Fase 3: Zelfsturende organisatie

Wauw, wat zijn jullie al ver gekomen. Het doorlopen van fase 2 is echt een prestatie. Fase 3 is de laatste stap. Heel veel organisaties zullen deze stap niet zetten, want fase 2 is voor hen voldoende. Wil je echt een duurzame organisatie bouwen? Dan is fase 3 noodzakelijk.

Je staat niet in de file, je bent de file. Je werkt niet voor een organisatie, je bent de organisatie.

Top verdwijnt

Nu er een systeem is waarin de organisatie zichzelf permanent kan herorganiseren verdwijnt ‘de top’ van de organisatie. In fase 3 wordt de top onderdeel van het geheel. Hiermee verdwijnt bijvoorbeeld het gebruik van functietitels volledig. Experimenten in het veranderen van de organisatiestructuur zijn soms behoorlijk radicaal.

Taken van de lead overgenomen door systemen

Je ziet ook dat de primaire verantwoordelijkheden van de cirkel lead zijn overgenomen door systemen of processen. De rol van de representative van de cirkel is kleiner geworden, en in sommige cirkels bestaat deze rol zelfs niet meer.

Gedistribueerd model voor compensatie, salaris en strategie

Je ziet systemen ontstaan om compensatie en salaris gedistribueerd te bepalen. Het zit niet meer bij één rol, maar het is een proces geworden dat de organisatie kan gebruiken. Hetzelfde zie je ook ontstaan rond strategie die zich vertaalt tot op projectniveau. Waar de lead van een cirkel wel verantwoordelijk is voor het feit dat er een strategie is, is er een proces ontstaan waarmee het team input kan geven en in gezamenlijkheid prioriteit kan bepalen. Dat gebeurt wederom niet in een consensus, maar in een consent model.

Zelfs voor het bepalen van de visie is er een methodiek ontstaan, waarbinnen noodzakelijke rollen worden betrokken bij het ontwikkelen van de verschillende elementen van die visie.

Data-, budget- en uitgave-volwassenheid

Er ontstaat ook een hoge mate van data-volwassenheid. Niet alleen worden operationele metrics gebruikt, maar er zijn ook strategische metrics beschikbaar voor de cirkels die ondersteunen bij het maken van de strategie en het stellen van prioriteiten. Ook voor budget en uitgave-beslissingen zijn nu systemen ontstaan. Al deze zaken zitten dus niet meer bij één rol.

Individuele kennis wordt beschikbaar voor organisatie: kennisliquiditeit

Je ziet daarnaast dat de kennisbank, die in een eerdere fase is ontstaan, uitgebreid is. Hierdoor is meer heldere communicatie mogelijk is. Mensen die niet bij een meeting aanwezig zijn kunnen in gespreksverslagen teruglezen wat er besproken en besloten is. Beslissingen worden gedocumenteerd en de beweegreden, afwegingen en eventuele input van andere rollen staat erbij. Ook is de kennisbank uitgebreid met een interne FAQ.

Minder vaste vergaderingen, meer ad hoc

Een ander opvallend element is dat werkbesprekingen veel effectiever zijn. Daarnaast zijn er minder vaste vergaderingen, omdat er veel meer direct tussen rollen wordt besproken en afgestemd. Het aantal ad-hocgesprekken neemt daarmee toe.

Waar sta je als je level 3 doorlopen hebt?

Level 3 uitspelen, dat heb ik heel lang geleden als utopia bestempeld. Voor mijn gevoel kom je er nooit, maar ben je er permanent naar op weg. En toch… Op de weg naar level 3 ga je wel merken dat je consequent betere prestaties neerzet dan bedrijven die bureaucratisch en hiërarchisch georganiseerd zijn. Ook zie je iets anders ontstaan: liefde. Liefde voor het werk dat mensen doen en de mensen met wie ze het doen. Het is voor mij de ultieme vorm van samenwerken en een prachtige stip op de horizon.