E-book: Starten met zelfsturing

Het perfecte interne trainingsprogramma

Inhoudsopgave

Het perfecte interne trainingsprogramma

Dit is een spannend stuk om te schrijven. Want heel eerlijk, we zijn zelf nog volop bezig met uitzoeken hoe het perfecte interne trainingsprogramma eruitziet. Wel hebben we al veel geëxperimenteerd en interne onderzoeken gedaan.

In ons ideale trainingsprogramma willen we de drie manieren van leren terug laten komen:

  1. Individueel
    In ons dagelijks werk: het stellen van eigen leerdoelen, zelfreflectie, het observeren van anderen, ‘meters maken’ en ervaring opdoen.
  2. Informeel
    Het delen van onze leerervaringen met anderen: peer-to-peer-leren of coaching, ervaringen delen, reviewen van elkaars werk.
  3. Formeel
    Trainingen, lezingen, cursussen, seminars, etc.

Wat wil men leren?

Voordat we verder ingaan op de manier van leren, is het goed om na te gaan wat men eigenlijk wil leren en waarom. Dat is voor iedereen natuurlijk anders, maar er zijn ook veel overeenkomsten. Dit weten we nu.

Reden van leren en vaardigheden versus kennis

Persoonlijke groei is de belangrijkste reden voor mensen om te leren (78 procent), blijkt uit intern onderzoek. Daarbij zoekt men meer naar vaardigeheden dan naar kennis. Dat komt deels doordat kennis eenvoudiger te vinden en leren is dan een vaardigheid. Daarbij is de halfwaardetijd van kennis is tegenwoordig gemiddeld nog maar drie jaar, terwijl veel vaardigheden een leven lang relevant blijven. Het is wel zo dat kennis gekoppeld is aan nut en toepasbaarheid. Kennis kan dan ook helpen om mogelijkheden te zien: het geeft perspectief. Kennis kent op die manier meer waarde dan alleen de actualiteit ervan, dus het is zeker niet onbelangrijk.

21e-eeuwse vaardigheden

Het is goed om vervolgens te kijken naar de 21e-eeuwse vaardigheden. Dit is een framework dat door onderwijsinstellingen wordt aangehouden voor vaardigheden die de arbeidsmarkt in de toekomst van afgestudeerde studenten gaat vragen.

De vaardigheden zijn globaal opgesplitst in drie groepen:

  • Denken
    • Kritisch denken
      Zelfstandig komen tot weloverwogen en beargumenteerde afwegingen, oordelen en beslissingen. Hier hoort reflectie ook bij.
    • Creatief denken
      Het vermogen om nieuwe en/of ongebruikelijke, maar toepasbare ideeën voor bestaande vraagstukken te vinden.
  • Handelen
    • Probleem oplossen
      Het vermogen om een probleem te (h)erkennen en tot een plan te komen om het probleem op te lossen.
    • Samenwerken
      Het gezamenlijk realiseren van doelen en anderen daarbij kunnen aanvullen en ondersteunen.
    • Sociale en culturele vaardigheden
      Effectief kunnen leren, werken en leven met mensen met verschillende etnische, culturele en sociale achtergronden.
    • Zelfregulering
      Zelfstandig handelen en daarvoor verantwoordelijkheid nemen in de context van een bepaalde situatie/omgeving, rekening houdend met de eigen capaciteiten.
    • Communiceren
      Het effectief en efficiënt overbrengen en ontvangen van een boodschap.
  • Digitale geletterdheid
    • Computational Thinking
      Het procesmatig (her)formuleren van problemen op een zodanige manier dat het mogelijk wordt om met computertechnologie het probleem op te lossen.
    • Informatievaardigheden
      Het scherp kunnen formuleren en analyseren van informatie en dit kunnen vertalen naar bruikbare en betrouwbare informatie.
    • Digitale fitheid (ICT-basisvaardigheden en Mediawijsheid)
      Begrijpen van de impact van technologie, technologie succesvol inzetten om effectiever te werken, en het omzetten van deze tools naar middelen voor je persoonlijke kennismanagement en groei.

Wat wil men leren in een zelfsturende organisatie?

We hebben onze collega’s gevraagd wat ze als essentiële kennis en vaardigheden zien om succesvol te zijn binnen een zelfsturende organisatie. Daar zien we een groot deel van deze 21e-eeuwse vaardigheden terugkomen.

Hoe werken we samen

Voys heeft gekozen voor Holacracy als besturingsmodel voor de organisatie. Holacracy geeft een set tools om werk zo goed mogelijk te organiseren, waardoor samenwerken eenvoudiger wordt. Waar Voys-collega’s het meest naar op zoek zijn, is hoe ze die tools zo goed mogelijk kunnen inzetten. Inhoudelijke kennis en training over Holacracy is daarmee hetgeen wat men het meest wil leren.

Het is handig om de ‘regels van dit spel’ te kennen én om daar gezamenlijk mee te oefenen. Het maakt het eenvoudiger om verbeteringen door te voeren, zowel in de inhoud van het werk als in de structuur waarin we met elkaar samenwerken.

Rolspecifieke kennis

Vervolgens is men op zoek naar rolspecifieke kennis. Dingen die je moet kunnen om je werk succesvoller te kunnen doen. Denk daarbij aan het ontwerpen van een banner, het in de vingers krijgen van een nieuwe programmeertaal, of alle ins en outs kennen van de nieuwe generatie hardware die we gaan leveren.

Digitale fitheid met als doel persoonlijke effectiviteit

Digitale Fitheid zorgt ervoor dat kenniswerkers optimaal gebruikmaken van digitale tools. Digitale fitheid kent de volgende vijf niveaus:

  1. Digitaal bewustzijn
    In de basis snappen wat de impact is van de netwerk- en informatiesamenleving op mens en maatschappij.
  2. Digitale hygiëne
    Opruimen van je digitale informatie, veilig omgaan met digitale middelen en zorgen dat je data veilig is.
  3. Digitale vaardigheden
    Digitale middelen inzetten om effectiever te werken.
  4. Persoonlijk kennismanagement
    Digitale middelen inzetten om kennis uit je hoofd in een digitaal systeem te vangen en te delen met mensen met wie je samenwerkt.
  5. Persoonlijke groei met behulp van technologie
    Technologie gebruiken om op een hoger niveau te functioneren.

Hoe groot de behoefte is aan vooral persoonlijke groei blijkt ook uit intern onderzoek dat we deden. Waar meer dan 85 procent van de organisatie het werk bewust plant en reviewt, vindt ook twee van de drie personen dat hun proces daarvoor beter kan.

Hierbij kun je denken aan:

  • Willen weten hoe je de tools die we in de organisatie gebruiken zo goed mogelijk inzet
  • Time management en productiviteit met behulp van digitale tools, waarbij wij de Getting Things Done (GTD)-methode aanhouden.

Het trainen van digitale fitheid gaat dus vooral over het trainen van persoonlijke effectiviteit met behulp van digitale tools.

Persoonlijkheid, reflectie en doelen stellen

Ook is er veel behoefte aan training over zelfregulering en kritisch denken. Hierin zitten de belangrijke vragen, zoals: “wie ben ik?”, “waar ben ik goed in?” en “waar wil ik nog in groeien?”. Persoonlijkheidstesten helpen enorm bij het beantwoorden van deze vragen. We schreven hier al eerder over in het hoofdstuk De zelf in zelfsturing. Ken je jezelf goed, dan kun je reflectie en doelen stellen trainen met een goed proces. Dit leren we en ondersteunen we met de digitale tools die we onder het kopje ‘digitale fitheid’ hebben leren gebruiken. Feedback is hierbij echter ook onmisbaar. Daar gaan we later nog op in.

Persoonlijk leiderschap, communicatie en beslissingen nemen

In het verlengde daarvan is er behoefte aan training voor persoonlijk leiderschap, communicatie en het nemen van beslissingen. Dit past weer goed bij zelfregulering en kritisch denken.

De randvoorwaarden: tijd en geld

Als je wilt dat je collega’s zich blijven ontwikkelen, moet je daar als organisatie tijd en geld voor vrijmaken.

Bij Voys kennen we een vrij uit te geven studiebudget van € 1.500,- per persoon per jaar. Ondanks dat slechts 43 procent van ons team dat bedrag werkelijk uitgeeft, wordt het door één op de drie mensen als te laag beschouwd. Het mogen opsparen van het budget tot maximaal drie jaar is daarom wellicht een waardevolle toevoeging aan ons systeem.

Het studiebudget mag worden uitgegeven aan trainingen en cursussen, maar ook aan congressen, symposia, etcetera. Wat je ook kiest: het moet bijdragen aan de ontwikkeling van jezelf en je rollen. Een cursus breien mag je natuurlijk doen, maar komt niet in aanmerking voor dit studiebudget. Welke trainingen en cursussen een collega het beste passen, weet de collega vaak zelf het beste.

Wil je een duurdere studie doen die je nodig acht om je werk te kunnen verbeteren? Dan kun je dit aanvragen. Een onafhankelijke rol beoordeelt of deze studie je inderdaad verder gaat brengen.

Naast geld, in de vorm van het studiebudget, stelt Voys ook tijd beschikbaar om te leren. Vijf dagen per jaar, naar eigen inzicht in te vullen. Ook daarvan geven vier op de tien mensen aan graag te beschikken over meer studiedagen. Het opsparen van studiedagen tot maximaal drie jaar is ook hier wellicht een slimme optie: in de praktijk blijkt dat nog geen 30 procent van de jaarlijks beschikbare studietijd wordt uitgegeven. En het flexibiliseren van het budget geeft meer ruimte voor grotere trainingen.

Al deze genoemde zaken gaan over formeel leren: het opzettelijk oefenen in settings als cursussen en trainingen. Er vallen ons een aantal zaken op. Namelijk: zelfs als de tijd en het geld beschikbaar zijn, wordt hier niet volledig gebruik van gemaakt. Nog geen 30 procent van de tijd en 43 procent van het geld wordt uitgegeven. Tijd en geld tot je beschikking hebben is op zichzelf dus niet voldoende motivatie om te gaan leren. Het zijn randvoorwaarden. Daarbovenop moet je als organisatie leren actief stimuleren, daarover straks meer. Ook zien we dat collega’s de scheiding tussen individueel, informeel en formeel leren lastig vinden: “moet ik mijn studiedagen inzetten voor informeel leren?” is een terugkomende vraag.

Zorg bij het formele leren voor een flexibel studiebudget en flexibele studiedagen die men beide eventueel ook op mag sparen. Het geeft een collega de maximale vrijheid om een eigen leerweg te bepalen.

Hoe wil men leren

Nu we weten wat men wil leren, is het goed om te omschrijven hoe men wil leren. Daarbij is het belangrijk om aan te geven dat niet iedereen zelfontwikkeling altijd even belangrijk vindt. Zo’n 20 procent van onze organisatie ziet de relevantie er niet van in. Ook heeft niet iedereen altijd de mentale ruimte om te leren. Daar dien je rekening mee te houden.

Zelf de controle over het leerpad

Ten eerste is het belangrijk om mensen zelf de controle te geven over hun leerpad. Ze weten toch als geen ander waar hun ambities liggen, waar ze nog mee worstelen, waar ze energie van krijgen en dus nog beter in kunnen worden. Bij ons schrijft iedereen in het bedrijf een reflectie- en ambitieplan, die vervolgens besproken worden met directe collega’s. 85 procent ziet dit als een waardevolle tool om te leren en doelen te stellen. Hoe minder vaak er naar deze plannen wordt gekeken en hoe minder vaak ze worden besproken, hoe minder waardevol het wordt. Bij ons staat de frequentie op dit moment op een keer per jaar, maar iedereen vindt dat de aandacht en energie hiervoor omhoog moeten.

Feedback

Als je weet wie je bent en wat je kunt, en wat je ambities zijn, kun je vervolgens doelbewust gaan leren en oefenen om je doelen te behalen. Het is daarbij belangrijk om af en toe te kijken of je nog op het goede spoor zit. Feedback is een onontbeerlijk mechanisme om dat te doen, vooral voor individueel en informeel leren.

Feedback is vaak een beetje spannend. Het verlagen van de drempel om feedback te vragen en geven is een grote stap die je kunt nemen. Dat kun je relatief makkelijk doen. We zien namelijk één hele belangrijke motivatie om feedback te geven: als erom gevraagd wordt. Hoe vaker je om feedback vraagt, hoe meer openheid er zal ontstaan om ook de ongevraagde feedback te bespreken. Oefening baart kunst, ook hierbij. De een-op-een-gesprekken met collega’s worden als de belangrijkste vorm van feedback gezien. Dit kun je dus faciliteren. Complimenten staan – op enige afstand – bij ons op de tweede plek van de beste manier om feedback te krijgen. Ze geven aan waar je goed in bent of waar je in gegroeid bent.

In groepen en met een buddy

Individueel leren doe je zelf (wel met behulp van feedback) en formeel leren gebeurt doorgaans tijdens opleidingen, trainingen of workshops. Naast deze vormen is informeel leren ook een belangrijke manier om kennis en vaardigheden op te pikken. Dit gebeurt door gewoon meters te maken en ervaring op te doen, de kunst van een collega af te kijken, of ja, door gewoon wat te proberen (en fouten te maken).

Je kunt dit proces versnellen door het bewust te maken. In elke groep zit een enorme rijkdom aan kennis en ervaring: maak tijd en ruimte om die te delen. Bij Voys luisteren we regelmatig met elkaar mee aan de telefoon en wisselen vervolgens tips en tricks uit. Ook worden er snacksessies georganiseerd: korte sessies waarbij een collega helemaal los mag gaan over de toffe dingen die hij of zij geleerd heeft – onderwerp uiteraard naar eigen keuze – en dat deelt met de groep. Wie geïnteresseerd is, kan aanhaken.

De kunst afkijken van een collega doe je het beste door:

  • Iemand uit te zoeken die net iets meer kennis en ervaring heeft dan jijzelf
  • Die vervolgens te bestoken met vragen
  • Te job shadowen (meekijken en meedoen)
  • Die te vragen om feedback en advies

Zo’n buddy of mentor kan specifiek voor een onderwerp en van korte duur zijn, of juist een hele duurzame werkrelatie. Dit soort relaties zijn goud waard, niet alleen voor plezier in het werk maar ook voor leren en ontwikkeling. Maak er dus ruimte voor en moedig mensen actief aan om elkaar te ondersteunen.

Hoe stimuleer je leren?

De grote vraag is: hoe stimuleer je leren? Want zoals gebleken: zelfs als de tijd en het geld er zijn, wordt hier niet altijd gebruik van gemaakt. Mensen hebben meer nodig om te gaan leren, en als organisatie heb je daar een belangrijke rol in.

Wat stimuleert om te trainen?

Intern onderzoek leerde ons dat de volgende zaken stimuleren bij trainen. Op volgorde van belangrijkheid:

  1. Nieuwe kennis die de interesse of motivatie aanwakkert
  2. Kennis die direct toepasbaar is in de dagelijkse praktijk
  3. Er is tijd en budget voor

Er is het meest behoefte aan training als mensen zaken niet begrijpen of wanneer zij nieuwe rollen oppakken binnen de organisatie.

Maak het situationeel

Omdat er het meeste behoefte is voor training als iets ‘nieuw’ is, kan het heel erg helpen om training situationeel te maken. Een voorbeeld:

  • Ik moet binnenkort een externe presentatie geven
  • Ik leer hoe ik een goede presentatie moet opbouwen met een (interne)training of trainingsvideo
  • Op basis daarvan bereid ik een verhaal voor wat ik daarna test bij mijn collega’s
  • Ik krijg feedback op mijn spreken van collega’s, voordat ik het in het op het grote podium moet doen.

Daarvoor moet deze kennis wel intern beschikbaar zijn. Een pagina in een kennissysteem over “Help, ik moet binnenkort een presentatie geven” helpt je daarmee enorm. Dit worden ook wel 101’s genoemd. Het zijn startpagina’s voor beginners op een bepaald gebied.

Zorg voor een kennissysteem

Om deze startpagina’s te maken en de informatie te vangen, is het handig om een goed kennissysteem te hebben. Hierin kun je het volgende doen:

  • Het vastleggen van rolspecifieke kennis in een centraal kennismanagementsysteem, zodat werk overdraagbaar en leerbaar wordt. Dit helpt vooral bij het individueel leren.
  • Als een collega ergens een training heeft gevolgd, is het waardevol als dit wordt vertaald in een pagina en eventueel een presentatie. Zo maak je doelgericht trainen zichtbaar en toegankelijkvoor de hele organisatie. Dit past bij informeel leren.

Maak van kennisoverdracht een gewoonte

De kennis vangen in een systeem is een eerste stap in kennisoverdracht. Je kunt echter ook systemen inrichten voor actieve kennisoverdracht. Zo kennen we bij Voys:

  • Gezamenlijke interne sessies voor de hele organisatie in de vorm van pizzasessies (maandelijks) en townhall-sessies (aantal keer per jaar).
    • Pizzasessies zijn vaak gericht op kennisoverdracht rond uitkomsten van projecten.
    • Townhalls zijn uitgebreidere sessies over grote organisatievraagstukken en veranderingen, vaak in combinatie met een ask us anything.
  • Spontane interne sessies voor geïnteresseerden in de vorm van snacktalks. Dit zijn talks van 15 minuten, gegeven door een collega die (veel) kennis heeft over een onderwerp. Iedereen kan hier vrij bij aanhaken en van leren. Dit kan bijvoorbeeld nadat een collega een formele training heeft gevolgd, en vervolgens weer onderdeel worden van een 101.

Bovenstaande zaken helpen enorm om leren normaal te maken.

Maak leren onderdeel van de cyclus

Je kunt leren bewust koppelen aan de reflectie- en ambitiecyclus. Daarin vang je vervolgens niet alleen wat je wilt leren, maar ook hoe je dit wilt gaan doen.

Zorg voor ondersteuning

Vaste rollen die het leren ondersteunen zijn enorm waardevol als je leren wilt integreren. Zo kennen wij de rol “study stimulator & course organizer”. Deze rol helpt collega’s bij het vinden van de juiste studie en organiseert interne trainingen als blijkt dat er meerdere collega’s behoefte hebben aan dezelfde kennis of vaardigheden. Zo ontstaan ook de groepen waarmee je kunt trainen organisch.

Tot slot

De randvoorwaarden zijn duidelijk: we weten wat men wil leren, hoe men wil leren en hoe je dit kunt stimuleren. Uiteindelijk bouw je zo een systeem met tijd en ruimte waar individueel, informeel en formeel leren op een gezonder manier samenkomen. Zo ontstaat – hopelijk – blijvend leren en groeien voor iedereen in het bedrijf.

Feedback wordt daarbij gezien als één van de cruciale componenten voor een organisatie die wil blijven leren en groeien.

Vorige hoofdstuk Volgende hoofdstuk

Meer verhalen lezen?

In de afgelopen jaren hebben we veel geschreven over ondernemen, zelfsturend werken, de handigste tools en nog veel meer. Dus leef je uit!

Helaas...

De 15 minuten zijn verlopen. Dat betekent dat je nummer(s) niet meer is/zijn gereserveerd.

Als je het snel nogmaals probeert zou het kunnen dat je jouw gekozen nummer(s) nog kunt redden van andere kapers op de kust.  Maar hier geldt wel: weg = pech

We kunnen deze review zo niet vinden

Erg vervelend dat we deze specifieke review niet voor je kunnen vinden. Bekijk al onze reviews om erachter te komen wat klanten van ons vinden!

Kiyoh pagina!