Slimmer vergaderen

Leuk dat we nu projecten hebben en metrics, maar wat doen we ermee? Deze vraag kreeg ik recent bij een presentatie. “Je moet ze bespreken”, was mijn antwoord. Dat brengt ons bij een heikel punt in menig organisatie: de vergadering. Die kan vaak een heel stuk slimmer.

Waarom zouden we vergaderen?

Laten we beginnen met de vraag: moet je wel vergaderen? Het antwoord daarop is verrassend vaak ‘nee’. Het gaat ook nog steeds verrassend vaak fout!

Een vergadering was van oorsprong bedoeld om een aantal zaken te regelen:

1. Het doorgeven van informatie (mededelingen)
2. Het verzamelen van informatie (rondvraag)
3. Het geven van instructies (mededelingen, toelichten van besluiten)
4. Het nemen van beslissingen (probleemoplossende agendapunten)
5. Het geaccepteerd krijgen van beslissingen
6. Het onderling afstemmen van inzichten en ervaringen (meningvormende agendapunten)
7. Het maken van plannen (besluiten nemen en taken verdelen)

Zo to-the-point zijn meetings vaker niet dan wel. Je (her)kent vast meer dit soort type vergaderingen:

• Het duurt twee uur en dan heb je nog niks…
• De vergadering start 15 minuten later, omdat iedereen nog even koffie ging halen…
• Niemand heeft een takenlijst gemaakt…
• Dus die taken doen we nog snel even tijdens de meeting…

Stop hier meteen mee!

Voor het doorgeven en verzamelen van informatie hebben we tegewnoordig slimmere middelen. Intranet, Teams, Slack, open documenten die iedereen in kan zien (Google Drive of Office 365), business intelligence-zaken en dashboarding, ga zo maar door. Via die middelen kun je ook mededelingen doen en uitleg bij besluiten geven.

Voor het nemen van beslissingen wil je alleen de relevante mensen bij elkaar hebben. Maar moet dat live of via video? Of kan dat beter asynchroon, zodat iedereen kan nadenken en relevante links en data kan delen, waar ieder voor zich vervolgens rustig naar kan kijken voordat het besluit wordt genomen? Juist, dat werkt beter.

En heb je, als iedereen je denkpad terug kan lezen en kan volgen, echt nog acceptatie van een beslissing nodig? Nee.

Wat blijft er dan over?

Wat ten eerste overblijft, zijn die losse afstemmomenten van relevante rollen. Die zijn echter vaak ad hoc en kunnen ook digitaal worden gedaan. Soms is een korte chatsessie al voldoende.

Wat verder overblijft, zijn de projecten waar je aan werkt en de metrics van die projecten. Die zijn team-specifiek, dus dit kun je beter in deze kleine teams bespreken. Het team kan daarbij zelf de frequentie van deze besprekingen bepalen.

Als laatste blijft over: het maken van plannen.

Laat dit nou net de leuke dingen zijn, dus we zoomen in op hoe je meetings die over afstemmen en plannen gaan, goed kunt inrichten.

Een-op-een afstemmen en plannen maken

Uit onderzoek blijkt dat je voor een een-op-eengesprek het beste kunt bellen. Als je belt, ben je namelijk:

1. Veel meer present. Dat is ook logisch: video geeft ruimte voor afleiding. Een laptop voor je neus geeft de ruimte om andere dingen te doen. Zeker als er te veel notificaties aan staan op de computer. Weg met die verleidingen!
2. Veel empathischer. Een stem, de pauze bij het antwoord, het woordgebruik. Je hoort simpelweg meer.

De combinatie van meer aanwezig in het gesprek en empathischer zijn, leidt tot veel betere gesprekken. Dit leidt tot meer begrip, betere afstemming en daarmee betere plannen.

Voel je vrij om tijdens het gesprek lekker aan de wandel te gaan. Dingen als doodlen of wandelen tijdens een gesprek stellen het hoofd juist in staat om echt te luisteren en te denken. Neem die goede headset die je bij je computer hebt mee, ga lekker naar buiten – en laat je remote gesprekspartner dat ook doen.

There is no WiFi there, but I’ll promise you’ll have a better connection

Hoe ziet een goede meeting eruit?

Een nieuw doel

Nu we weten waarvoor de vergadering is uitgevonden en dat deze vorm niet passend is bij een zelfsturende organisatie, moeten we eigenlijk opnieuw bepalen waarom we bij elkaar komen om dingen te bespreken.

Wij kwamen de volgende omschrijving tegen en deze vinden we heel passend: “The goal of a meeting is to make sure all team members are clear, calm and confident about the upcoming period.”

Ik heb duidelijkheid, heb geen onrust en voel me zeker over de aankomende periode. Dat wordt het nieuwe uitgangspunt.

Gelijkwaardig aan tafel

Nu we zelfsturend opereren, willen we ook gelijkwaardig in gesprek. Daarnaast is een goede meeting een plek waar iedereen veilig zichzelf kan zijn en waarbij iedereen echt aanwezig is. Om dit te ondersteunen heeft een goede meeting twee vaste rollen.

De secretaris

De secretaris is gewoon één van de teamleden die aantekeningen maakt van het gesprek. Zo hoeft men dat zelf niet te doen en kan iedereen echt aanwezig zijn in een meeting. De aantekeningen bestaan vooral uit de uitkomsten van de gesprekken. De secretaris kan tijdens een gesprek wisselen, bijvoorbeeld als die zelf een punt ten tafel brengt. De secretaris wordt ondersteund door een facilitator, iemand die het gesprek begeleidt en faciliteert.

Het kan zeker voor grotere, remote of gedistribueerde organisaties wenselijk zijn dat er meer wordt vastgelegd dan alleen de uitkomsten, maar dat er ook kleine samenvattingen zijn van het gesprek. Zo krijgen ook mensen die niet bij het gesprek aanwezig zijn helderheid over de context van een gesprek of de context bij een genomen beslissingen.

Denk nou niet ‘die aantekeningen kan de jongste of minst ervaren collega wel doen’. Je wilt iemand die snel kan samenvatten, snapt in welke context dingen worden gezegd en die het eenvoudig concreet kan maken. Laat de rol ook met enige frequentie wisselen. Bij ons is dat na zes maanden en gaat – net als bij andere rollen – via een verkiezing.

De facilitator

De facilitator is een teamlid die het gesprek begeleidt, zoals een scheidsrechter een sportwedstrijd: de facilitator is niet verantwoordelijk voor de kwaliteit van het spel, maar zorgt ervoor dat het volgens de afgesproken regels verloopt. Het is ook de persoon die zorgt dat iedereen een gelijke stem heeft aan tafel. Dit mag niet de teamlead zijn of de manager. Die krijgt anders te veel ‘kracht’ aan tafel en we willen gelijkwaardig in gesprek kunnen.

De facilitator start de meeting met een check-in.

De check-in

Tijdens de check-in vermeld je even kort wat je nog bezig houdt. Je gebruikt de check-in vooral om dat wat je bezighoudt daarna los te laten, zodat je echt aanwezig kunt zijn in de meeting. Je laptop laat je dicht, je telefoon houd je in je broekzak. Wil je iets noteren, gebruik lekker pen en papier, maar vaak is dat niet noodzakelijk: de secretaris zit er niet voor niets.

Na de check-in volgen de metrics.

De metrics en KPI’s

Een metric is bedoeld om bedrijfsprestaties en bedrijfsprocessen te meten die je helpen je doelen te bereiken. Tijdens een vergadering kan het handig zijn om je metrics te bespreken. Er zijn twee doelen bij het bespreken/presenteren van de metrics. Op de eerste plek wil je zien hoe dicht je bij het bereiken van je doel bent. Ten tweede bespreek je de metrics om de laten zien dat processen, campagnes en plannen binnen verwachting verlopen of bijsturing nodig hebben om binnen verwachting te verlopen.

Het is mooi om een metric toe te wijzen aan een vast teamlid of een vaste rol, bij voorkeur iemand die het meeste informatie of context kan geven bij de metric. Deze rol presenteert de metric. Een goede presentatie is kort. Zorg daarom dat je de presentatie voorbereidt. Je kan de presentatie eenvoudig beperken tot metrics die afwijken van de verwachting en hier zo mogelijk al een verklaring bij geven. Tijdens de presentatie kun je vragen stellen als je een metric niet snapt. Wil je echter inhoudelijk ingaan op een metric, doe dat dan in een latere stap van de meeting. Dat is prettig voor de effectiviteit. Je kunt de secretaris vragen dit voor je op de agenda te zetten.

Projecten

Vervolgens bespreek je actieve projecten waar de afgelopen periode aan gewerkt is. Idealiter:

• Laat de projecttool zien van wie het project is (wie is de lead)
• Staat er bij het project wat de status is: on track, at risk of off track
• Staan er geschreven updates bij, zodat iedereen in de organisatie kan zien wat de status is
• Geeft de projectlead alleen een update als er iets veranderd is
• En is die update alleen de verandering, niet wederom een omschrijving van het hele project

Heb je vragen over het project? Zet die dan op de agenda, zo kun je snel en effectief door de projectupdates heen.

Na de metrics en de projectupdates is iedereen op de hoogte van de actualiteiten binnen het team. Dit neemt meestal niet meer dan 20 minuten in beslag. We merken echter dat er vaak meer speelt in het team, dus we zouden één vast element toe willen voegen aan de vergadering.

Wat gaat er goed en waar maak je je druk om?

In één minuut meld je: wat gaat er goed, en waar maak je je druk om.

Zo komen zaken die anders niet snel besproken worden toch boven tafel. Ieder teamlid kan op basis van wat een ander teamlid zegt iets op de agenda zetten.

De agenda

Inmiddels bevat de agenda een aantal punten naar aanleiding van de metrics, de projecten, en de zaken: wat gaat er goed en waar maak je je druk om.

De punten zijn op de agenda gezet door een teamlid en op dit moment mag ieder teamlid ook andere zaken op de agenda zetten waar ze onzeker over zijn, die onduidelijk zijn of die werk voor de aankomende periode blokkeren. Als alles op de agenda staat gaat de facilitator elk punt één voor één langs. Hierbij geeft de facilitator degene die een punt op de agenda heeft gezet de ruimte om uit te leggen wat de exacte vraag of mededeling is.

Met de mindset ‘we zitten hier om elkaar te helpen’ proberen andere teamleden een bijdrage te leveren. De spotlight staat daarbij op de eigenaar van het agendapunt. Hoe helpen we deze collega verder? De focus ligt daardoor op de vraag: “wat heb je nodig?”. De facilitator kan in het gesprek ook helpen met vervolgvragen als “helpt dit jou nog?” en “wat heb dan nu nog nodig?” of “heb je dan wat je nodig had?” totdat het probleem voor degenen die het agendapunt op de agenda zette is opgelost.

Let op: dit is radicaal anders dan iets ‘in de groep gooien’ en er vervolgens ‘met z’n allen’ over discussiëren. Natuurlijk kan iemand die iets op de agenda zet vragen om input, maar zodra die input voor die persoon voor een oplossing zorgt, kan je verder met de rest van de agenda. Gesprekken zijn daardoor kort, bondig en to the point. Ze vragen echter ook discipline van alle aanwezigen. Zo stop het gesprek o.a. op het moment dat het agendapunt klaar is. Heeft iemand anders die aanwezig is nieuwe onzekerheden naar aanleiding van het voorgaande gesprek, dan kan dit worden toegevoegd als nieuw punt voor de agenda, waarna deze persoon de spotlight krijgt.

De uitkomst

De uitkomst van een agendapunt is over het algemeen één van de volgende drie zaken:

• Het is een actie voor een rol of een persoon
• Het is een nieuw project; als één actie niet voldoende is, wordt er een project aangemaakt. Deze wordt toegekend aan een rol of persoon en geformuleerd als een uitkomst: ‘De reden waarom we minder leads binnen krijgen is onderzocht’
• Het is een mededeling

Soms lost een actie niet gelijk het probleem op. Dat hoeft ook niet, het is de bedoeling dat er een volgende stap kan worden gezet richting een oplossing. En gooi acties en projecten niet zomaar bij iemand op het bordje, maar vraag of hij of zij de actie of het project accepteert. Projecten of acties die mensen niet willen doen, gaan ze namelijk zelden doen dus overleg met elkaar wat de beste vervolgactie is die acceptabel is.

Agendapunt overnemen

Soms komt het voor dat een teamlid het agendapunt overneemt van het teamlid dat het punt op de agenda had gezet. Hier moet de facilitator waakzaam voor zijn. Als dit gebeurt, is de vraag voor de eigenaar van het agendapunt “of dit helpt” en is het antwoord ‘nee’, dan kan het punt een tweede keer op de agenda worden gezet: nu voor de andere persoon.

Het doel is namelijk dat de eigenaar van het agendapunt clear, calm and confident is.

Op deze manier lopen we door de agenda heen. Als iedereen clear, calm and confident is dan gaat de facilitator door naar de laatste stap: de check-out.

De check-out

Bij de check-out reflecteert ieder teamlid op de meeting. Heel belangrijk daarbij: je reageert niet op elkaar!

Dus als teamlid A zegt: “ik vond het lastig dat Eric mijn agendapunt probeerde over te nemen en ik ben blij dat de facilitator mij vroeg of dat hielp”, dan houdt Eric zijn mond totdat hij zelf de beurt krijgt in de check-out-ronde.

En de takenlijst dan?

Laatst kreeg ik de vraag: “waarom bespreek je de takenlijst niet in de meeting?”. Het antwoord daarop is simpel: omdat het niet nodig is. Een takenlijst geeft veel details die vaak eigenlijk irrelevant zijn om te melden. Ga uit van vertrouwen: als je het afspreekt, gebeurt het. Gebeurt het niet, dan vraag je ernaar of zet je het even op de agenda.

Waar je wél op wilt blijven sturen zijn de belangrijke resultaten voor het team. Dat zijn de projecten. Deze zijn echter al besproken bij de projectupdates.

De remote meeting

De remote meeting. Daar hebben we inmiddels allemaal veel te veel ervaring mee. Ja, je hebt nodig:

• Een goede headset. Nee, dat zijn niet die dopjes die je bij je smartphone hebt gekregen
• Een goede webcam. Nee, dat is niet die standaard webcam van je laptop
• Een stabiele goede internetverbinding. Die maak je met een kabel of met een hele goede WiFi-verbinding

Als werkgever mag je die betere hardware gewoon betalen, maar dan ben je er nog steeds niet. Want als we het technisch redelijk voor elkaar hebben, kan er nog steeds een hoop beter.

Iedereen zijn eigen hokje op het scherm

In een goede meeting heb je een gelijkwaardig gesprek. Wat je veel ziet in hybride organisaties is dat het deel van de mensen dat op kantoor verblijft samen de vergaderruimte induikt en dat de remote mensen via koppies op de conferencing-set aanschuiven. Dat geeft die kleine koppies gelijk een andere stem. Het is veel handiger om allemaal als een klein koppie in een online conference te zitten. Zo heeft iedereen z’n eigen hokje en is het gesprek gelijkwaardiger.

Dat betekent wel dat je je kantoor daarvoor mag aanpassen, anders worden je collega’s helemaal gek van alle meetings die je op je eigen werkplek aan het voeren bent. Kleine, afgesloten ruimtes die gebruikt kunnen worden voor deze meetings zijn dus heel erg handig. Wat ook helpt, is die goede headset die het geluid van je stem teruggeeft over je eigen koptelefoon. Je gaat daar namelijk zachter van praten, zodat je je collega’s nog minder tot last bent.

De aantekeningen bij de remote meeting

Zoals besproken wil je bij je meetings een secretaris die een verslag maakt van de vergadering. Bij een remote meeting gaat er helaas meer verloren in de vertaling dan als je fysiek bij elkaar zit. Daarom is het fijn als iedereen meeleest met de aantekeningen van de aangewezen secretaris of zelf meeschrijft in een gedeelde Google Doc of op een Notion-pagina. Zo heb je meer zekerheid dat er begrepen wordt wat er gezegd is.

Door actief te notuleren bij meetings zul je ook zien dat er minder mensen bij een meeting komen: degenen die alleen de context willen weten, en niet zozeer actief willen deelnemen aan het gesprek, hoeven niet aan te schuiven. Dat is prima, want de juiste mensen aan de (digitale) tafel hebben maakt een vergadering een stuk efficiënter.

Deel informatie van tevoren en plan tijd

Wat ook heel prettig is, is als mensen van tevoren aankondigen wat ze willen bespreken in de vergadering. Wij zien vaak dat er een aantal dagen tot een aantal uren voor het gesprek agendapunten worden aangedragen aan de gespreksleider, via een publiek kanaal. Soms worden daarbij zelfs al inhoudelijk stukken als presentaties, pagina’s of documenten gedeeld.

Deze voorbereiding maakt een meeting effectiever en brengt meer inhoud, dus maak hier gebruik van.

Nou heeft niet iedereen altijd de tijd om die stukken door te nemen. Het is niet erg om leestijd in de meeting te plannen als er inhoudelijk relevante stukken zijn. Geef mensen maar 15 minuten om iets te lezen. Daarmee heeft iedereen toegang tot de informatie, wat frustratie en gebrek aan achtergrond in het gesprek weg zal nemen.

Ruimte voor het informele

Door het vele remote werk hebben veel van ons het koffiegesprek gemist. Onderschat de spontane ontmoeting bij het koffiezetapparaat en de sociale kant ervan niet! Wij hebben ook digitaal een aantal meetings waarbij er 15 minuten vrije inloop is. In die 15 minuten is er ruimte voor het informele. Je kunt deze inlooptijd ook (deels) gebruiken voor het lezen van van tevoren bekende informatie. Mensen die een stuk nog niet hebben gelezen kunnen dat doen terwijl de rest even informeel bijpraat. Na 15 minuten start de meeting.

Zorg dat je je eigen kop niet ziet

Bij veel videosoftware zie je je eigen ‘uitzending’ als onderdeel van de rest van de vierkantjes. Zet dit uit als de videomeeting dit toelaat: kijken naar jezelf leidt namelijk onwijs af. Je bent dan steeds bezig met hoe je overkomt, in plaats van de inhoud van de meeting. Dus: laat de software het toe, zet dan je eigen kop even uit.

En video uitzetten als je niets zegt?

Er zijn ook mensen die hun eigen video uitzetten als ze niet aan het spreken zijn of dit zelfs permanent doen. Dat helpt jou als ‘uitzetter’ zeker: je bent bewezen meer aanwezig en minder moe aan het einde van een gesprek als je dit doet. Voor de andere deelnemers aan het gesprek kan het echter lastig zijn om tegen een zwart gat te praten. Stem dit van tevoren met elkaar af.

Test ook eens een audio-only meeting. Dit werkt verrassend vaak beter dan met video erbij. Let wel: de vergadertools die we gebruiken hebben nog een te hoge vertraging voor een echt natuurlijk gesprek, dus het ‘wachten’ blijft bestaan. Daar heb je minder last van bij conference-calls, maar die werken vooral goed als mensen elkaar al wat beter kennen en in kleinere teams. Dan gaat hetzelfde gelden als bij de één-op-éénmeeting: je bent aanweziger én empathischer tijdens het bellen.

Ga je voor audio-only in een videotool? Gebruik dan het ‘handje’ om aan te geven dat je iets wilt zeggen.

Laat je niet afleiden

En dan de laatste en wellicht de belangrijkste tip voor als je echt niet onder de videovergadering uit kunt: laat je niet afleiden. Doe geen andere dingen tijdens een vergadering en zet alles wat je af kan leiden uit. Het enige wat open staat zijn de aantekeningen en het videoscherm.

En merk je dat je een hele meeting eigenlijk niet aanwezig was? Sla ‘m volgende keer dan over. Of schuif alleen aan voor ‘jouw’ agendapunt, vraag of die als eerst mag en ga daarna weg. Het is niet alleen een verspilling van je eigen tijd, maar jouw afwezigheid heeft ook invloed op (de energie van) anderen.

Als je er bent, zorg dan dat je er echt bent. Van aandacht wordt alles mooier, zelfs je videomeeting.