je het werven en selecteren bij één persoon of een paar personen neerleggen, of maak je het een team-aangelegenheid?

Werven als team

Wij hebben ervoor gekozen om het werven een team-aangelegenheid te maken. Wanneer je het overlaat aan één persoon betekent dit namelijk ook één voorkeur, één soort vragen en één blik. Daar komt bij dat er nieuwe collega’s geworven worden waarmee die ene collega misschien niet of amper gaat samenwerken, maar andere mensen in het team wel. Het spreekt dus voor zich om dat team te betrekken bij de werving en selectie. Dit schaalt ook makkelijk op als organisatie 30, 50 of 250 mensen groot wordt.

Bij ons betekent dit dat teams zelf de werving en selectie doen. In de praktijk houdt dit in dat een team zelf zal aangeven dat er iemand bij mag komen. Zorg er wel voor dat dit team divers is in leeftijd, gender, achtergrond, werkervaring, bouw, etniciteit, nationaliteit etc. De vraag is vervolgens hoe dit team de nieuwe collega zou omschrijven.

Acht vragen voor de dream hire

Voor de zoektocht naar een nieuwe collega is een duidelijk zoekprofiel ontzettend belangrijk. Om daarbij te helpen stellen we acht vragen die ieder teamlid individueel, of het team als geheel, beantwoordt. Het kan zijn dat de antwoorden niet op een lijn liggen. Dat is niet erg. Het is goed om op dat moment met elkaar in gesprek te gaan over de verschillen. Stel de vraag achter de vraag om te achterhalen welke je collega zoekt. De duidelijkheid die je nu creëert, helpt je in de rest van het proces.

De acht vragen die we stellen zijn:

  1. Skills
    Maak een top vijf van de skills die iemand mag hebben.
  2. Experience
    Hoe veel ervaring mag de nieuwe collega hebben? En wat voor ervaring?
  3. Living
    Waar woont de collega en is het noodzakelijk dat dit in de buurt is, in Nederland, of mag dit overal ter wereld zijn?
  4. Personality
    Welke persoonlijkheid heeft de collega? Wat heeft het team daarin nodig? Denk erom, het moet een aanvulling zijn, niet meer van hetzelfde.
  5. Challenge to tackle
    Welke uitdaging mag de nieuwe collega aangaan? Welk probleem gaat deze collega oplossen?
  6. Fulfillment
    Welke factoren maken de nieuwe collega gelukkig in het werk?
  7. Language
    Welk taalgebruik heeft de collega, welke taal spreekt die letterlijk en figuurlijk? Dit heeft als doel om de communicatie in de vacature af te stemmen op de kandidaten.
  8. Career
    Hoe ziet de droomcarrière van de nieuwe collega er uit?

De antwoorden op deze vragen gebruiken we om een passende vacaturetekst te schrijven.

Het is goed om te weten dat er minder mensen reageren door dit proces. Dat is niet erg. Je wil de doelgroep aanspreken die past bij wat we zoeken. Groot voordeel is dat je minder tijd hoeft te besteden aan sollicitanten die niet passen bij de vacature of het bedrijf.

Eerlijke vacature

“Wij zijn op zoek naar een actieve, resultaatgerichte collega die klantgericht is in het contact met anderen. Je mag in een dynamische, innovatieve organisatie complexe vraagstukken oplossen. Je bent proactief, competitief, gedreven en flexibel.”

Welkom in de buzzwoorden bingo van de vacatures. In 30% van de vacature komt het woord ‘actief’ voor. Alsof er ook weleens passieve collega’s gezocht worden… Ook de overigen negen woorden zeggen niets specifieks, dus je kunt ze beter weglaten. Schrijf een eerlijke vacature voor mensen. En communiceer daarbij “inside out”: laat zien wie je als organisatie bent en je krijgt de mensen die daarbij passen. Wees daarbij ook eerlijk over de zaken die minder leuk zijn. Als mensen dan nog solliciteren, passen ze echt bij je bedrijf.

De vloer

Het mooiste voorbeeld komt hierbij van communicatiebureau “De Vloer”. Ze gingen niet op zoek naar een officemanager, maar iemand die dagelijks “verdomme ik doe hier ook alles” zou mompelen. Met teksten als:

“Je mag de titel zelf kiezen en je moet je visitekaartjes sowieso zelf bestellen.“

“Je bent de spil die het bedrijf draaiende houdt: administratie, facturatie, ontvangt klanten en doet de boekhouding.”

“Je onthoudt verjaardagen en vergeet overuren. Wel of geen diploma maakt niet uit; we zien liever een praktisch denkend hoofd.”

Dit is wie we zijn

Ze laten zo niet alleen heel duidelijk zien wat je werk inhoudt, maar ook wat de sfeer en cultuur van het bureau is.

Stel jezelf als organisatie goed voor, wees eerlijk over de inhoud van het werk en wat mensen kunnen verwachten. Wind geen doekjes om de minder mooie zaken, maar focus je vooral op de dingen die jullie bedrijf tot jullie bedrijf maken.

Hou bij het schrijven van de tekst rekening met de mensen die je zoekt. Je wilt namelijk een brede en diverse groep kandidaten aanspreken.

Voor het plaatsen en presenteren van die vacatures zijn prachtige tools die het team daarna ook gaan helpen bij het selecteren van de juiste kandidaat, maar daar komen we later op terug.

Promotie

De vacaturetekst is klaar, tijd voor de promotie ervan. Wat je hier vaak ziet gebeuren is dat de jobboards van de wereld worden opgezocht en dat daar de vacatures, met een foto die je op het web hebt gevonden, de wereld in wordt geslingerd. Wij zijn hiermee gestopt.

Ja, de mensen die werk zoeken staan ingeschreven bij die jobboards, maar het zijn er veel, de kwaliteit is wisselend en solliciteren is te eenvoudig. Het plaatsen van een goede vacature op de jobboards levert ons veel reacties en werk op, maar zelden de nieuwe collega’s die we zoeken. Je wilt eigenlijk opvallen bij mensen die ook een beetje op zoek zijn naar jouw bedrijf en niet “gewoon een nieuwe baan”.

Kies je kanalen dus heel bewust en begin daarbij bij de meest betrouwbare kanalen: je eigen kanalen en die van je collega’s. Plaats je de vacature op je Twitter, LinkedIn en op Facebook accounts. Zet hem op Instagram en op Snapchat – als daar de juiste mensen zitten. Vraag je collega’s en je omgeving om hulp bij het verspreiden en promoten van de vacature.

Zorg er ook voor dat de foto’s en het beeldmateriaal dat je erbij gebruikt:

  1. er netjes uitziet
  2. eigen materiaal is
  3. zo divers is als de mensen die je zoekt!

Zet het team op de foto waar je mee gaat samenwerken. Als het goed is werkt je nieuwe collega namelijk straks acht jaar elke week 30 á 40 uur met die mensen samen. Laat het kantoor zien, of die leuke foto’s van jullie gezamenlijke uitje. Ook hier geldt, communiceer inside out.

Vervolgens kun je er nog voor kiezen om de vacatures via de sociale kanalen te promoten. Daarbij kun je zelfs heel bewust targetten op leeftijd, geslacht en andere zaken die je team nog diverser maken.

Selectie van kandidaten

Als het goed is ga je nu sollicitaties binnen krijgen. Meestal zijn dit motivatiebrieven en CV’s. Sommige bedrijven selecteren op dat laatste. Een CV zegt iets over het werk dat je hebt gedaan. De brief zegt vaak iets over de persoon die je bent. In deze continu veranderende wereld zul je vooral flexibel moeten zijn en je zult moeten willen leren, omdat het werk dat steeds van je gaat vragen. Wat je kunt – en wilt – leren is daarmee (voor ons) relevanter dan wat je hebt gedaan. Hier kunnen kandidaten in hun CV overigens ook rekening mee houden hint.

De selectie van de kandidaten wordt in steeds meer organisaties succesvol gedaan door de teams zelf. Hierbij ligt de focus op het selecteren van kandidaten die de waarden delen, maar die anders zijn dan de rest van het team. Daar wordt een team namelijk rijker van, zo voorkom je dat je kloontjes van jezelf aanneemt. Met de acht vragen die men bij Voys gebruikt voor het opstellen van het profiel voorkomen ze ook dat ze mensen aannemen die te veel op het team lijken.

Ook de brief geeft niet altijd een volledig beeld wat we graag van een potentiële nieuwe collega willen. Het hiring team miste in het verleden toch nog veel informatie die ze eigenlijk wel wilden hebben. Daarom worden er tegenwoordig vragen gesteld als:

“Leg kort en bondig uit wat jouw visie is op XYZ binnen zelfsturing/zelforganisatie.”

“Welke ervaringen maken dat jij jezelf op dit moment een juiste persoon bent voor deze baan?”

“Hoe gaan wij jouw persoonlijkheid/karakter terugzien in je tijd binnen Voys?”

Of…

“Op maandagochtend starten we altijd met een gezamenlijk werkoverleg. Wat horen we van jou over wat je in het weekend hebt gedaan?”

Informatie tijdens het proces

Zorg ervoor dat je alle kandidaten goed informeert tijdens het proces. Bedank iedereen voor het solliciteren en vertel wat ze van het vervolg kunnen verwachten.

Heb je drie, zes of acht mensen geselecteerd waarmee je verder wilt, bericht dan de andere mensen – het liefst zo persoonlijk mogelijk – over waarom zij het niet zijn geworden. Iedere kandidaat die solliciteert, heeft tijd en moeite gestoken in die sollicitatie. Bedank ze daar dus voor, juist als ze het niet worden, en doe dit bij voorkeur persoonlijk – dus telefonisch.

Dit doe je omdat het goed is voor je reputatie. Dit doe je ook omdat de kandidaat wellicht geschikt is voor een andere functie. Maar je doet het vooral omdat het gewoon netjes is. Het zoeken naar een nieuwe baan is namelijk spannend en kwetsbaar genoeg. Vergeet dat nooit.

Door omstandigheden is het bij Voys weleens voorgekomen dat het sollicitatieproces werd opgeschoven. Vervelend voor de kandidaat, want er zaten ineens vier weken extra tussen. Dat is lang en je loopt kans dat je die goede kandidaten kwijt raakt. Toch kan het gebeuren dat je schema over de kop moet. Ook hier kun je je “(employer) brand” terug laten komen. Schrijf je alleen een mail met “sorry, we zijn genoodzaakt onze afspraak te verplaatsen”? Of vertel je eerlijk hoe het zit?

Bovendien koos Voys ervoor om de sollicitanten niet vier weken te laten wachten. Precies in het midden lieten we weer wat van ons horen. De sollicitanten ontvingen een doos met daarin ons (nieuwe!) handboek en een boek met vakliteratuur wat relevant was voor de kandidaten. Je wilt immers ook dat de sollicitanten de liefde voor je bedrijf vasthouden. Het hoeft natuurlijk niet, zo’n cadeautje, maar ik durf te wedden dat het ook een aanleiding is om enthousiast te vertellen over het bedrijf waar je gesolliciteerd hebt.

Terug naar De Vloer

En mocht je nou zo veel sollicitaties krijgen dat persoonlijk op de hoogte stellen echt niet meer kan, neem dan een voorbeeld aan de dankbrief van “De Vloer”.

‘Nogmaals heel erg bedankt voor je interesse in onze vacature. We blijven hier een beetje versteld staan van de aandacht die we gekregen hebben. Meer dan 200 sollicitaties, tien klachten over taalgebruik, absurd veel complimenten en eigenlijk maar één persoon die vroeg of we ook parket legden en of dat dan met met zo’n kliksysteem kon. We hadden graag iedereen op gesprek laten komen, maar met zoveel aanvragen, konden we niet anders dan een eerste selectie maken puur op basis van mails.’

‘Zonder afbreuk te willen doen aan je expertise en motivatie voor deze functie, moeten we je helaas meegeven dat we over kandidaten menen te beschikken wiens kandidatuur nog net iets beter aansluit bij het door ons opgestelde profiel. We gaan je dus ook niet verder kunnen weerhouden voor deze functie.

‘We zijn enorm vereerd door de moeite die je in je applicatie hebt gestoken. En door het feit dat je het überhaupt overwoog om hier een voet binnen te zetten. Daarom dat we je nu ook wel kunnen vertellen dat je écht geen traan moet laten om die job bij De Vloer. En wel om de volgende redenen:

  • We hebben een oud statuut in het Belgische wetboek gevonden dat ons toelaat onze mensen in Belgische Franken te betalen. En zelfs naar die normen zijn we gierig.
  • Onze vorige office manager zit al twaalf weken in therapie. Sinds kort praat ze weer.
  • Er is hier een chronisch gebrek aan parkeerplaats en degelijke wifi.
  • De bazen mogen enkel aangesproken worden met “Oh opperbaas” en worden nooit in de ogen gekeken.
  • We staan op de rand van het faillissement. Onze enige hoop is die Nigeriaanse prins die ons vorige week mailde in verband met de erfenis van zijn vader.
  • De vacature is kortom toffer dan de functie.’

‘We wensen je in ieder geval vanuit de grond van ons hart heel veel succes in je verdere carrière.’

Dit was één van de hoofdstukken over Employer branding, hiring en onboarding. De andere hoofdstukken gaan over:

Vorige hoofdstuk Volgende hoofdstuk

Meer verhalen lezen?

In de afgelopen jaren hebben we veel geschreven over ondernemen, zelfsturend werken, de handigste tools en nog veel meer. Dus leef je uit!

Helaas...

De tijd van je nummerreservering is afgelopen.

Het is mogelijk dat één of meerdere van je gekozen nummer(s) inmiddels niet meer beschikbaar zijn, maak een nieuwe selectie.