E-book: Starten met zelfsturing

The wisdom of the crowd

Inhoudsopgave

The wisdom of the crowd

Het grootste goed binnen je organisatie zijn je mensen. Hun kennis en ervaring wil je zo eenvoudig mogelijk maximaal inzetten. Je collega’s zien allemaal een ander deel van het bedrijf, waardoor ze gezamenlijk het meeste inzicht en waarde hebben. Dit doe je het liefst in een proces en systeem dat toegankelijk is voor iedereen, schaalbaar en altijd up-to-date is.

Hoe zorg je ervoor dat je die “wisdom of the crowd” optimaal benut?

Vastleggen van de kennis

Een van de allereerste dingen die je kunt doen om de “wisdom of the crowd” te activeren is het vastleggen van de kennis die de organisatie heeft. Het vastleggen heeft veel voordelen:

  1. Je legt vast wat de meest effectieve manier is om bepaalde zaken, zeker als die vaker terugkomen, uit te voeren;
  2. Je maakt kennis overdraagbaar;
  3. Je kunt nieuwe collega’s sneller onboarden;
  4. Je ziet wie welke kennis heeft of heeft toegevoegd.

Het is heel belangrijk dat de kennis die je vastlegt niet statisch is. Iedereen mag alles op elk moment iets aanpassen en dit moet kinderlijk eenvoudig zijn. Aanpassingen doe je ten eerste omdat de buitenwereld verandert, maar vooral omdat – mede daardoor – de meest effectieve manier waarop je iets kunt doen verandert. Niet onbelangrijk is daarbij dat een “best practice” geen “only practice” is. Je moet af kunnen wijken van een proces als de situatie daarom vraagt, en je collega’s moeten die vrijheid voelen.

Nu kan de vraag in je opkomen: wat doe je als mensen dit proces van kennis vastleggen niet vanzelf gaan gebruiken? Wat we in de praktijk zien is dat het een heel organisch proces is. Het gebeurt vooral als het vastleggen gelijk waarde heeft voor de vastlegger zelf. Als je drie keer per dag moet uitleggen hoe mensen verlof kunnen aanvragen, dan wil je dat echt wel vastleggen. Zo kun je daarna met een linkje, in plaats van een schrijven met uitleg, elke volgende vraag hierover beantwoorden.

En als jij een proces uit de kennisbank probeert te volgen, maar je komt erachter dat het niet meer werkt… Dan wil je het echt wel gelijk aangepast hebben naar wat er wel werkt, zodat degene die na jou komt niet tegen hetzelfde probleem aanloopt.

Als een kennissysteem niet organisch wordt gebruikt, kun je je het volgende afvragen: “Hoe zorg ik ervoor dat de waarde van zo’n systeem direct merkbaar is voor degene die kennis vastlegt?” Dit zijn zaken die je daarbij kunnen helpen:

  1. Zorg dat er rollen verantwoordelijk worden voor het vastleggen van verschillende zaken: van de uitkomst van een meeting, tot een HR-proces en een support-FAQ.
  2. Zorg dat bepaalde vragen niet meer via Slack, maar via het kennissysteem kunnen worden gesteld. Zo voorkom je een-op-een-gesprekken en bouw je organisch een centrale kennisbank voor iedereen.

Het mantra “dat staat in het kennissysteem en zo niet, dan zet je het erin” helpt hierbij onwijs goed.

Multidisciplinaire teams

Een andere manier om de “wisdom of the crowd” optimaal te benutten, is door multidisciplinaire teams in te richten. Oplossingen worden namelijk beter als ze vanuit verschillende disciplines worden bekeken. Veel projecten en experimenten hebben er dan ook baat bij als het projectteam divers is qua teamsamenstelling en de bedrijfsonderdelen die de leden van het team vertegenwoordigen. Deze teams zijn vaak tijdelijk en geven simpelweg de beste output.

Het helpt daarbij als je bewust vraagt om hulp. Dit is het vraagstuk waar we voor staan – de Why van het project – en wie kan hier vanuit zijn expertise waarde aan toevoegen?

Rollenmarktplaats

Als je gaat werken met rollen i.p.v. functies dan kun je de wisdom of the crowd gebruiken om te zorgen dat de juiste persoon de rol invulling gaat geven. Dit doe je door rollen ter beschikking te stellen in een rollenmarktplaats. Hier kunnen mensen aangeven dat ze een rol graag zouden willen vervullen en de persoon die de rol vacant stelt, kan vervolgens beoordelen wie de beste match is. Idealiter is er op dat moment ook inzicht in de competenties, vaardigheden en talenten die de verschillende personen in een organisatie hebben. Zo kun je proactief op zoek naar competenties die je verwacht nodig te hebben bij een rol en mensen proactief uitnodigen om zich aan te melden voor de rol.

Op deze manier ontstaat een goede relatie tussen de mens en het werk, en haal je meer uit de mensen in je organisatie.

Vragen om hulp, beslissingen vastleggen en nooit-af-documenten

Tot slot is het heel handig als er een “forum” is waar vragen gesteld kunnen worden aan de gehele organisatie. Dit zorgt ervoor dat iedereen kan meedenken. Er zijn verschillende vormen voor zo’n forum.

De organisatie-FAQ

Een centrale FAQ voor je organisatie is heel waardevol. Het zorgt ervoor dat vragen gesteld en beantwoord kunnen worden via een vast systeem, dat voor iedereen in de organisatie beschikbaar is. Zo leg je gelijk een kennisbank aan van die vragen en hoeven ze daarmee maar één keer gesteld en beantwoord te worden. Zorg wel voor een goede zoekfunctie. Wat ook helpt is als je specifieke vragen direct aan de betreffende teams kunt stellen: “Finance, ik zoek X, waar kan ik dat vinden?” of “HR, hoe vraag ik vakantie aan?”.

De beslissingendatabase

Wat nog waardevoller kan zijn, is een beslissingendatabase. In veel organisaties worden weloverwogen keuzes gemaakt. Het is handig om deze vast te leggen, zodat er historisch besef ontstaat bij de beslissingen. Zo kunnen collega’s altijd terugzien wat de overwegingen waren bij het maken van de beslissing. Ook wordt hetzelfde denk- en doe-proces niet nodeloos op een later moment herhaald, door iemand die niet wist wat de achtergrond van de beslissing was. Zo voorkom je waste.

Je kunt daar zelfs nog een stap verder in gaan door hulp te vragen bij een beslissing. “Ik ben voornemens deze beslissing te nemen en heb jullie input nodig.” Als je het zo vraagt, zet je wederom het multidisciplinaire karakter van je organisatie in. Een beslissing kan 36 uur openstaan, waarin iedereen onderbouwende input kan geven. Als de tijd om is, wordt de beslissing genomen. Ja, beslissingen maken duurt op deze manier langer, maar omdat ze weloverwogen zijn, zijn ze simpelweg veel beter.

Dit proces kan zo eenvoudig zijn als een Slack-bericht met een Google Form, of een Google Docs-document waarin iedereen in de organisatie mee kan schrijven. Ook Notion leent zich hier goed voor. Zo kun je de hulp van de organisatie inzetten bij vragen waar je zelf geen oplossing voor ziet, of vragen waarvoor je diverse input nodig hebt.

Om je iets meer houvast te geven:

  • Geef de te nemen beslissing een naam;
  • Geef een korte uitleg (voor de nerds: een TL;DR);
  • Geef daaronder ruimte voor rijke input (tekst, maar ook afbeeldingen of linkjes);
  • Maak na het verlopen van de tijd een korte samenvatting van alle input en de overwegingen en belangen en deel daarmee de uitkomst van de beslissing.

Over het nemen van beslissingen hebben we overigens een heel hoofdstuk geschreven.

Ik wil alleen veel input

Soms heb je alleen veel input nodig van je mensen. Ook hiervoor is de “wisdom of the crowd” onmisbaar. Zo willen wij bijvoorbeeld één keer per drie jaar van alle collega’s weten waar zij vinden dat de organisatie over drie jaar moet staan. Soms wil je dat anoniem verkrijgen en soms op naam, zodat je aanvullende vragen kunt stellen en inzichten op kunt doen. Beide opties zijn, afhankelijk van de situatie, prima. Het blijkt in de praktijk onwijs waardevol, het voorkomt blinde vlekken en geeft meer overzicht en begrip.

Tools die helpen

Handige tools voor het bovenstaande proces blijken voor ons vooral open vragenformulieren (via Google Forms), Slack om vragen te kunnen stellen en deze formulieren te verspreiden en Notion voor het vastleggen van kennis, het bouwen van een organisatie-FAQ en een beslissingendatabase.

Vorige hoofdstuk Volgende hoofdstuk

Meer verhalen lezen?

In de afgelopen jaren hebben we veel geschreven over ondernemen, zelfsturend werken, de handigste tools en nog veel meer. Dus leef je uit!

Helaas...

De tijd van je nummerreservering is afgelopen.

Het is mogelijk dat één of meerdere van je gekozen nummer(s) inmiddels niet meer beschikbaar zijn, maak een nieuwe selectie.